Commissiestukken Activiteitenplan VVV Stadspromotie

Behoort bij agenda nr. C? 51

datum vergadering

he

een glimlach in brabant

Activiteitenplan

VVV/Stadspromotie Helmond

2000 - 2001

Helmond, maart 2000

kv--v-]

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond am

1. Inleiding

Het jaar 2000 is het eerste jaar dat de samenvoeging tussen VVV Helmond en Stadspromotie

een feit is. Het bestuur is voorstander om het jaar 2000 en 2001 samen te voegen tot één

activiteitenprogranima omdat veel projecten doorlopen in 2001. Dit activiteitenplan is een

uitvloeisel van het beleidsplan dat de VVV/Stadspromotie op 8 juli 1999 gepresenteerd heeft

aan de gemeente, het bedrijfsleven, de verenigingen, overige belangstellenden en de

pers.Dezelfde hoofdstukindeling is aangehouden.

Het opzetten van activiteiten kost zeer veel geld. Zeker gezien de ambities die de

VVV/Stadspromotie heeft. Al die activiteiten zullen bekostigd moeten worden uit bijdragen

van de gemeente, het bedrijfsleven en uit de netto opbrengsten van de VVV/ANWB winkel.

VVV/Stadspromotie heeft twee hoofddoelstellingen. Deze zijn:

¿ Het bevorderen van een zo goed mogelijk gebruik van de toeristisch/recreatieve

mogelijkheden in Helmond en omgeving en het voorlichten omtrent de toeristisch

recreatieve mogelijkheden.

¿ Het binnen en buiten de gemeentegrenzen stelselmatig bevorderen van de positieve

beeldvortning van Helmond en haar omgeving in de ruimste zin van het woord.

De activiteiten en beleidsvoomemens zijn in dit plan onderverdeeld in een aantal categorieën,

te weten: de informatie- en bemiddelingstaken, de externe diensten (promotie en pr,

evenementen, productontwikkeling en advisering), de huisvesting, de personele invulling en

de vorming van een nieuwe regio VVV. Dit alles worden onderbouwd met een begroting.

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting Stadspromotie Helmond

2. Activiteiten

VVV/Stadspromotie Helmond heeft het voornemen om in 2000 en 2001 de volgende

activiteiten uit te voeren op het gebied van de informatie- en bemiddelingstaken en externe

diensten:

2.1 Informatie en bemiddelingstaken

De uitgangspunten bij de informatie- en bemiddelingstaken zijn:

¿ Het aanbieden van deze diensten confortn de eisen die de ANVV en ANWB stellen aan

een A-kantoor en aan een ANWB agentschap.

¿ Het verhogen van de omzetten van de VVV, ANWB artikelen en VVV geschenkbonnen,

waardoor de netto opbrengsten kunnen stijgen die vervolgens gebruikt worden voor het

verwezenlijken van de hoofddoelstellingen.

Voor 2000 en 2001 staan de volgende activiteiten op stapel:

2.1.1 Het aanpassen van de openingstijden van de VVV/ANWB winkel aan de

seizoensdrukte.

In 1999 is in mei en juni een proef gestart met een donderdagavondopenstelling. De

directie wil in 2000 deze proef doorzetten. In het najaar van 2000 evalueert de directie

of deze extra dienstverlening door de consument op prijs gesteld wordt en voldoende

revenuen oplevert. Zo ja, dan zal de directie de openingstij den blijvend aanpassen.

2.1.2 Het ontwikkelen en verkopen van Helmond-souvenirs en relatiegeschenke .

Vorig jaar is gestart met het ontwikkelen van nieuwe artikelen. Genoemd kunnen

worden Helmond-shirts, Helmond-wijn, Helmkoek, sleutelhangers, stickers, pennen

etc. De VVV wil graag samen met derden nieuwe artikelen ontwikkelen om zo de

verkoop van lokale initiatieven te stimuleren. De VVV/AN" winkel start in 2000

met de verkoop van Helmond Sportartikelen en met de verkoop van artikelen van

camavalsvereniging de Keiebijters. Daarnaast is de VVV/Stadspromotie de volgende

artikelen aan het ontwikkelen die de komende twee jaren op de markt gebracht

worden. Dit zijn: relatiegeschenken, sjaals, caps.

De directie ziet de verkoop van dergelijke artikelen als positief voor Helmond; het

werkt stimulerend voor de promotie van Helmond, het bevordert de loop naar de

winkel en het genereert inkomsten voor de VVV/Stadspromotie.

2.1.3 Het bevorderen van de verkoop van de VVV en ANWB artikelen.

Alhoewel de VVV een toename van het aantal bezoekers in de VVV/ANWB winkel

heeft, constateert de directie dat niet iedereen weet wat de klant allemaal in de winkel

kan kopen. Vandaar dat er in 2000 en 2001 een advertentiecainpagne gestart wordt in

de huis aan huisbladen, Stadsradio Helmond en de kabelkrant. Doel van deze

campagne is tweeledig; omzet verhoging generen en productkennis van VVV/ANWB

producten vergroten. Elke maand komt een nieuw thema aan de orde. Dit zijn:

j anuari wintersport juli zomervakantie

februari wintersportvoorbereiding augustus one stop shopping

maart wij gaan naar buiten september wij gaan weer naar school

april fietsen oktober uitwaaien

mei fietsenlkamperen november veiligheidlauto

juni Euro 20001voetbal december cadeaumaand

2

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

A"VH*'

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond ,q-ftcholv

2.1.4 Het opstarten van (groeps)arrangementen.

Het is de bedoeling om samen met het (toeristisch) bedrijfsleven, instellingen en

gemeente voor specifieke doelgroepen (groeps)arrangementen op te zetten. De

gemeente is een belangrijke partner in dit geheel. Zij is immers verantwoordelijk voor

het Gemeentemuseum (Kasteel), Speelhuis, Gaviolizaal en de nieuwe Kunstenhal in

het Boscotondocomplex. Naast de meer traditionele arrangementen (fiets- en

wandelarrangemente ) zijn er plannen om een architectuurroute te ontwikkelen. Deze

bustocht o.I.v. een deskundige gids laat de belangstellenden de mooiste plekjes van

Helmond met o.a. de nieuwe interessante wijken zien. Hiervoor is speciaal bij

gemeenten, provincies en architecten belangstelling, maar ook bij inwoners van onze

stad. Dit project zal samen met de afdeling communicatie van de gemeente Helmond

ontwikkeld worden.

