Commissiestukken Planningssysteem gemeente Helmond

~ ák ik

alom' annin ssvs eern

Giem%nffi Helm~

Stedelijke Ontwikkeling en Beheer

1

Januari 2002

Aanleiding

Bij de diensten Stadsontwikkeling en Stadsbeheer (de aanstaande ruimtelijke fysieke dienst)

wordt al jaren projectmatig gewerkt. Een belangrijk element bij het projectmatig werken is het

hebben van een goede planning van de werkzaamheden. Een planning is nodig om te

kunnen sturen op de einddatum van projecten, op benodigde capaciteit, inzet en beschik-

baarheid van medewerkers en dus ook op kosten!

Veileden en toekomst

In het verleden is meer prioriteit gegeven aan het realiseren van projecten en minder aan de

planmatige sturing. Het management was ook meer gericht op de inhoud en minder op het

goed sturen van het proces. De afgelopen twee jaar heeft de gemeente een aantal

belangrijke stappen gezet om hierin verandering te brengen. Dit is nodig om het functioneren

in de maatschappelijke en bestuurlijke context van de toekomst mogelijk te maken.

Nieuwe lijnen uitgezet!

Managementontwikkeling

In 2000 is een Management Ontwikkeling Traject (MOT) van start gegaan. In eerste instantie

gericht op het middenkader, maar vervolgens ook op het hoger en lager kader. Inzet bij dit

traject is het implementeren van een nieuwe besturingsfilosofie waarvan Integraal

Management en Integraal Werken een belangrijk deel uitmaken. Een klein slagvaardig

directieteam waarbij directeuren primair lid zijn van het MT en secundair diensthoofd.

De omschakeling van inhoudelijke naar procesmatige sturing door afdelingshoofden is een

van de zichtbare consequenties van deze keuzes.

Een integraal werkende organisatie ais ideaalbeeld voor de toekomst om goed in te kunnen

spelen op bestuurlijke en maatschappelijke vraagstukken die op de gemeente afkomen. Het

MOT waarbij in feite een investering is gedaan in ons belangrijkste kapitaal, de medewer-

kers, is een van de voorwaarden die ingevuld is om ook integraal te werken. Maar er is meer

gedaan om deze werkwijze te verankeren.

Afdelingsplannen

Om inhoud te geven aan goede sturing is het instrument "afdelingsplan" geïntroduceerd

Hierin wordt inzichtelijk welke projecten wel en welke niet kunnen worden uitgevoerd, of er

knelpunten in de bezetting ontstaan en of de verschillende afdelingen op de juiste momenten

mensen beschikbaar hebben. Het afdelingsplan beslaat een periode van 1 jaar en is

uitstekend geschikt om als middellange termijn instrument tendensen in kaart te brengen.

Het is ook een instrument om, in samenspraak met de bestuurders juiste keuzes te maken

en inzichtelijk te krijgen welke zaken wel en niet opgepakt kunnen worden.

Professionalisering programma en projectmanagement

De introductie van de termen Programma en Projectmanagement heeft nog eens

onderstreept hoeveel belang de gemeente hecht aan de integrale aanpak van de

problematiek in Heimond. Integraal omdat op deze manier beleid veel effectiever kan worden

vormgegeven. Dat betekent wel dat het proces waarlangs projecten en programma's tot

stand komen steeds complexer worden. Meer partijen (interne en externe) zijn betrokken bij

projecten en meer verschillende prioriteiten moeten met elkaar in verband worden gebracht

en afgestemd. De hedendaagse aanpak heeft tot gevolg dat een complexere processturing

tot stand moet komen.

Cultuurwerkprogramma

Naast de aanpassing van de organisatiestructuur van de diensten zal ook moeten worden

ingegrepen in de cultuur. Klantgerichtheid, Afspraak is Afspraak en verzakelijking zijn termen

die hierbij een belangrijke rol spelen. Iedere afdeling zal op haar eigen wijze invulling moeten

geven aan de cultuurslag waarvan de uitkomst een bijdrage levert aan de realisering van

bovengenoemde cultuurkenmerken.

