Begroting evenementensubsidie

Een begroting bestaat uit (geschatte) kosten én (geschatte) opbrengsten. Daarnaast willen we weten wat de omvang is van de (egalisatie/bestemmings)reserves voor uw evenement.

• Voor gevestigde en springplankevenementen: er geldt een cofinancieringseis van 33%. De gemeentelijke bijdrage vanuit het evenementensubsidiebudget bedraagt dus maximaal 67% van de begrote opbrengsten. Bijdragen van door de gemeente Helmond gesubsidieerde instellingen kunnen geen deel uitmaken van de cofinanciering.
• Voor wijkevenementen: er geldt een cofinancieringseis van 25%. De gemeentelijke bijdrage vanuit het evenementensubsidiebudget bedraagt dus maximaal 75% van de begrote opbrengsten.
• Voor basisevenementen geldt géén cofinancieringseis. Uiteraard staat het organisatoren van basisevenementen vrij om hun verder inkomsten aan te vullen. 

Werkt u met vrijwilligers? Houd er dan rekening mee dat vrijwilligersuren, met uitzondering van een vrijwilligersvergoeding zoals vastgesteld volgens de regels van de belastingdienst, niet subsidiabel zijn. Verder kunnen vrijwilligersuren niet gekapitaliseerd worden als inkomsten.

Huurt u betaalde medewerkers in voor de organisatie van uw evenement? Houd er dan rekening mee dat deze subsidiabel zijn tot een bedrag van maximaal €65,- per uur (exclusief btw). 

Kunt u terugvallen op andere inkomstenbronnen, mocht het onhaalbaar blijken om bepaalde door u begrote inkomstenbronnen (in voldoende mate) te verwerven? Is er sprake van een gezonde spreiding van financiële risico’s? Zijn de kosten- en inkomstenposten die u opneemt realistisch? 

Binnen 13 weken na afloop van uw evenement dient u een verzoek tot subsidievaststelling in, tenzij anders vermeld in de beschikking die u van ons ontvangt. Maak daarbij gebruik van het aanvraagformulier subsidievaststelling evenementen. Met het verzoek tot subsidievaststelling stuurt u een inhoudelijk en financieel verslag mee. U bent verplicht tot het voeren van een correcte administratie. Hou er rekening mee dat wij u kunnen verplichten om uw administratie te overleggen. 

Op basis van uw aanvraag tot subsidievaststelling beoordelen wij of aan alle subsidievoorwaarden is voldaan. Als dat niet het geval is, kan het zo zijn dat wij uw subsidie lager vaststellen en dat u (een deel van) de ontvangen subsidie terug moet betalen. Het opstellen van een robuuste en realistische begroting dient dus vooral ook uw eigen belang.

Subsidie wordt altijd verstrekt onder voorbehoud van vergunningverlening. Krijgt uw evenement uiteindelijk geen vergunning? Dan bent u verplicht om de ontvangen subsidie (het uitbetaalde voorschot) aan ons terug te betalen. We maken alleen een uitzondering als dit voor u zou leiden tot een onvoorzien en onredelijk benadelend gevolg, op grond van artikel 5.1 van de Subsidieregeling evenementen Helmond 2026.