Helmond heeft een groot industrieel verleden. Om het verleden zichtbaar te maken zal

samen met St. Industrieel Erfgoed Helmond een arrangement o.I.v. een deskundige

gids uitgewerkt worden en 'aan de man' gebracht worden. Tegen een geringe

vergoeding kunnen de mensen een rondwandeling boeken inclusief een tussenstop

voor een versnapering. De directie heeft het voornemen om in 2000 dit idee samen met

het industrieel erfgoed verder op te zetten en in 2001 uit te voeren.

De regio VVV Kempen en Peel heeft het idee opgevat om het industrieel erfgoed

zichtbaar te maken voor groepen. Groepen kunnen dan o.I.v. een gids een bedrijf in

Helmond bezichtigen. De gemeente heeft aan de RegioVVV hiervoor een bedrag ter

beschikking gesteld net zoals de gemeente Eindhoven, Het SR-E en Europa.

Momenteel werkt de regio VVV de plannen uit. VVV/Stadspromotie Hehnond is

betrokken bij de invulling en uitvoering. De planning is om in 2001 met een brochure

te komen met een aantal te boeken bedrijfsbezoeken waaronder verscheidene in

Helmond.

2.1.5 Het bevorderen van de verkoop van de wandelroutes door Helmond.

De gemeente Helmond heeft in 1999 het initiatief genomen om een uitgave met leuke

wandelroutes door Helmond te laten maken. VVV/Stadspromotie verzorgt de

distributie en promotie. De komende twee jaar wil de directie door middel van speciale

acties de verkoop van dit interessante boekje stimuleren. De directie denkt aan het

plaatsen van advertenties, het verkopen van de boekjes bij de belangrijke toeristische

attracties, het verspreiden bij nieuwe inwoners en het schrijven van persberichten.

2.1.6 Het verhogen van de omzet van de VVV geschenkbonnen

De VVV geschenkbon is marktleider. Dat willen de VVV's graag zo laten! Daarom is

het noodzaak dat op lokaal niveau hard gewerkt wordt om de omzet van deze bon te

vergroten. De directie is van plan om voor 2000 en 2001 mailings naar het

bedrijfsleven te sturen om de bon te promoten. Ook zullen in advertenties in de

weekbladen de bon aangeprezen worden. Om de middenstand te interesseren de bon te

accepteren, neemt de directie actie door de winkeliers persoonlijk te interesseren deel

te nemen. Het mes snijdt dan aan twee kanten: de bon wordt geaccepteerd door meer

winkels en de daarbij behorende deelnameopbrengsten zijn voor VVV/Stadspromotie.

Bovendien staat VVV/Stadspromotie in contact met de middenstand. Dit komt de

samenwerking voor andere activiteiten ten goede. Daarnaast wil VVV/Stadspromotie

het aantal verkooppunten vergroten. Hiertoe zoekt zij samenwerking met winkeliers in

de buitenwereld van Helmond. Om deze afspraken goed vast te leggen, maakt de

directie nieuwe uniforme overeenkomsten.

3

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

AM%*'

Stichting WV 1 Stadspromotie Helmond

2.1.7 Het bevorderen van de verkoop van kaarten voor locale evenementen

VVV/Stadspromotie wil graag de spilftmctie vervullen tussen evenementen-

organisaties en het publiek, zie paragraaf 2.2.12. De directie zal de evenementen-

organisaties ervan overtuigen de kaartverkoop te doen plaatsvinden via de

VVV/ANWB winkel. De organisatoren krijgen hiervoor een kwalitatief hoogstaand

distributiekanaal voor terug en de VVV/ANWB winkel ontvangt opbrengsten uit de

verkoop.

Momenteel verkoopt de VVV/ANWB kaarten voor poppodium Plato, Bach-festival

2000, staatscircus, Kennedymars, Lentefestival A-rtimond. De directie hoopt in de

nabije toekomst ook de kaartverkoop te verzorgen voor de Keiebijters.

2.1.8 Het continue bijscholen van de informatiemedewerkers

In het jaar 2000 krijgen de medewerkers scholing in het werken met Tourinfo, de

geautomatiseerde toeristische databank van Nederland. Om de dienstverlening van de

ANWB agentschappen te waarborgen is het van belang dat alle

informatiemedewerkers een "ANWB aantekening" krijgen. Nog twee medewerkers

van de infonnatie afdeling zullen deze aantekening moeten halen. In 1999 heeft

VVV/Stadspromotie een nieuw computemetwerk aan laten leggen. Dit netwerk

voldoet aan de eisen van vandaag en de nabije toekomst. Het is van belang dat de

medewerkers goed kunnen werken met dit netwerk, dit verhoogt de effectiviteit van de

organisatie. Daarom volgen de medewerkers in 2000 een cursus windows en microsoft

office. In 2000/2001 heeft VVV/Stadspromotie het voornemen om een

uitwisselingsprogramma op te starten tussen enerzijds de culturele, toeristische en

recreatieve organisaties en anderzijds VVV/Stadspromotie Helmond. Doel hiervan is

om wederzijds kennis te maken met de activiteiten, die zich op het vlak bevinden van

toerisme en recreatie.

