Verzoek aanleveren e-facturen voor Gemeente Helmond

In een wereld waarin alles steeds verder wordt gedigitaliseerd is het een logische stap om ook de administratie makkelijker, sneller en efficiënter te verwerken. Omdat veel boekhoudsoftware inmiddels in staat is om op een veilige manier e-facturen uit te wisselen, hebben we ervoor gekozen om onze administratie zo veel mogelijk elektronisch te verwerken. U kunt ons daarbij helpen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronisch document in een gestructureerd formaat (zoals UBL) dat zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, volledig automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. Een e-factuur is dus niet hetzelfde als een factuur in pdf formaat. Meer informatie over e-facturen kunt u vinden via www.eVerbinding.nl/e-factuur.

Veilige verzending

Wij hechten er waarde aan dat het document op een betrouwbare wijze in onze systemen terecht komt, zodat wij niet hoeven te twijfelen over de authenticiteit van het document en wij dus ook geen last hebben van spookfacturen. Hierdoor kunnen we nog efficiënter de factuur verwerken. Daarom zijn wij bereikbaar in het beveiligde e-facturatienetwerk van Simplerinvoicing. Dit is een netwerk van Europese e-facturatieproviders en financiële softwareleveranciers, geïnitieerd door de Nederlandse overheid. Meer informatie over dit netwerk kunt u vinden via www.eVerbinding.nl/simplerinvoicing.

Gemakkelijk starten

Wij vragen uw aandacht voor de volgende vragen, zodat we de beste verbinding kunnen leggen.

Voor u gaat starten

Facturen voor de Gemeente Helmond dienen altijd te zijn voorzien van een door de opdrachtgever van onze gemeente aangegeven codering bij het veld “Uw Order”. Indien deze codering ontbreekt op uw factuur dan kunnen wij deze niet in behandeling nemen.

Vraag 1: Kunt u al e-facturen sturen via Simplerinvoicing of PEPPOL?

Dat is perfect, pas alstublieft onze ontvangstvoorkeuren voor nieuwe facturen aan. Indien uw software er om vraagt: wij zijn bereikbaar op het volgende KVK-nummer: 17272669.

Vraag 2: Maakt u gebruik van standaard financiële software?

Heel veel financiële software hebben veilig elektronisch factureren al standaard ingebouwd. Kijk op www.eVerbinding.nl/koppelingen en controleer of uw pakket hier tussen staat, of vraag dit aan uw softwareleverancier. U kunt dan in een paar stappen elektronisch factureren.

Vraag 3: Kunt u een UBL factuur sturen?

Indien u wel een UBL kunt meesturen via email, dan is dat een mooie eerste stap. Wij ontvangen deze berichten graag via facturen@helmond.nl.

Vraag 4: Kunt u een PDF factuur sturen ?

Indien u wel een PDF kunt sturen via email, dan hebben we dat natuurlijk veel liever dan een papieren factuur.
Stuur uw factuur digitaal en als 1 pdf-bestand (factuur én bijlage in 1 bestand) naar  facturen@helmond.nl. Maak uw systeem klaar voor UBL verzending of kijk naar vraag 5.

Vraag 5: Wilt u gebruik maken van gratis online factureren?

Onze provider eVerbinding biedt een gratis online e-facturatietool aan voor het eenvoudig verzenden van e-facturen. Hiervoor kunt u zich online aanmelden op www.platform.everbinding.nl.

Bij het aanmelden dient u eenmalig 50 eurocent te betalen voor een iDEAL betaling waarmee de aanmeldende persoon wordt geïdentificeerd als rechtmatig persoon om te mogen handelen namens de organisatie.

Download hier het bestand met alle informatie voor leveranciers (pdf)

Download the file with all information for suppliers (pdf)