Commissiestukken Informatie systeem leerlingenadministratie

E3ehooi-t bi@j n-@@e,-da iir.

datum ve"-gaci'ering @3 -3 -0-3

Gemeente Helmond -

Commissie-format

Verzoek College van B en W voor Commissiebehandeling.

Vastgesteld in B en W vergadering van :

Onderwerp: vervanging informatie systeem voor leerlingenadministratie

Inhoud: De leverancier van het huidige informatiesysteem LLA heeft aangegeven het onderhoud op dit

pakket met ingang van 1 januari 2003 te stoppen. Dit betekent een bedreiging voor de uitvoering van de

leerplichtwet. Een vervanging is daarom noodzakelijk, ca. 2 jaar eerder dan gepland.

Een projectgroep heeft zich het afgelopen half jaar georienteerd op de alternatieven. Daarbij is een afweg g

tussen Centric en Roccade in het voordeel van Centric uitgevallen, met name vanweg de prijsstelling en de

functionaliteit van de applicatie, die voldoende aansluit bij de wensen.

Financiele aspecten (exclusief compensabele BTW:

Eenmalige lasten extern: E 49.769,00

te dekken uit het in de voorjaarsnota goedgekeurde bedrag E 46.296, i.v.p. nr.: 410.A

Overige investering uit RMC gelden E 3.473,00

Jaarlijkse onderhoudskosten : E 8.676,00

Dekking gedeeltelijk uit i.v.p.41 O.A: E 7.096,00

Eventuele overige te dekken uit RMC gelden E 1.580,00

Interne kosten: Inzet personeel bij implementatie en voor opleiding. Geschatte inzet ca. 30 mensdagen.

Beslispunten:

¿ Instemmen met de aanschaf van het systeem LLA4A]I, van Centric, conform de offerte dd. 20 sept. 2002

¿ Instemmen met het aangaan van een onderhoudscontract voor minimaal 5 jaar.

¿ Instemmen met het implementatieplan : Inzet van Applicatiebeheer, Opleiding van medewerkers, In gebruik

nemen van de toepassing bij het RMC (nieuwe registratie, wettelijk verplicht) en voor het leerlingenvervoer

(aanpassing van registratie). (zie bijlage)

* Krediet beschikbaar te stellen ad E 49.769 (exclusief compensabele BTW) ten laste van de reserve extra

investeringsimpuis voor een bedrag van E 46.296 en ten laste van RMC-gelden voor een bedrag van E 3.473

(Begrotingswijziging 03.052)

* Het nieuwe systeem krijgt een automatische koppeling met DDS4A11 zodat leerlinggegevens (ook van

buiten Heimond) geautomatiseerd actueel worden gehouden via landelijke berichtenverkeer tussen

gemeentes.

* Hpt rnlipop van R&W htnp-ft on 1 2 nn@i 9n(19 marhtsninci verstrekt.

Met dit verzoek mee te zonden stukken:

ProjectVoorbereidingsfaseLLAv2B&W

Het college van 8 en W verzoekt om behandeling in de raad waarbij rekening gehouden dient te

worden met de adviezen van:

de commissie SE op 1 0-fe@ar-üari 2003 j') os - 0,

de commissie MO op C)?> - C"3

BW commissieadvies 1 okt 2002

Pagina 1 van 2