Leveranciers maatwerkinterieur Huis voor de Stad bekend

Maandag 16 januari 2023

De bouw van het Huis voor de Stad is in volle gang. Het duurt niet lang meer voordat de aannemers ons de spreekwoordelijke sleutel overdragen en de werkzaamheden voor de bouw van de constructie afgerond zijn. Daarom zijn we in de afgelopen periode hard op zoek gegaan naar ondernemers die ons kunnen ondersteunen in de volgende fase van de bouw: de binnen afwerking.

In juni 2022 is een Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure opgestart met daarin drie percelen: (1) het meubelmaatwerk, (2) de beplanting en (3) de stoffering. In november 2022 sloot de inschrijvingsperiode voor deze aanbesteding en zijn alle inschrijvingen beoordeeld.

Smeulders Interieurgroep uit Nuenen kwam het beste uit de beoordeling op perceel 1 en zal de maatwerk meubels voor het Huis voor de Stad gaan maken. Op perceel 2 gaat Maasmond uit Rotterdam aan de slag om het Huis voor de Stad te voorzien van tapijt, gordijnen en andere stoffering. Tot slot, De Klerk uit Veldhoven zal de beplanting verzorgen én het onderhoud hiervan voor de aankomende 4 jaar op zich nemen.

Waar heeft de gemeente Helmond op gelet?

We hebben een aantal zwaarwegende criteria meegegeven aan de inschrijvende partijen. Onderdeel hiervan was dat alle leveranciers een concreet Plan van Aanpak op moesten stellen met daarin hele specifieke en realistische informatie over hoe zij de opdracht uit willen voeren. Ook is de leveranciers gevraagd aan te geven op welke manier zij invulling geven aan hun Social return verplichtingen. Door dit als onderdeel op te nemen van onze aanbestedingen stimuleren we onze leveranciers om een bijdrage leveren om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een arbeidsplek aan te bieden. Social Return is, net zoals Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) standaard onderdeel van aanbestedingen van de gemeente Helmond.   

Daarnaast hebben wij extra aandacht gegeven aan de duurzaamheid van de dienst. Voor het perceel meubelmaatwerk vroegen we de inschrijvers om aan te geven hoe duurzaam het productieproces en de transportketen zijn. Inschrijvers voor het perceel stoffering moesten een uitwerking meesturen over de herbruikbaarheid en recycling van hun verpakkingen. De inschrijvers voor het perceel beplanting werden tot slot beoordeeld op circulariteit in het afvoeren van de planten en -bakken die al aanwezig zijn in de huidige huisvesting en niet mee overgaan naar het Huis voor de Stad.

Extra leuk is dat we op de percelen meubelmaatwerk en de beplanting een samenwerking aangaan met twee regionale partijen. Binnen de aanbestedingsregels is het niet mogelijk om te scoren op of een partij regionaal is of niet, hier hebben we als gemeente dus geen invloed op gehad. De regionale partijen hebben echter hun beste beentje voorgezet en de beste prijs-kwaliteitverhouding geleverd. Daar zijn we trots op!

Hoe verder?

Eind januari zullen alle contracten met de leveranciers formeel ondertekend worden. In de zomer van 2023 kunnen de leveranciers vervolgens aan de slag met hun werkzaamheden in het Huis voor de Stad.

Welke aanbestedingen volgen nog?

Parallel aan deze aanbesteding heeft de gemeente een Europese niet-openbare aanbesteding mét concurrentiegerichte dialoog gepubliceerd voor het losse meubilair. De gunning voor deze aanbesteding wordt uiterlijk in maart 2023 verwacht. Hierover volgt later een update.

Ook verwachten we begin januari over te kunnen gaan tot de definitieve gunning voor de leverancier van de grootkeuken. Hierover zullen we t.z.t. meer informatie verstrekken. Volgend jaar zullen we tevens aan de slag gaan met het selecteren van leveranciers voor onder andere de bewegwijzering in het Huis voor de Stad, de audiovisuele middelen en de fietsenstalling.

Over aanbesteden

Wanneer wij als gemeente werken willen aanbesteden gelden daarvoor voor ons maar ook voor de ondernemers vastgestelde aanbestedingsregels. Deze regels zijn onder andere vastgelegd in de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. Dit is het wettelijk kader op basis waarvan  de gemeente werken, leveringen of diensten inkoopt.

Kleine opdrachten waarvan de totale waarde 50.000 euro of minder is, mogen zonder uitgebreide aanbestedingsprocedure worden uitgezet bij leveranciers. Enkele voorbeelden van dit soort kleine opdrachten, die vaak door de gemeente aan lokale ondernemers kunnen worden uitbesteed zijn:

• Ontwerpen en drukken van flyers;
• Losse kleinere (onderhouds-)klussen;
• Fotografie- en filmopdrachten.

Grotere of terugkerende opdrachten met een hogere waarde (ook op bovengenoemde gebieden) moeten echter altijd aanbesteed worden.

Aardig om te weten is dat de gemeente bij de verhuizing naar en de inrichting van de tijdelijke huisvesting gebruik heeft gemaakt van de diensten van veelal lokale ondernemers. Meer weten over onze inkoopmethoden? Lees meer op https://www.helmond.nl/inkoop.