4

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

AIVW*'

Stichting WV 1 Stadspromotie Helmond .qntsch-P

Externe diensten (promotie en pr, evenementen, productontwikkeling en advisering)

Voor promotie en pr hanteert VVV/Stadspromotie de volgende uitgangspunten:

¿ Het op grote schaal bekendheid geven aan de toeristisch-recreatieve mogelijkheden van

Helmond

¿ Het verbeteren van het imago van Helmond

Het promoten van het kemwinkelapparaat (de binnenstad in zijn algemeenheid)

Het profileren van de cultuur en cultuur-historie (inclusief het industrieel verleden) van

Helmond

Twee bestuursleden en de directie hebben actief zitting in de door de gemeente in 1999

opgerichte stuurgroep Stadspromotie. Deze projectgroep onder voorzitterschap van

burgemeester Van Elk heeft als hoofddoelstelling: "Het versterken van het imago van

Helmond in- en extern, door het promoten van de stad en onderdelen daarvan, in

samenwerking met derden, via het leveren van maatwerk per aspect of project in samenhang

met elkaar volgens een strategisch concept." De uitgewerkte notitie over de gewenste

promotie en imago onderschrijft VVV/Stadspromotie op hoofdlijnen.

Om de uitgangspunten te realiseren zijn de volgende activiteiten ontwikkeld.

2.2.1 Uitdragen van Helmond-logo met pgy-off

Het logo 'Helmond, een glimlach in Brabant' is ontwikkeld door VVV/Stadspromotie

met het doel een positief herkenbaar beeld en imago van Helmond te creëren. Dit logo

is de basis van alle reclame-uitingen die de komende jaren ondernomen zullen worden.

VVV/Stadspromotie streeft naar het eenduidig uitdragen van dit logo met de pay-off

door diverse partijen en belangengroepen in Helmond. Voor een gedoseerde integratie

van dit logo met pay-off zullen in de toekomst met verschillende vertegenwoordigers

van o.a. de gemeente gesprekken moeten worden gevoerd. Voor een eenduidig beleid

zal namelijk een en ander duidelijk op elkaar moeten worden afgestemd. De eerste

samenwerking zal gestalte krijgen in het gezamenlijk uitgeven van een twee nieuwe

Helmond brochures door VVV/Stadspromotie en gemeente Helmond, afdeling

Communicatie.

2.2.2 Het uitgeven van een nieuwe Helmond brochure

In samenspraak met de gemeente Helmond, afdeling Communicatie, brengt

VVV/Stadspromotie in 2000 een toeristische brochure uit over Helmond. Deze

brochure is bedoelt voor de inwoners, mensen uit de regio en toeristen. In deze

informatie staan alle van belangzijnde toeristische activiteiten versneld. Het toeristisch

bedrijfsleven kan participeren d.m.v. het plaatsen van advertenties. De verspreiding is

via balie, telefonische, schriftelijke en intemet-aanvragen, beurzen en dergelijke. De

verkoopadviesprijs isfl l,50. Bovendien geeft de gemeente in samenspraak met

VVV/Stadspromotie een brochure uit over Helmond. In deze brochure krijgt uitgebreid

aandacht het wonen en werken in Helmond. Deze uitgave is bestemd voor het

bedrijfsleven, gasten van de gemeente en VVV/Stadspromotie (gemeenten, provincies,

pers, etc. etc.) De uitgaven zijn zo op elkaar afgestemd dat er geen doublures zijn en

dat de layout hetzelfde is zodat deze twee uitgaven ook gelijktijdig verspreid kunnen

worden.

5

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

A~'

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond

2.2.3 Intemet

De directie geeft in 2000 opdracht om een toeristische intemetsite

www.vvvhelmond.nl te ontwikkelen. Deze site moet informatie gaan geven over alle

toeristische mogelijkheden die Helmond te bieden heeft. Ook moet het in de toekomst

mogelijk zijn VVV artikelen zoals souvenirs, kaarten, plattegronden te bestellen en

arrangementen te boeken. De evenementen krijgen een prominente plaats op de site.

Het bedrijfsleven kan tegen een bepaalde vergoeding participeren door middel van een

bedrijvenpresentatie of een "doorlink" mogelijkheid. Het is de bedoeling dat de VVV

Helmond site gelinkt kan worden bij andere sites van bijvoorbeeld gemeente Helmond,

bedrijven uit Helmond, regio VVV Kempen en Peel, ANVV, NBT en dergelijke. De

opzet is zo gekozen dat VVV/Stadspromotie zelf de site kan bijhouden.

2.2.4 Het organiseren van de Helmondse inzending Bedrijven Kontakt Dagen in Eindhoven

VVV/Stadspromotie verzorgt de gehele "handling" van de Helmondse inzending.

Het doel van deze inzending is de regio te laten zien wat Helmond allemaal te bieden

heeft. VVV/Stadspromotie ziet een gezamenlijke deelname van meer dan 40 bedrijven

in Eindhoven als een belangrijk promotie-instrument van Helmond. De verwachting is

dat de komende twee jaar gemiddeld ruim 40 bedrijven en instellingen mee zullen

doen. Naast het organiseren (voorbespreken, organiseren dagen zelf, contacten met de

beursorganisatie en administratie)van de Helmondse inzending, verzorgt

VVV/Stadspromotie de publiciteit. Jaarlijks houdt VVV/Stadspromotie een evaluatie.

Vandaar dat VVV/Stadspromotie de taak van het organiseren van deze inzending als

een prioriteit ziet.

2.2.5 De visitekaartjesactie.

De directie heeft in 2000 het voornemen om een visitekaartjesactie op te zetten voor de

inwoners van Helmond. Immers zijn zij zelf ook een promotor van de stad. Meer dan

35.000 huishoudens ontvangen een brief met een tiental visitekaartjes die zij tijdens de

vakantie kunnen uitdelen. Na evaluatie moet blijken of deze actie succesvol is

geweest. Indien dit zo is, wil de directie deze actie in 2001 continueren door een

kalender uit te geven.

2.2.6 Het opzetten van dagarrangementen in amenwerking met het bedrijfsleven en

culturele instellijim

zie voor dit onderdeel paragraaf 2.1.4

2.2.7 Het stimuleren van persbezoeken, het actief benaderen van de media voor free

publicity

Iedereen weet dat het bedrijven van promotie in de vorm van het plaatsen van

advertenties, advertorials, tv en radio reclame veel geld kost. Daarom zal

VVV/Stadspromotie in de komende twee jaren veel tijd stoppen in het gratis

verkrijgen van publiciteit voor de stad Helmond. Het zwaartepunt ligt in het gratis

schrijven van persberichten voor verenigingen en dergelijke die evenementen

organiseren in onze stad. De directie wil daarnaast samen met de regio VVV

journalisten naar Helmond uitnodigen die over "toeristisch" Helmond gaan schrijven.

