Verordeningen Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2003

Raadsbesluit 25 februari 2003, bijlage 48

A. in te trekken de 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de

gemeenteraad', zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke

tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971.

B. vast te stellen de 'Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003'.

Paragraaf 1 ambtelijke bijstand

Artikel 1

1. een raadslid kan zich wenden tot de griffier met een verzoek om:

a. feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

c. advies, in de betekenis van het geven van een deskundig oordeel;

d. technische bijstand bij het formuleren van initiatief voorstellen, amendementen en moties of

andere bijstand.

2. de informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker

van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste

lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

4. Het advies en de technische bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend

door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien het gevraagde advies of de gevraagde

bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier

de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies of de

gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

1 . een raadslid dat informatie, advies of technische bijstand wenst kan zich wenden tot de griffier of

griffie;

2. de griffier wendt zich tot de betrokken ambtenaar of directeur van betreffende dienst;

3. ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

a. niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de

raad als zodanig;

b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

c. dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 5 verstoort.

4. de secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.

5. indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen

omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier

of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo

spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1 . indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de

griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2. indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing

leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over

de zaak.

Artikel 5

De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt

gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare

capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 6

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuiliehouder in het college desgewenst inlichtingen

omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en d.

Artikel 7

1. de griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1,

waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere organisatie wordt opgenomen:

a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

b. over welk onderwerp om bijstand heeft verzocht;

c. de gemeentelijke dienst of afdeling die de bijstand heeft verleend;

d. de reden waarom een verzoek is geweigerd.

2. de griffier verstrekt het presidium en de secretaris regelmatig een afschrift van het verzoek uit het

register.

Paragraaf 2 fractieondersteuning

Artikel 8

1. de fracties zoals bedoeld in het reglement van orde ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als

tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2. in de in het eerste lid genoemde bijdrage wordt de jaarlijkse indexering doorberekend.

Artikel 9

1. fracties besteden hun bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en

controlerende taak te versterken.

2. de bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke

personen anders dan ter vergoeding van prestaties (goederen diensten) geleverd ten behoeve

van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële deciaratie;

c. giften;

d. uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de

verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden hebben ontvangen.

Artikel 10

1. de bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot

op dat kalenderjaar verstrekt.

2. in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot

,en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin

de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor

de overige maanden van dat jaar.

Artikel 1 1

1 . indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste

vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste

vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2. bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend

overeenkomstig de op artikel 7 te baseren nieuwe verdeling. De hoogte van de nieuw

vastgestelde vergoeding gaat in op de eerste dag van de maand, waarin de fractiesplitsing

plaatsvindt.

Artikel 12

1. elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, aan de raad

verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging

van een verslag.

2. controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de

jaarrekening.

Artikel 13

1. elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed,

mag maximaal 50% van de fractievergoeding sparen. Het meerdere niet bestede geld wordt door

de fractie teruggestort in de gemeentekas.

2. het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen drie maanden na afloop van het

kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen.

3. de fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort

het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die

datum terug in de gemeentekas.

Paragraaf 3 slotbepalingen

Artikel 14

De 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad',

zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de

fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971, worden ingetrokken.

Artikel 15

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke bijstand en de

fractieondersteuning 2003'.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet

hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een

inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening

onherroepelijk is toegelaten.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan

raadsleden bemoeilijken. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke en beschikbare informatie van

geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact

op met de griffier.

De griffier beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan

verzorgen. Bij feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang kan gedacht worden aan

routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage of afschrift

van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het

heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van

dezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling getroffen in de artikelen 25, 55 en

86 van de Gemeentewet. Technische bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen,

amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zonodig wordt daarbij de

gemeentesecretaris ingeschakeld. Tenslotte kan ook een verzoek om 'andere bijstand' worden

gedaan. Daarbij kan het gaan om meer dan technische bijstand of informatie van meer dan geringe

omvang. Het kader waarbinnen een dergelijk verzoek beoordeeld moet, respectievelijk gedaan kan

worden wordt gevormd door de volgende elementen. Allereerst, en ook in dit geval, de

weigeringsgronden als genoemd in het eerste lid van artikel 2. In het bijzonder zal daar onderdeel c,

waar de relatie wordt gelegd met artikel 5 (het werkbare evenwicht) van belang zijn. In dat licht bezien

