Commissiestukken Beheerssystematiek Groen

d d.: 6 -

@ágendapunt-

Gemeente Helmond

Commissie-format

Verzoek College van B en W voor Commissiebehandeling.

~Vastgesteld in B en W vergadering van : 1 juni 2004

Onderwerp: Beheersystematiek Groen, voorbereiding keuze van systeem en instrumentarium om te komen

tot resuitaatsgerichte bestekken, voorstel tot financiering door middel van een extern kredietaangraag van

El 30.000,- voor de aanschaf en implementatie van het groenbeheersysteem.

Inhoud:

In 2002 is een ontwikkelingstraject t.a.v. een mogelijke PPS-groen onderzocht binnen de dienst S&B, in

nauw overleg met de "Concern-inkoper". Wij hebben besloten om dit traject te beëindigen omdat de

verwachte voordelen niet of slechts in beperkte mate binnen een PPS-groen gerealiseerd konden worden.

Op basis van de hierbij gedane constateringen hebben wij de directeur S&B verzocht om een adequaat

beleidsmatig en technisch-inhoudelijk instrumentarium (beheerprogrammal -systematiek) voor de toekomst

te ontwikkelen/ implementeren. Deze opdracht is omgezet in een vijftal (deel)projectopdrachten door de

afdeling BOR. Deze opdracht dient plaats te vinden naast de reguliere werkzaamheden i.h.k.v. beheer en

onderhoud van het openbaar groen. Binnen het product groen van de beheerbegroting zijn de benodigde

middelen (capaciteit) daarvoor niet beschikbaar. Eveneens hebben wij de directeur S&B verzocht om met

de afzonderlijke aannemers onderhandelingen te voeren teneinde, voor de duur van 2,5 jaar, tot een

overeenkomst te komen met substantiële verbeteringen van de kwaliteit/ prijs verhouding.

In de toelichting worden de verschillende projecten kort geschetst. Voorgesteld wordt om voor het project

aanschaf en implementatie groenbeheerprogramma en digitale beheerkaart een krediet beschikbaar te

stellen ad E 130.000,-. De overige projectkosten zijn gedekt uit het aanbestedingsvoordeel en worden

hierdoor gedekt uit de reguliere onderhoudsbegroting.

Met dit verzoek mee te zenden stukken:

Het college van B en W verzoekt:

om behandeling in de raad op 6 juli 2004 waarbij rekening gehouden dient te worden met de adviezen van:

de commissie RF op 29 juni 2004

de commissie MO&E op 14 juni 2004

Groenbeh syst groen

Pagina 1 van 3

Ruimte voor eventueel vervolg inhoud:

Aanleiding en achtergrond

In het lnvesteringsprogramma 2004-2007 is, verdeeld over twee jaarschijven (2004 en 2005) onder postnr.

580.10 (Groenbeheersystematiek; vervanging en digitaliseren beheerkaarten), de financiële reservering

opgenomen voor de aanschaf van een nieuw beheersysteem voor beheer en onderhoud van openbaar

groen, in totaal E 130.000,-. Dit totaalbedrag nodig is om een financiële verplichting aan te gaan in 2004. De

jaarschijf 2005 in het IVP ad E 65.000,- wordt daarom gefinancierd uit het onderhandelingsresuitaat (2004)

en valt dus vrij. Hiermee wordt in de voorstellen met betrekking tot de voorjaarsnota 2004 reeds rekening

gehouden. In deze toelichting wordt het dekkingsvoorstel verder uitgelegd.

Het huidige groenbeheerprogramma is verouderd en heeft beperkingen t.a.v. technische mogelijkheden. Er

ontbreken verschillende registratiemogelijkheden noodzakelijk voor een efficiënt groenbeheer. Ook het

maken van selecties, waarbij meerdere selectiecriteria (bijv. boomsoort + leeftijd) gegeven kunnen worden,

ontbreekt in dit programma. Deze registratie- en selectiemogelijkheden zijn (in sommige gevallen wettelijk)

nodig om efficiënt en adequaat te kunnen werken. Bovendien bestaat het risico dat bij het voordoen van

technische problemen het programma vastloopt en niet meer bruikbaar is, omdat het programma niet meer

wordt ondersteund door de leverancier. Medio 2004 zal een definitieve keuze van een nieuw

groenbeheersysteem worden gemaakt.