Ook wil de directie samen met afdeling voorlichting van de gemeente persberichten

versturen over belangrijke gebeurtenissen in Helmond. Het doel van deze

berichtgeving is Helmond positief 'in de picture' te krijgen en de pers te attenderen op

interessante wetenswaardigheden over Helmond.

6

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond

2.2.8 Het inzetten van stadsgidsen

De directie zal in 2000 samen met de afdeling communicatie van de gemeente een

gidsen team formeren en opleiden die VVV/Stadspromotie en de gemeente Helmond

behulpzaam zijn bij rondleidingen. Het gaat hier om gidsen die de cultuur historie met

het industrieel verleden beheersen en om gidsen die de architectuur van Helmond

kunnen uitdragen. Deze gidsen worden bij arrangementen ingezet. Het betreft hier

vrijwilligers die een beperkte onkostenvergoeding krijgen. VVV/Stadspromotie heeft

de regie.

2.2.9 Samenwerking met de regio VVV Kempen en Peel

De directie is van mening dat bijvoorbeeld het alleen bezoeken van toeristische

beurzen om Helmond te promoten weinig zin heeft. Wel als je dit samen met de regio

oppakt. Vandaar dat VVV/Stadspromotie samen met de regio VVV promotionele

acties in 2000 en 2001 opzet.

Deze acties hebben vooral betrekking op gezamenlijk beursbezoek, promotie op

regionale vlak van de evenementen en het gezamenlijk oppakken van

groepsarrangementen. De directie is inmiddels gevraagd deel te nemen aan de

stuurgroep Regiocommissie De Peel. Zie hoofdstuk 6.

2.2.10 De Eer van Croy

De Stichting 'Eer van Croy' organiseert j aarlij ks met succes de Eer van Croy. Dit is

een prijs voor een bedrijf uit het Peelgebied dat zich voor de regio verdienstelijk heeft

gemaakt of waarop de regio trots mag zijn. De directie heeft in deze stichting een

adviserende rol. Omdat deze activiteit positief bijdraagt aan de beeldvorming van

Helmond en regio, blijft de directie in 2000 en 2001 actief betrokken bij de organisatie

van dit evenement. De Stichting tracht wel dit evenement te upgraden door belangrijke

vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven uit te nodigen aanwezig te zijn bij de

uitreiking. VVV/Stadspromotie verzorgt tevens het secretariaat voor deze stichting.

2.2.11 Samenwerking met Helmond Sport

Helmond Sport is een belangrijke identiteitsdrager van onze stad. In de businesselub

zitten veel ondernemers die graag iets willen betekenen voor Helmond.

VVV/Stadspromotie heeft deze netwerken nodig om op informele wijze in contact te

kunnen komen met deze ondernemers. Doel hiervan is om evenementen in de

toekomst, waarbij een nadrukkelijke bijdrage van het bedrijfsleven gewenst is, door te

kunnen laten gaan. Ook de naamsbekendheid van "Helmond, een glimlach in Brabant"

zal vergroot moeten worden. Helmond Sport komt regelmatig op de televisie. Vandaar

dat de directie graag van de gelegenheid gebruik maakt om tegen een gereduceerd

tarief borden te plaatsen in het stadion. De directie is tevens in gesprek met de leiding

van Helmond Sport voor het opzetten van gezamenlijke acties die de beeldvonning

van Helmond ten goede komt.

2.2.12 De evenementenborden

De huidige evenementenborden bij de invalswegen van de stad zijn aan vervanging

toe. De directie kijkt hier samen met de gemeente naar. De gedachten gaan uit om een

op zonne energie aangedreven computergestuurde evenementenlichtkranten te

plaatsen. Tegen geringe kosten kunnen de evenementenorganisaties hun evenement of

activiteit aanprijzen. Bovendien is VVV/Stadspromotie in staat algemene informatie te

versnelden, zoals koopavonden en parkeerplaatsen. Voor dit systeem bestaat grote

belangstelling bij de evenementenorganisaties. Het is de bedoeling dat de gemeente de

borden betaalt en neerzet en dat VVV/Stadspromotie het systeem beheert.

7

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

AM»y@'

Stichting Stadspromotie Helmond oge-t-cilop

Dit project heeft alleen maar kans van slagen als er subsidiegelden aangeboord worden

en wanneer de gemeente geen vergunning meer geeft voor het aanplakken van

evenementen op reclamezuilen. De directie hoopt in 2000 de planvorining en

financiering rond te hebben, zodat het systeem in 2001 operationeel is. De gemeente

kan overwegen om eerst een pilot te starten. Ook de gemeente Eindhoven is

geïnteresseerd in zo'n dergelijk systeem. Wellicht dat dit binnen SR-E aanleiding is

subsidie toe te kennen.

2.2.13 Stadsradio Helmond

Uit onderzoeken blijkt dat Stadsradio Helmond goed beluisterd wordt.

VVV/Stadspromotie wil graag samenwerken met Stadsradio Helmond om de rubriek

Helmond Info meer 'body' te geven. De VVV/ANWB winkel krijgt in dit progranuna

tevens aandacht. VVV/Stadspromotie ondersteunt Stadsradio Helmond in 2000 met

een eenmalige financiële bijdrage vanfl3.000,-. In 2001 zal VVV/Stadspromotie in het

kader van promotie (zie 2.1.2 en 2.1.3) een reclame-cainpagne via Stadsradio Helmond

opstarten.

8

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond 0.9entscil-P

Voor het evenement hanteert VVV/Stadspromotie de volgende uitgangspunten:

¿ Het evenementenaanbod van Helmond moet gevarieerd en kwalitatief hoogwaardig zijn

en het moet de verschillende doelgroepen waarop Helmond zich richt aanspreken.