kan vervolgens worden gesteld dat de redelijkheid meebrengt dat de mogelijkheden om een verzoek

als bedoeld te doen, ophouden daar waar andere reguliere mogelijkheden aanwezig zijn en meer voor

de hand liggen. Bij voorbeeld het hanteren van het vragenrecht of een interpellatie. In het uiterste

geval kan het enquéterecht worden ingezet. In het verlengde hiervan kan tenslotte worden

aangevoerd dat de ambtelijke bijstand met name ziet op het functioneren van de raad als

organisatielinstituut. Anders gezegd: wanneer de afweging of ambtelijke bijstand als hier bedoeld wel

verleend kan worden werkelijk een politieke wordt, dan behoort de vergadering van de raad de plek te

zijn waar een en ander tussen raad en college wordt besproken en uiteindelijk beslecht via de

daarvoor geëigende en beschikbare instrumenten. De wel als zodanig aangeduide spagaat van de

burgemeester hoeft in dit verband ook niet al te zwaar te worden aangezet. Immers, wanneer de zaak

een zware politieke lading krijgt, dan ontstaat er een nieuwe route met de eerder bedoelde, daarbij

behorende instrumenten. Buiten de raadsvergadering om is er vanzelfsprekend met name het

vragenrecht, schriftelijk of mondeling in de commissie.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffier

en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft

gekregen, leidt er toe dat de ambtelijke organisatie ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen

zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de

bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus

noodzakelijkerwijs tot een zekere formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Het is niet

mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard

en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat ere voortgang blijft

in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten

beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het vierde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste

instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In

artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 5. Aldus wordt

voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de

uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de

burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en

indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de

burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien, naar de mening van een raadslid, op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp

gehoor heeft gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is

daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie

voor. Wel dient het raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Niet gekozen is voor de benadering die in de modelverordening van BZK en VNG is opgenomen waar

het betreft de mogelijkheden om verzoeken om ambtelijke bijstand te limiteren. Daarbij zou volgens

het model gekozen kunnen worden voor een maximaal te noemen keren of een maximaal te noemen

uren. De praktijk tot nu toe wijst uit dat in een relatief gering aantal gevallen een beroep wordt gedaan

op verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid. Om de gemeentesecretaris enig

houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuiliehouder op de hoogte is,

respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid

functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die de

dualisering heeft teweeggebracht, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het

verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen

hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

leder raadslid kan een beroep doen op ambtelijke bijstand. Het bijhouden van een register door de

griffier maakt het mogelijk na te gaan wat de behoefte aan ambtelijke bijstand is (frequentie, omvamng

en aard) en of daarin langs deze weg wordt voorzien.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor

deze vorm van ondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door

de raad moeten worden vastgesteld.

Artikel 9

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de

fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan werkzaamheden

die verband houden met het functioneren van de fractie. De verordening noemt in dit verband het

versterken door fracties van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt

onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat

raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor

fractieondersteuning. Bij onderwerpen waar de fractievergoeding wel voor gebruikt mag worden kan

gedacht worden aan secretariële ondersteuning van de fractie, het bekostigen van stageplaatsen

alsmede het organiseren van vaardigheidstrainingen teneinde de mogelijkheden als raadslid of

commissielid adequaat te kunnen organiseren zo optimaal mogelijk te doen zijn. Omdat het bij uitstek

om politieke ondersteuning gaat kan deze niet al te gedetailleerd worden geregeld.

Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de

fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties

moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 10

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee

gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit verrekend worden.

Artikel 11

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de

raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden, of geheel verdwijnen, nog over de

gehele maand waarin de waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor

fracties die groter worden of nieuwe fracties gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat

de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren.

Artikel 12

De methodiek voor het afleggen van financiële verantwoording is eenvoudig gehouden. De

betreffende fractie legt verantwoording af in een verslag. De controle van het verslag kan door de

accountant worden meegenomen met de controle op de jaarrekening.

Artikel 13

De fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag

maximaal 50% van de fractievergoeding sparen.

Artikel 14

In deze bepaling worden de bepalingen genoemd die ingetrokken kunnen worden. In plaats van twee

regelingen is thans sprake van één verordening.

Artikel 15

In deze bepaling wordt de citeertitel van de verordening genoemd.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet

hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een

inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening

onherroepelijk is toegelaten.