Vacature

Managementassistent

Solliciteer vóór:
14 augustus 2025

Uren per week:
24 - 36 uur

Maandsalaris:
€ 2754 - € 3908

Vragen?

Lieke van Poppel

De uitdaging

Als managementassistent ben jij een belangrijke spil binnen jouw afdeling, voor jou geldt dit voor de afdeling Informatievoorziening & Automatisering (IVA). Je biedt ondersteuning aan de afdelingsmanager en 4 teammanagers binnen een afdeling van zo’n 130 collega’s.  

Jij bent de proactieve spin in het web van de afdeling IVA. Naast dat je algemene inhoudelijke ondersteunende werkzaamheden verzorgt en toeziet op een goed verloop van processen, ben je ook écht een sparringpartner als het gaat om secretariële en administratieve ondersteuning. Je geeft dan ook gevraagd en ongevraagd jouw advies vanuit jouw vakkennis. Door jouw ondersteuning, proactiviteit en scherpe blik kunnen de werkprocessen binnen de afdeling vlekkeloos doorlopen.  

Wat ga je precies doen?

  • Secretariële ondersteuning. Je zorgt voor een organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning van de managers op verschillende onderwerpen. Dit kan maatwerk zijn, elke manager is tenslotte anders en heeft andere behoeften. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je zorgt ook voor overzicht en rapportages en bewaakt hier de voortgang van. 
  • Agendabeheer. Je stelt de agenda op en bewaakt deze waarbij je goed prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen. Jij kan perfect inschatten welke afspraken voorrang hebben en welke afspraken verplaatst kunnen worden. Dit doe je in nauwe samenwerking, waar nodig in overleg met, de afdelingsmanager en teammanagers. 
  • Mailboxbeheer. Je houdt proactief de mailbox bij van de managers en zorgt dat er acties en reacties worden bewaakt en toegepast. Denk hierbij aan het doorsturen van mails naar betreffende collega’s, het bewaken van opvolging en acties en het afhandelen van eerstelijns e-mails. 
  • Vergaderingen. Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, attendeert op bijzondere aandachtspunten. De agenda van de MT-vergaderingen bereid je ook voor in overleg met de manager Je draagt zorg voor goede verslaglegging en je zorgt dat acties die voortkomen uit vergaderingen opgevolgd worden. 
  • Facilitaire en personele zaken. Als er afdelingsbijeenkomsten of externe afspraken zijn, ben jij verantwoordelijk voor een soepele en volledige organisatie hiervan. Denk hierbij aan uitnodigingen voor betrokkenen, lunches, vergaderruimtes enzovoorts. Daarnaast ben jij ook de persoon binnen de afdeling die verantwoordelijk is voor felicitaties, bloemen voor nieuwe collega’s, condoleances en dergelijke.  
  • Facturatie. Als managementassistent houd jij zicht op financiële budgetten en bijbehorende administratie. Zo maak je inkooporders aan, handel je offertes af en onderhoud je contact met leveranciers. Je bent als prestatieverklaarder voor het correct afhandelen van facturen. 
  • Verbetervoorstellen. Als managementassistent heb jij als geen ander overzicht over de richtlijnen, procedures en protocollen binnen afdeling IVA. We verwachten dan ook van jou dat jij knelpunten hierin signaleert en met een verbetervoorstel aan de slag gaat. 

Kortom, je hebt een belangrijke rol binnen de afdeling. Het is daarom van belang dat jij stevig in je schoenen staat en waar nodig ook managers aanspreekt op nakomen van gemaakte afspraken, zodat de werkprocessen binnen afdeling IVA goed kunnen blijven verlopen én kunnen verbeteren! Kan jij niet wachten om jouw organisatietalent, inhoudelijke kennis van het vak en pro-activiteit in te zetten in een baan waar geen dag hetzelfde is en mensen écht op jou (kunnen) rekenen? Lees dan verder en solliciteer vandaag nog!

Passen we bij jou?

Werken bij de Gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al hebben we voor onze stad mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. We werken met trots vanuit verbinding, vertrouwen en waardering. Een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën. Laat het je vertellen door onze collega’s in het volgende filmpje.

Wil je ons verhaal nog eens rustig nalezen? Klik dan hier voor het Helmond (b)en ik verhaal.