¿ De evenementen moeten bijdragen aan de benodigde verlevendiging van het centrum en

¿ de diverse partijen zullen naar rato van voordelen/zakelijke betrokkenheid financieel

moeten participeren (gezamenlijk optreden van gemeente en bedrijfsleven).

2.2.14 Het aanbieden van een totaal dienstelipakket aan evenementenorganisaties

VVV/Stadspromotie vindt het belangrijk dat de evenementen in Hehnond goed

georganiseerd en dat ze goed bezocht worden. VVV/Stadspromotie heeft de expertise

in huis om de verenigingen en organisatoren te ondersteunen. In 1999 is regelmatig

gebruik gemaakt van deze dienstverlening. De verwachting is dat in 2000 en 2001 de

ondersteuning zal toenemen. Het dienstenpakket bestaat uit de volgende onderdelen:

het geven van informatie over het evenement aan de balie, het verkopen van

plaatsbewijzen, de promotie, de publiciteit en het geven van adviezen op

sponsoringgebied en het voeren van het secretariaat indien dat gewenst is.

De directie wil deze activiteit actief onder de aandacht brengen bij de

evenementenorganisaties. VVV/Stadspromotie is in 2000 en 2001 betrokken bij de

organisatie van o.a.het Bachfestival 2000, de concerten van het Carat-Paviljoen, het

Straattheaterfestival, het Lentefestival A-rtimond, Landjuweel (2001) en de intocht van

Sint Nieolaas. De directie wil in het najaar van 2000 een presentatie houden voor de

evenementenorganisaties en verenigingen. Het doel van deze bijeenkomst is het

bekend maken van het dienstenpakket en het uitleggen wat VVV/Stadspromotie

allemaal doet.

2.2.15 De Carat-concerten

Het bestuur van de Stichting Beheer Carat-Pavilj oen organiseert vele jaren met succes

elke zondag in de maanden mei t/m september de Carat-concerten. De directie heeft in

het bestuur een adviserende rol. VVV/Stadspromotie voert het secretariaat van de

Carat-concerten. Geheel belangeloos verzorgt zij voor deze stichting de

programmering, publiciteit, sponsoring en administratie. De directie continueert deze

activiteiten in 2000 en 2001. De directie zal samen met het bestuur brainstormen om te

bezien hoe de invulling van het Carat-paviljoen nog verder verbeterd kan worden,

bijvoorbeeld door het maken van een brochure met daarin opgenomen het

jaaiprogramma.

2.2.16 Evenementen-databank

De directie zal er alles aandoen om in 2000 een representatieve evenementen-databank

op te zetten die gebruikt kan worden voor promotionele doeleinden, persberichten,

intemet, evenementenposters en voor afstemming van de data van de diverse

evenementen.

2.2.17 Evenementenkalender

VVV/Stadspromotie is in 1999 gestart met het uitgeven van een evenementenkalender.

De directie heeft het voornemen om in 2000 en 2001 deze kalender ook uit te geven.

Gekeken wordt hoe de distributie verbeterd kan worden. Het is namelijk de bedoeling

deze kalender overal in Hehnond en regio op te hangen in horecapanden,

reereatiebedrijven, gemeentehuis, banken, VVV kantoren en dergelijke.

2.2.18 Lentefestival A-rtimond

Lentefestival A-rtimond is niet meer weg te denken uit Helmond. Het festival heeft in

de regio een zeer positieve uitstraling.

9

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond

Op verzoek van het bestuur van Lentefestival Artimond is VVV/Stadspromotie

betrokken bij de organisatie en de publiciteit. Bovendien geeft zij de stichting adviezen

over sponsoractiviteiten.

In 2000 geeft VVV/Stadspromotie fl. 1 0. 000,-- aan de stichting Lentefestival

Artimond voor het professionaliseren van de organisatie en programmering. Hiervoor

is de Stichting Bossa Nova ingehuurd die de organisatie ondersteunt op het gebied van

de programmering en publiciteit. Bij een positieve evaluatie wordt deze ondersteuning

in 2001 gecontinueerd meteen bedrag vanfl 5 000,-.

2.2.19 Welkomstmarkt 2001

Eens in de twee jaar is er een mogelijkheid voor alle Helmondse verenigingen om zich

te presenteren naar alle inwoners van Helmond. In de Elzas Passage krijgen deze

verenigingen een stand toegewezen en op het Speelhuisplein en in het Speelhuis

vinden voorstellingen plaats door deze verenigingen. Dit evenement wordt

georganiseerd door gemeente Helmond afdeling Communicatie en door de Helmondse

Vrouwenraad. De directie van VVV/Stadspromotie is betrokken bij de organisatie van

dit evenement en presenteert zich op de markt met een stand.

2.2.20 Brandweer Helmond 1 00 jaar 2002

Onlangs is de directie van VVV/Stadspromotie benaderd om in een vroegtijdig

stadium mee te denken over het jubileumj aar 2002 waarin de Brandweer Helmond

honderd jaar bestaat. VVV/Stadspromotie geeft gehoor aan dit verzoek door

adviserend op te treden.

2.2.21 Uitbouw bestaande evenementen

Straattheaterfestival

Toneelvereniging St. Genesius zal dit jaar in samenwerking met VVV/Stadspromotie

Helmond het straattheaterfestival voor het eerst organiseren op de Markt, in het

centrum van de stad. VVV/Stadspromotie zal de organisatie op vele vlakken

ondersteunen o.a. via het geven van adviezen m.b.t. sponsoring, het verzorgen van en

versturen van persberichten en het onderhouden van de contacten met de pers, het

maken van 7000 brochures met het dagprogramma en van ruim 400 affiches. Bij een

positieve evaluatie zal VVV/Stadspromotie deze ondersteuning continueren.

