Facturen aanleveren

Voor een vlotte betaling van facturen wijzen wij onze leveranciers graag op onze richtlijnen voor het aanleveren van facturen.

Wij waarderen de samenwerking met onze leveranciers. Voor een vlotte betaling van facturen, vragen wij uw facturen volledig en digitaal aan te leveren. Op deze pagina vindt u de benodigde informatie hiervoor. 

Welke informatie hebben wij nodig

De volgende informatie is voor ons noodzakelijk om uw factuur goed te kunnen behandelen.

  1. Zorg dat uw factuur de juiste en volledige informatie bevat

    A. Factuurvereisten volgens de Belastingdienst:
  • Adresseer uw factuur aan: Gemeente Helmond, Postbus 950, 5700 AZ Helmond
  • Vermeld duidelijk de kenmerken voor deze opdracht, namelijk:
    - Referentie
    - Naam opdracht / project
    - Opdrachtgever
  • Datum factuur;
  • Uw factuurnummer;
  • Uw naam (juridische naam, handelsnaam mag ook als deze in combinatie met het adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd.) Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat;
  • Uw adresgegevens waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende;
  • Uw BTW-nummer en KvK-nummer;
  • Uw bank-/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens;
  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
  • Hoeveelheid, prijs, omvang en aard van de geleverde goederen en/of verrichtte diensten;
  • Totaalbedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW. Bij prestaties met verschillende BTW-tarieven a.u.b. aparte bedragen vermelden. Neem daarbij de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is;
  • Toegepast BTW-tarief en BTW-bedrag.

    B. Aanvullende factuurvereisten voor de Gemeente Helmond:
  • Op uw factuur dient u een veld “Uw order” te vullen of op te nemen. In dit veld plakt u de exacte codering zoals u deze kunt kopiëren van de opdrachtbrief, die is verstrekt door de betreffende opdrachtgever van onze gemeente.

    Onder de €1000,- is de gemeente niet verplicht een opdrachtbrief te verstrekken. In dat geval is de opdrachtgever verplicht de exacte codering aan u door te geven.
  1. Verzendwijze facturen

  • U kunt uw factuur ook aanleveren via het netwerk van Simplerinvoicing (SI)
    Kies dan bij organisatie: Gemeente Helmond
    Vermeld bij organisatieidentificatienummer (OIN): 00000001001600291000
  • Wilt u ook aansluiten op het netwerk van Simplerinovicing?
    Dan vindt u hier een informatiebrief waarin u leest hoe u kunt aansluiten op een gratis online e-facturatietool.
    - Download hier de informatiebrief (pdf)
  • Stuur uw factuur digitaal en als pdf-bestand naar facturen@helmond.nl.

Let op: Een factuur die op een ander mailadres wordt ontvangen kan niet als een originele factuur worden gezien en wordt daarom niet in behandeling genomen. Voor declaraties geldt: stuur uw declaratie na goedkeuring van de directie op het werk binnen vier weken digitaal en als pdf- bestand naar facturen@helmond.nl.

Als betalingstermijn hanteren wij uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Vragen?

Heeft u een vraag over uw factuur? Dan kunt u contact opnemen met onze financiële administratie via telefoonnummer 14 0492 (geen kengetal ervoor gebruiken). De financiële administratie is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 9.00-17.00 uur.