Financiële verantwoording in relatie tot de ambities

Heimond is een stad met geweldige ambities. Of het nu gaat om Kenniswijk, Brandevoor-t,

Centrumontwikkeling of Binnenstad-Oost, het staat hoog op de agenda. Enerzijds is er de

uitdaging om voldoende middelen te genereren om de plannen te maken, anderzijds komt er

door het grotere volume ook steeds meer druk te liggen op de beheersing van de kosten.

Uiteraard was dit al een belangrijk thema, maar naar mate de omvang c.q. het werkvolume

toeneemt nemen ook de financiële risico's toe. Dit moet nog worden gecombineerd met de

omschakeling van inputgericht werken naar outputgericht werken.

De consequenties van de nieuwe lijn

Naast aanpassingen in structuur, cultuur en werkprocessen dient er ook een aantal

instrumenten op peil gebracht te worden. Een van de instrumenten betreft het

planningsinstrumentarium. Planmatig werken heeft al een lange historie in Helmond. Daarom

is er op verschillende plaatsen initiatief genomen om met behulp van geautomatiseerde

systemen te plannen. Zo wordt het pakket Excel gebruikt, maar er is ook aan eigen

softwareontwikkeling gedaan.

Door de verdere integratie van werkprocessen ontstond de dringende behoefte de

instrumenten op elkaar af te stemmen. In 2000 is een werkgroep gestart met een onderzoek

naar de eisen en wensen van de gemeente ten aanzien van een nieuw planningspakket.

de softwaresystemen die op de markt aanwezig waren. De werkgroep bestaat uit mensen

van verschillende afdelingen van de diensten So en Sb.

De werkgroep planning ziet het (dag)licht

De werkgroep bestaat uit mensen van verschillende disciplines en diensten, Automatisering,

Stadsontwikkeling, Stadsbeheer en inmiddels ook Interne Communicatie. De werkgroep start

begin 2000 met het formuleren van de opdracht en het samenstellen van een lijst met

wensen en eisen voor een nieuw aan te schaffen systeem. De opdracht luidt als volgt:

Het programma van eisen en wensen.

Het programma van eisen is opgesteld door met huidige en toekomstige gebruikers te praten

over de ingrediënten van hun planningen en anderzijds te kijken naar de mogelijke

verbeterpunten van onze huidige systemen. Uiteraard tegen het licht van de

randvoorwaarden die op automatiseringstechnisch gebied zijn gesteld. Bij de bepaling van

het Pve is uiteraard in het achterhoofd gehouden dat er een balans moet zijn tussen

functionaliteit in de software en het gebruiksnut in de praktijk. Met andere woorden, de

functionaliteiten moeten duidelijk iets toevoegen aan de manier waarop we ons werk

plannen. Een belangrijke randvoorwaarde is ook dat geen eigen software zal worden

ontwikkeld op dit gebied. Dit is op nacalculatie nooit goedkoper en we zijn er-van uitgegaan

dat de markt voor Heimond een geschikt pakket heeft.

Veldonderzoek

Na het vaststellen van het programma is een groslijst gemaakt met leveranciers die een

planningssysteem verkopen. Er is daarbij nadrukkelijk gekeken naar de pakketten die andere

gemeenten gebruiken. Doel was wel om minimaal 2 leveranciers over te houden zodat de

marktwerking bij de offertebepaling zijn loop kon krijgen. Uiteindelijk zijn er 5 pakketten nader

onderzocht op mogelijke geschiktheid. Twee pakketten kunnen bieden wat de gemeente

Heimond voor ogen heeft. Duidelijk is geworden dat planningen staan of vallen met

voortgangscontrole en dat de implementatie van een planningspakket absoluut gekoppeld

moet worden aan de introductie van geautomatiseerde urenverantwoording.

Eindhoven en Amsterdam

Uiteraard zijn er referenties ingewonnen. Beide leveranciers hebben afnemers in de

gemeentelijke markt. De werkgroep heeft vervolgens een bezoek gebracht aan de

betreffende gemeenten en de ervaringen gevoegd bij al het overige materiaal. Hoewel de

referenties niet hebben opgeleverd wat ervan verwacht zou mogen worden is hieruit vast

komen te staan dat de implementatie van de software en een nieuwe manier van werken

minimaal net zo belangrijk is als de aanschaf van het juiste pakket.