2.2.22 Versteviging contacten

VVV/Stadspromotie onderneemt actie om contacten met de organisaties van

onderstaande evenementen te verstevigen met als doelstelling om die evenementen

nog breder en uitgebreider in de markt te zetten:

¿ Boeremnert Brouwhuis

¿ Binnenstadsronde Helmond, Ren & Toeristenclub Buitenlust

¿ Profronde Stiphout

C> Brabantse Fietsdag

Welkomstmarkt 2001

Landjuweel 2001

Koninginnedag (Oranjecomité)

Jazz in Catstown

Vooijaar- en zomerkennis

Carnaval

10

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

A~'

Stichting Stadspromotie Helmond agentschap

2.2.23 Nieuwe evenementen

Kasteeltuinconcerten Helmond

VVV/Stadspromotie wil in 2001 gedurende 9 vrij dagavonden in juli en augustus bij

het kasteel een zomerfestival organiseren. Dit evenement is nieuw in Helmond. De

gemeente Helrnond, afdeling Economische Zaken, is bereid om een subsidie van

fl 12.500,- voor dit nieuwe evenement ter beschikking te stellen. De overige kosten,

zijndefl 12.500,-, wordt door VVV/Stadspromotie voor haar rekening genomen. Zo'n

dergelijk happening past uitstekend om in de zomen-naanden in Helmond een activiteit

te hebben voor de eigen inwoners en voor de aanwezige toeristen in de regio. Van

20.00 tot 23.30 uur treden er verschillende groepen op. De programmering is van dien

aard dat het hele gezin kan komen genieten van een leuk zomeravondconcert. Na

afloop kunnen de bezoekers dan eventueel naar de vele horecapunten in het centrum

van de stad.

Met het bestuur van Jazz in Catstown en met de gemeente m.b.t. de kerrnisorganisatie

zal overleg gevoerd worden om e.e.a. goed op elkaar af te stemmen.

2.2.24 Intocht Sint Nicolaas

College van B&W heeft besloten om VVV/Stadspromotie Helmond een

subsidiebedrag vanfl5.000,- toe te kennen om de Sint Nicolaasintocht te organiseren.

Dit voor VVV/Stadspromotie nieuwe culturele stadsevenement zal samen met

Stichting Helmonds Sint Nicolaasfeest georganiseerd gaan worden.

VVV/Stadspromotie hoopt met deze nieuwe financiële impuls dit stadsevenement nog

breder en grootser op te zetten dan voorheen al het geval was.

Naast deze geplande nieuwe evenementen -reeks wil VVV/Stadspromotie graag op

korte termijn een aantal nieuwe evenementen aan de bestaande kalender toevoegen om

het evenementenaanbod te vergroten. De wens bestaat om een groot nationaal

sportevenement in Helmond te laten plaatsvinden. Tevens zijn inmiddels de eerste

contacten gelegd om "Bedrijven Kontakt Dagen" voor de regio Peelland in Helmond

te organiseren. Een mogelijke locatie hiervoor is het voetbalstadion De Braak.

1 1

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting WV 1 Stadspromotie Helmond

Voor de productontwikkeling wil VVV/Stadspromotie in eerste instantie alleen nieuwe

producten en activiteiten ontwikkelen die in ieder geval passen binnen door de gemeente

opgestelde visies verwoord in "het recreatief Ontwikkelingsplan Helmond-Centrum" en

"Stadsmarketingplan Helmond 1992 - 1995" genoemde visie.

2.2.25 Het beter benutten van het kasteel

Het kasteel krijgt een nieuwe bestemming, nadat de gemeenteraad er niet meer

vergadert. De directie wil graag overleg met de afdeling Cultuur van de gemeente

Helmond om te bezien welke functies het kasteel kan krijgen en wat

VVV/Stadspromotie in deze kan betekenen. Het eerste initiatief ligt er om in de tuin de

Kasteeltuinconcerten te organiseren (zie 2.2.23). Andere mogelijkheden zijn om naast

het museum, sommige ruimten te verhuren voor bedrij fspresentaties, speciale

bijeenkomsten en dergelijke.

2.2.26 InforTnatievoorziening bij interessante objecten

Helmond heeft veel interessante objecten waarvan weinig mensen weten dat die er

zijn. VVV/Stadspromotie is van plan om samen met de gemeente een lijst op te stellen

met objecten die voor informatievoorziening in aamnerking te komen. Wellicht dat in

de toekomst deze voorziening kan aansluiten bij de andere informatiesystemen in

Helmond (informatieborden, bewegwijzering voor wandelaars etc.).

2.2.27 Nieuwe fietsroute "rondje Helmond"

Op dit moment is er geen bewegwijzerde fietsroute beschikbaar in Helmond. Hiervoor

bestaat bij de doelgroepen veel belangstelling. VVV/Stadspromotie is deze route aan

het uittekenen. De route zal ongeveer 40 kilometer behelzen en de route doet de

belangrijkste punten (natuurschoon, musea, nieuwe wijken, horeca) aan. Het liefst wil

VVV/Stadspromotie deze route vanuit twee richtingen bewegwijzeren.

VVV/Stadspromotie zal het bedrijfsleven benaderen voor participatie in de vorm van

arrangementen en kortingacties. VVV/Stadspromotie zal zorgen voor het

foldennateriaal, de promotie en de distributie ervan. De consument betaalt voor het

routekaartje. De directie wil in 2000 de planvorining afgerond hebben en ziet het liefst

dat de route in het vooijaar van 2001 bewegwijzerd wordt. De fietsroute sluit aan op

het nieuwe fietsknooppuntensysteem van de SRE. VVV/Stadspromotie zal over deze

nieuwe fietsroute in contact treden met de gemeente om e.e.a. nader uit te werken.

2.2.28 Nieuwe architectuurroute

VVV/Stadspromotie gaat in 2001 een stadsarrangement ontwikkelen waarbij men per

bus een tour door Helmond kan maken. De nadruk zal worden gelegd op architectuur

met o.a. de nieuwe interessante wijken en gebouwen, maar daarnaast zullen ook andere

bijzondere plekjes in Helmond worden aangedaan. Deze tour zal begeleid worden door

stadsgidsen. (zie 2.2.8.) Samenwerking met het Architectuurcafé zal hierbij worden

nagestreefd.

2.2.29 Ontwikkeling industrieel erfgoedtoerisme

Helmond heeft een groot industrieel verleden in met name textiel en metaal.