Goed om te weten:

  • Binnen gemeente Helmond geloven we in de kracht van diversiteit aan mensen en talenten. We kijken daarom verder dan het CV en zijn oprecht geïnteresseerd in jou als mens en jouw kwaliteiten.
  • Je ontvangt een salaris van minimaal € 2.805, - en maximaal € 3.980, - op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring. Het betreft een nieuw functieprofiel, dus het salaris is indicatief gewaardeerd.
  • Werken bij de gemeente Helmond betekent een goede werk-privébalans; je hebt mogelijkheid tot thuiswerken en je kunt je werkdagen en -tijden flexibel indelen. 
  • Om (snel) vertrouwd te raken met het werk én de organisatie bieden wij een uitgebreid onboardingsprogramma aan.
  • Bij gemeente Helmond staat de ontwikkeling van onze medewerkers centraal. Daarom bieden wij via onze Helmond Academie diverse cursussen en trainingen aan. 
  • Gemeente Helmond biedt naast een passend salaris diverse overige arbeidsvoorwaarden aan. Bekijk ze allemaal.

Jouw team

Als managementassistent kom jij terecht binnen de Stafunit van onze afdeling Informatievoorziening & Automatisering. IVA is veel meer dan ICT. Vanuit IVA leveren wij een belangrijke bijdrage aan de maatschappelijke opgaven voor de stad. Alle teams binnen IVA werken aan de digitale transitie van onze gemeentelijke organisatie. Dat doen we onder andere door te zorgen voor de infrastructuur, inclusief applicaties en werkplekken. Daarnaast speelt IVA een rol bij het steeds meer datagedreven werken, informatievoorziening, gegevensbescherming en serviceverlening.

De afdeling IVA bestaat uit ruim 130 collega's, verdeeld in de volgende teams:

  • Analyse & Intelligence  
  • Informatiediensten  
  • Regie 
  • Applicatiediensten 
  • Stafunit (waarin onder andere Architectuur & Beleid) 

De Stafunit valt direct onder de afdelingsmanager van IVA en heeft drie subteams: Architectuur & Beleid, Managementondersteuning en Regie Applicatiebeheer en Functioneel Beheer. Binnen IVA werken we integraal met alle teams samen. De lijnen zijn kort, mensen kijken naar elkaar om en helpen elkaar. Een sterke teamgeest én we pionieren graag. Er is een prettige dynamiek en open sfeer binnen de afdeling. We hebben de wil om te veranderen en een bijdrage te leveren aan belangrijke thema's binnen de gemeente Helmond.

Werkplezier is binnen onze afdeling geformuleerd als doel op zich; daarom delen we succes met elkaar en hebben we een IVA-feestcommissie, die met grote regelmaat leuke dingen organiseert. Hierdoor zijn we sterk met elkaar verbonden en kunnen we beter samenwerken vanuit onze kernwaarden, waarin vertrouwen een belangrijke waarde is. Een gezellige afdeling waarin je veel impact kunt maken!

Leer meer over jouw toekomstige collega’s: Informatie en Automatisering | Gemeente Helmond

Jij bent de ideale kandidaat als jij beschikt over:

  • Minimaal mbo werk- en denkniveau; 
  • Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie, waarbij je een grote mate van secretariële werkzaamheden hebt ontwikkeld; 
  • Een servicegerichte en dienstverlenende instelling; 
  • Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden; 
  • Kennis van diverse administratieve systemen op het gebied van automatisering;
  • Een proactieve en flexibele houding. Daarnaast ben je zelfbewust, integer en assertief. Je stelt zelf prioriteiten zodat de werkprocessen binnen de afdeling optimaal verlopen;
  • De gave om hulp aan te bieden, maar jij ook je grens kan aangeven en hulp vraagt daar waar nodig. 

Zijn wij een match?

Herken je jezelf in de vacaturetekst en wil je een nieuwe uitdaging beginnen? Solliciteer dan gemakkelijk via de 'sollicitatiebutton'. 

Heb je vragen over de functie of over de sollicitatieprocedure? Dan kun je terecht bij Lieke van Poppel, recruiter bij gemeente Helmond. Zij is te bereiken op: 0492-702350 of per mail via: recruitment@helmond.nl

Wij kijken uit naar je reactie!

Let op: gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 20 augustus in de middag. Kun je niet in verband met vakantie? Laat dat weten in je motivatiebrief!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Arbeidsvoorwaarden
Sollicitatiereis
Kandidaat portaal
Uw Reactie
Uw Reactie