De offerteaanvraag

Aan de twee leveranciers is gevraagd een offerte te doen voor de volgende onderdelen:

R Primaire planning van werkzaamheden op verschillende abstractieniveaus

m Urenverantwoording conform de systematiek zoals die bij de gemeente wordt

gehanteerd

E Licentievergoedingen.

Grafische vertaling van de resultaten.

Cursussen

m Beaeleidina bij de implementatie.

¿ Webversie (dislocaties kunnen makkelijk ontsloten worden)

Omdat uit prijsverkenningen duidelijk was geworden dat gezien de grote hoeveelheid

licenties voor de urenverantwoording een hoge eindprijs werd verwacht is beide leveranciers

uitgenodigd op dit gebied met een creatieve oplossing te komen. Alles afwegende valt de

keuze van de werkgroep op het softwarepakket Artemis@ van Metier Plancon. Zij hebben

economisch meest voordelige aanbieding gedaan en bieden een pakket waarmee de nieuwe

dienst (en mogelijk ook andere diensten) in de toekomst in ruime mate uit de voeten kan.

Financien

De aanbieding kent kosten met een eenmalig karakter en met een jaarlijks karakter. De

opbouw van de offerte is hieronder weergegeven:

Eenmalig Jaarlijks

Artemis Planningspakket E 18.280 4.301

Artemis Tijdverantwoordingspakket E 28.875 5.775

Installatie van de software 2 dagen E 2.043

Configureren en inrichten E 7.730

Begeleiding bij de implementatie E 6.871

Koppeling met Eagie (optioneel) E 6.500 1.300

Oracie licenties E 12.073 2.251

(Sub)totaal E 82.372 13.627

Uiteraard betreft het hier maar een deel van de totale kosten voor de implementatie van het

planningssysteem. De overige kosten bestaan uit de capaciteit van het ambtelijk apparaat

die gemoeid is met de implementatie en het applicatiebeheer. Het betreft hier de volgende

posten.

lmplementatie Planningspakket 200 uur E 25.000

lmplementatie Urenverantwoording 160 uure 20.000

Applicatiebeheer je en 2e jaar E 100.000

Applicatiebeheer 1 dag per week E 19.000

(Sub)totaal E 145.000 19.000

Totaal generaal (incl. afronding) E 230.000 33.000

De investering in het softwarepakket en de dekking van de kapitaallasten zijn voorzien in het

I&A programma. Ten aanzien van de (structurele) kosten voor applicatiebeheer wordt

gekozen voor een verdeelsleutel waarbij de kosten zoveel mogelijk terecht komen bij

degenen die profijt van het nieuwe systeem hebben. Een toeslag op het uurtarief is hiervoor

de meest geeigende oplossing. Uitgangspunt is dat budgettair neutraal wordt gewerkt. Een

beter planningsinstrument zal ook leiden tot besparingen.

Implementatie

De implementatie van het systeem is voorzien voor het gehele jaar 2002. De integratie van

de diensten bepaalt het tempo voor de implementatie van het planningssysteem.

Communicatie

Gedurende het achter ons liggende traject hebben de werkgroepleden nauw contact

onderhouden met hun directe achterban. Zo is het item "planningsysteem" in vrijwel eik

werkoverleg een keer aan de orde gekomen. Daarnaast is eind december 2001 een

nieuwsbrief verspreid binnen Stadsbeheer en Stadsontwikkeling. Deze nieuwsbrief gaf een

korte samenvatting van het reeds afgelegde traject. De eerstvolgende nieuwsbrief wordt

verspreid zodra het gekozen planningsysteem geïmplementeerd wordt. De laatste

nieuwsbrief zal naar aanleiding van een evaluatiemoment uitgebracht worden. Ten behoeve

van het MT zal een korte presentatie worden gehouden. Bij de medewerkers van SB en SO

is bekend dat zij, indien zij meer informatie willen over het planningsysteem, contact kunnen

opnemen met een werkgroeplid.

Er is ook contact geweest met het kenniseentrum "Projectmatig Werken" en er wordt een

presentatie gegeven aan medewerkers van de andere diensten. Mogelijk dat in een tweede

instantie het pakket tevens kan worden gebruikt voor andere onderdelen van de

gemeentelijke organisatie.