VVV/Stadspromotie wil samen met de Stichting Industrieel Erfgoed Helmond,

monumentenwerkgroep, gemeente-archief en diverse Helmondse musea de

mogelijkheden bekijken om arrangementen op maat te ontwikkelen. Met de

beleidsmedewerker Toerisme, Recreatie en Cultuur zal overleg gevoerd worden m.b.t.

de opzet van deze arrangementen (zie 2.1.4).

12

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

.4NW*'

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond -90"t$Ch-P

Voor advisering en ondersteuning is de directie van VVV/Stadspromotie

vertegenwoordigd in diverse belangenverenigingen, klankbordgroepen, commissies en

initiatiefgroepen. Deze zijn:

2.2.30 Federatie belangenverenigingen "Stadskem-Helmond"

In 2000 zal deze nieuwe federatie een feit zijn. Leden zijn: de ondememersvereniging

Steenweg, Belangenvereniging Passage, Helmond City Ondememersvereniging,

Ondememersvereniging Koninginnewal, Grootwinkelbedrijf Helmond City, Dag-

Horeca Helmond City. Deze federatie heeft onder meer tot doel: het behartigen van de

gemeenschappelijke belangen en het bevorderen van de samenwerking, het

organiseren van collectieve evenementen, het voeren van reclame-acties en het

bedrijven van public relations. VVV/Stadspromotie onderschrijft deze doelstellingen

van harte en is dan ook graag bereid actief te participeren in deze federatie als

ondersteunend lid. De directie is namens VVV/Stadspromotie vertegenwoordigd.

2.2.31 BVR klankbordgrogp: zakelijk toerisme, kantoren en centrumstedelijk wonen

De gemeente heeft opdracht gegeven aan BVR om een ontwikkelingsvisie

(programmatisch en ruimtelijk) voor de binnenstad op te stellen. De directie zit in deze

klankgroep en denkt actief mee om het centrum voor alle leeftijden en alle leefstijlen

aantrekkelijk te maken en om ervoor te zorgen dat in het centrum zowel overdag als

7s avonds wat te doen is.

2.2.32 Regiocommissie De Peel van de regio VVV Kempen en Peel

De directie zit namens VVV/Stadspromotie in deze commissie. De activiteiten van de

regiocommissie liggen op het vlak van de promotie en productontwikkeling.

Activiteiten die in 2000 opgepakt worden zijn: het uitgeven van een infortnatiegids en

placemats, het ontwikkelen van asperge-arrangementen en fiets- wandel- en

ruiterroute. De bedoeling is dat Helmond als centrumstad van de Peel een

prominentere rol krijgt in de promotie en productontwikkeling van het Peelgebied.

2.2.33 Begeleidingscommissie Stichting Mooi Zo Goed Zo Helmond

De directie van VVV/Stadspromotie is vertegenwoordigd in deze

begeleidingscommissie, die o.a. adviseert bij de benadering van mogelijke sponsors uit

het bedrijfsleven t.b.v. projecten die de leefbaarheid in Helmond vergroten.

2.2.34 Initiatiefgroo 'Ketsegangske'

De directie is nauw betrokken bij dit initiatief, dat zich o.a. bezighoudt met et

organiseren van verschillende consumentenacties voor de klanten van het kern

winkelapparaat.

2.2.35 Reconstructiecommissie Brabant

Vanwege de mestproblematiek binnen de varkenssector zoeken steeds meer

varkensfokkers naar andere mogelijkheden van bestaan. Te denken valt aan o.a.

boerderijcampings, recreatie-oplossingen en activiteiten binnen het agrotoen'sme.

Binnen deze reconstructiecommissie heeft de directie VVV/Stadspromotie Helmond

een adviserende taak.

1 3

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

ANN@4V'

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond Oqe@tscl,.p

3. Huisvesting

VVV/Stadspromotie is momenteel gehuisvest op de Markt 21 1. De winkel is niet meer

toereikend voor de toeloop en ambities die de directie heeft. De directie en het bestuur zijn in

overleg met de gemeente voor nieuwe huisvesting. Nu verhuizing naar Boscotondo vanuit

gemeentewege niet haalbaar is, wil VVV/Stadspromotie graag verhuizen naar de buren -

afdeling communicatie - die wel verhuist naar het Boscotondogebouw. Tot het moment zeker

is waar VVV/Stadspromotie naar toe gaat, zullen er geen investeringen gedaan worden in

Markt 21 1. De directie hoopt in het voo@aar 2001 te verhuizen naar de nieuwe locatie.

4. Personele invulling

Alhoewel het bestuur niet het uitbreiden van vast personeel nastreeft, zal VVV/Stadspromotie

de informatie-afdeling (gezien de toename van de werkzaamheden) uitbreiden met twee

fulltimers. De directie zal naar gelang de noodzaak derden inhuren voor het verrichten van

werkzaamheden op het vlak van acquisitie, promotie en evenementenbegeleiding. Het betreft

hier dan vooral activiteiten die betrekking hebben op de externe diensten. VVV/Stadspromotie

is zich verplicht te houden aan het bindend besluit arbeidsvoorwaarden ANVV. Dit houdt

concreet in, dat de jaarlijks de personeelslasten conform landelijke afspraken zullen toenemen.

Ter indicatie: Voor 2000 stijgen de lonen, afgezien van schaalverhoging bij goed

functioneren, 3,25%! Deze salarisontwikkeling is verwerkt in de begroting.

5. Interne organisatie

VVV/Stadspromotie zal in 2000 een nieuw computemetwerk en een telefooncentrale

aanschaffen. Deze apparatuur zal de efficiency en effectiviteit bij VVV/Stadspromotie

vergroten. De nieuwe telefooncentrale heeft tot doel de bereikbaarheid van directie en

medewerkers te verbeteren. Het nieuwe netwerk zal ook gebruikt worden om de nieuwe

evenementendatabank in te richten.

