Behandeling van de klacht

De klacht wordt na ontvangst automatisch bevestigd. Nadien ontvangt de indiener een aanvullende ontvangstbevestiging met daarin de naam van de behandelaar van de klacht. Om onafhankelijkheid te kunnen borgen worden klachten afgewerkt door het klachtenmeldpunt op de afdeling Bestuur & Organisatie. Het klachtenmeldpunt onderzoekt, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

Is de klacht terecht?

Wanneer we na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en dat er corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen moeten worden, dan delen we dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld.

Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.

We kunnen er voor kiezen om een klacht die leidt tot aanpassing van de aanbesteding te behandelen in de Nota van Inlichtingen indien dit leidt tot een aanpassing van de aanbesteding, maar niet als wezenlijke wijziging kwalificeert (al dan niet met een verlenging van termijnen). Een klacht kan ook leiden tot een rectificatie van de aanbesteding.

Indien de klacht betrekking heeft op aspecten die aangemerkt kunnen worden als een gerechtvaardigd commercieel belang van de ondernemer, dan kan de klacht buiten andere inschrijvers om beantwoord worden.

Is de klacht niet terecht?

Wanneer we na het onderzoek tot de conclusie komen dat de klacht niet terecht is, dan wordt de klacht gemotiveerd afgewezen en wordt de ondernemer hierover individueel geïnformeerd.