Bij het huidige groenbeheersysteem ontbreekt een digitale beheerkaart. Momenteel wordt gewerkt met

analoge beheerkaarten. Dit is een zeer bewerkelijk systeem waarbij het omslachtig is om nodige informatie

te krijgen over een bepaald beheerobject. Bovendien vergt dit systeem veel tijd om actueel te houden

wanneer er veranderingen in het openbaar groen zijn, waardoor deze kaarten niet altijd betrouwbare

informatie geven. Om een efficiëntiesiag te kunnen maken is het nodig om deze kaarten te digitaliseren

waarbij een koppeling mogelijk is met het groenbeheersysteem. Deze kaarten maken het tevens mogelijk

om gegevens uit te wisselen en integraal te werken met andere disciplines. Momenteel loopt het project

"Migratie GBKH naar norm GBKH" waarbij objectgericht zal worden gewerkt (objectvorming). Tevens is

reeds een project opgestart "Optimaliseren beheersystemen" om te bepalen waar alle beheersystemen aan

moeten voldoen om op elkaar aan te sluiten.

De gemeente Heimond wenst steeds vaker te werken met beeldkwaliteiten (dit is doelstelling van S&B in het

Concept Visie Openbare Ruimte), waarbij de kwaliteit van het gewenste eindbeeld wordt beschreven in

plaats van de werkzaamheden die nodig zijn om dat beeld te bereiken. Daarbij wordt een continue beeld

gewaarborgd.

Het huidige beheer en onderhoud van het openbaar groen in de gemeente is opgezet in een bestek waarbij

de maatregelen en frequenties worden omschreven. Dit kan betekenen dat er incidenteel inefficiënt wordt

gewerkt doordat er bijvoorbeeld vanwege groeiomstandigheden onderhoudsmaatregelen minder frequent

nodig zijn, maar toch worden uitgevoerd volgens het bestek. Andersom kunnen groeiomstandigheden er

voor zorgen dat het gewenst is om gedurende een periode vaker onderhoudsmaatregelen te treffen, terwijl

het bestek dat niet toelaat. Het huidige bestek dient derhalve te worden verbeterd en vervangen.

Met een resuitaatgericht bestek (bijv. een beeldbestek) wordt het gewenste beeld van het openbaar groen

beschreven en worden de maatregelen toegespitst op het bereiken van dat beeld. Voorwaarde voor het

werken met een dergelijk bestek is een nieuw groenbeheersysteem.

Alvorens met het nieuwe groenbeheersysteem van start te gaan, is het nodig om het huidige

groenbeheerbeleid tegen het licht te houden en zonodig te actualiseren. Zo is een heldere zonering in

beheersintensiteit gewenst en een herziening van de beheergroepenindeling. in de huidige beheerzonering,

die varieert van zeer extensief tot zeer intensief beheer, zijn nog onduidelijke of onlogische overgangen

tussen de beheerzones. Daarnaast is de beheergroepenindeling verouderd, er zijn nieuwe beheergroepen

bij gekomen die nog geen goede indeling hebben.

Aanpak

Binnen de afdeling Beheer Openbare Ruimte, team Groen en Afval, is een vijftal (deel)projectopdrachten

geformuleerd, overeenkomstig de kaders van Projectmatig Werken. Hierbij wordt het benodigde

beleidsmatige en technisch-inhoudelijke instrumentarium ontwikkeld, wordt dit binnen de overeenkomsten

geïmplementeerd en worden ervaringen opgedaan.

Ten behoeve van het optimaal volgen van ontwikkelingen in de markt wordt gebruik gemaakt van kennis van

een materiedeskundig extern adviseur (inhuur op project- en urenbasis) en worden recente ervaringen

uitgewisseld met afdelingen groenbeheer van andere gemeentes.

Groenbeh syst groen

Pagina 2 van 3

De volgende projectopdrachten zijn geformuleerd:

1 . Project Groenbeheersystematiek, als koepel waaronder de overige deelprojecten worden uitgewerkt en

aangestuurd;

2. (Deel)project Groenbeheerprogramma en digitale kaart, waarin een keuze zal worden gemaakt voor de

aanschaf van het nieuwe operationeel groenbeheersysteem, met software, databanken en digitale

beheerkaart;

3. (Deel)project Resuitaatgericht bestek, binnen welk kader meer duidelijkheid geboden zal gaan worden

over de gewenste beeldkwaliteiten van het groen en een verbeterde besteksvorm zal worden uitgewerkt

voor de realisatie van de gewenste beeldkwaliteiten (het nieuwe groenonderhoudsbestek);

4. (Deel)project Actualiseren van het beheerbeleid, met het doel het huidige. groenbeheerbeleid aan te

passen door een actualisatie van de zonering in beheersintensiteit en een nieuwe

beheergroepenindeling;

5. (Deel)project opleidingen, waarin de veranderingen voor de groenbeheermedewerkers t.a.v.

gegevensbeheer, besteksvoorbereiding en uitvoeringsbegeieiding, in beeld zullen worden gebracht en

aangegeven zal worden waar en hoe de werkmethodes zullen worden aangepast. Een goed

opleidingsplan is nodig zodat de betreffende medewerkers de juiste opleiding op het juiste moment

volgen.

Kosten aanschaf en implementatie Groenbeheerprogramma en digitale beheerkaart

Tijdsbesteding E 72.500,-

Kosten extern E 23.500,-

Aanschaf systeem E 34.000,-

Totaal £ 130.000,-

Dekking

In het lnvesteringsprogramma zijn hiervoor onder postnr. 580.1 0 (Groenbeheersystematiek; vervanging en

digitaliseren beheerkaarten) middelen gereserveerd. Deze middelen zijn gespreid opgenomen over twee

jaarschijven (2004 en 2005), terwijl het totaalbedrag nodig is om een financiële verplichting aan te gaan in

2004.

Voorgesteld wordt om middelen beschikbaar te stellen ter grootte van E 130.000,- en daarvan E 65.000,- te

dekken uit het IVP ijaarschijf 2004, postnr. 580.10, Groenbeheersystematiek; vervanging en digitaliseren

beheerkaarten) en de overige E 65.000,- ten laste te brengen van de begroting Gewone Dienst (2004) onder

inzet van de onderhandelingsresuitaten bereikt over de periode tot 1 januari 2006.

De overige projectkosten (o.a. beeldbestek en beheerzonering) komen ten laste van de begroting Gewone

Dienst (2004) onder inzet van de onderhandelingsresuitaten.

Dekking groenbeheerprogramma en digitale beheerkaart:

lnvesteringsprogramma gaarschijf 2004, postnr 580.1 0, E 65.000,-

Groenbeheer@ystematiek; vervanging en digitaliseren beheerkaarten)

Gewone Dienst, ten laste van de onderhandelingsresuitaten (2004) E 65.000,-

De jaarschijf 2005 in het IVP ad E 65.000,- (postnr. 580.1 0 Groenbeheersystematiek; vervanging en

digitaliseren beheerkaarten) wordt gefinancierd uit het onderhandelingsresuitaten (2004) en valt dus vrij. Bij

de voorstellen voor de voorjaarsnota 2004 wordt hiermee rekening gehouden.

Noodzaak

Een nieuw groenbeheerprogramma is een voorwaarde voor het werken met een resuitaatsgericht bestek,

voor effectiever en (kosten)efficiënter beheer en mogelijkheden voor het maken van kostenafwegingen

binnen financieel gestelde kaders. Bovendien zal op korte termijn (medio 2004) het besturingssysteem MS

Dos, dat het huidige groenbeheerprogramma aanstuurt, niet meer worden ondersteund en zal het

programma niet meer functioneren op het netwerk. Bovenstaande wijze van financieren is onontkoombaar

en dus een voorwaarde om het voorgestelde project te realiseren.

Groenbeh syst groen

Pagina 3 van 3