6. Regio VVV Kempen en Peel

Momenteel wordt er in de regio discussie gevoerd over de invulling van een nieuwe re io

9

VVV. Dit omdat de ANVV een reorganisatie toepast, waar alleen nog plaats is voor regio

VVV's en niet meer voor locale VV-V's. Het bestuur van VVV/Stadspromotie geeft de

voorkeur aan één regio VVV voor het gebied Kempen en Peel.

De organisatievonn die hierbij past is van federatieve aard. Voor de VVV's in de Kempen is

het moeilijk bespreekbaar dat zij een gedeelte van de autonomie moeten afstaan aan de

nieuwe federatie. Zij willen niet samenwerken met Eindhoven. De VVV Eindhoven heeft te

kennen gegeven niet in een federatie te willen samenwerken. Komen de VVV's in de Kempen

en Peel niet tot overeenstemming dan zal VVV/Stadspromotie samen met de Peel VVV's en

gemeenten in overleg treden voor het oprichten van een federatie voor de Peelregio. Naar

verwachting zal eind 2000 duidelijk zijn welke richting het op gaat, zodat in 2001 de nieuwe

situatie in werking kan treden.

14

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond

Voor VVV/Stadspromotie Helmond is het van belang dat zij zeggenschap houdt voor de

activiteiten die in Helmond plaatsvinden en voor onze stad van belang zijn.

7. Begroting

VVV/Stadspromotie wil voor de gemeente geen doorgeefluik zijn van het doorsluizen van

subsidiegelden die zij beschikbaar stelt aan onze organisatie. De directie probeert het

bedrijfsleven zoveel mogelijk financieel te laten participeren in projecten. Uit de praktijk

blijkt dat het bedrijfsleven alleen wil mee betalen aan acties als hier een bepaalde tegen-

presentatie tegenover staat. Hierbij valt te denken aan advertenties, naainsverineldingen,

reclaineborden, stands en promotiemateriaal. Voorbeelden van participatie zijn: de Bedrijven

Kontakt Dagen in Eindhoven, de arrangementen, het intemet verhaal en de Helmond

brochure. Ook probeert VVV/Stadspromotie de inkomsten uit de VVV/ANWB winkel te

vergroten. Naar verwachting kan dit pas gebeuren nadat de nieuwe huisvesting een feit is. De

directie probeert in ieder geval zoveel mogelijk netto opbrengsten uit de VVV/ANWB winkel

te halen die vervolgens gebruikt kunnen worden voor financiering van promotionele

activiteiten.

8. Tot slot

Dit plan geeft aan wat de directie in 2000 en 2001 voor activiteiten wil ontplooien. Papier is

geduldig. VVV/Stadspromotie wil flexibel zijn om plannen aan te passen of activiteiten uit te

voeren die niet in dit plan vertneld staan. Deze aanvullende plannen moeten passen binnen het

opgestelde beleidsplan en zullen alleen opgepakt worden als hiervoor budgettaire ruimte is.

1 5

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond

.g.nftcha,o

Tussenbalans per november 2000

Stand van zaken:

2.1.1 Het amassen van de openingstijden van de VVV/AN-WB-winkel aan de

seïzoensdrukte.

De donderdagavondopenstelling is geëvalueerd. De bezoekersaantallen vielen

behoorlijk tegen. De directie heeft daarom het besluit genomen om in 2001 de

donderdagavondopenstelling te laten vervallen. In plaats hiervan zal er in 2001 een

proef genomen worden met drie vrijdagavondopenstellingen voor de aanvang van de

bouwvakvakantie.

2.1.2 Het ontwikkelen van Helmond-souvenirs en relatiegeschenken.

Huidige stand van zaken: In het assortiment zijn im-niddels opgenomen de Helmond

Sport-artikelen en Keiebijtersartikelen, caps en handdoekjes voorzien van het

Helmond, een glimlach in Brabantlogo, liggen im-niddels ook in de winkel voor

verkoop.

2.1.3 Het bevorderen van VVV- en ANWB-artikelen.

Voor 2001 is met Stadsradio Helmond een afspraak gemaakt om 4 x per dag het hele

jaar door een commercial te laten uitzenden. Voor deze campagne zullen naar alle

waarschijnlijkheid 4 verschillende spotje worden ingezet. In 2001 wil

VVV/Stadspromotie ook starten met een advertentiecampagne in diverse huis-aan-

huisbladen.

2.1.4

2.1.5 Het bevorderen van de verkoop van wandelroutes door Helmond.

Van de gemeente Helmond hebben wij begrepen dat de SRE het voornemen heeft een

wandelroute uit te zetten in Helmond. VVV/Stadspromotie wil graag betrokken zijn bij

de nadere uitwerking van deze route en wil graag op de hoogte gehouden worden van

deze ontwikkeling door de gemeente en de SRE.

2.1.6 Het verhogen van de omzet van de VVV-Geschenkbonnen

De wervingscampagne in september en oktober om meer acceptanten te krijgen is

bijzonder goed gelukt. Bijna 75 nieuwe ondernemers zullen in de toekomst de VVV-

Geschenkbon accepteren. Ook zijn im-niddels de eerste contacten gelegd voor vier á

vijf nieuwe verkooppunten van de VVV-Geschenkbon.

2.1.7 Het inzetten van stadsgidsen

VVV/Stadspromotie zal eind november een gesprek voeren met een aantal personen,

die mogelijk de nieuwe stadsgidsen van Helmond kunnen worden.

3. Huisvesting

VVV/Stadspromotie heeft aan het College van B & W een brief gestuurd d.d. 7

augustus 2000 met het verzoek in te stemmen met de nieuwe huisvestingswens. Hierop

is tot op heden geen antwoord ontvangen. Zoals wij denken heeft het landelijke

herstructureringsproces (ANVV) geen invloed op de huisvestingsproblematiek van

VVV/Stadspromotie. Er zal immers altijd een goed functionerende VVV/ANWB-

winkel in Helmond moeten zijn.

16

Concept activiteitenplan 2000 - 2001

Stichting WV 1 Stadspromotie Helmond

4. Personeel

In november 2000 is nog geen zicht op welke wijze het herstructureringsproces

(ANVV) invloed zal hebben op de personele invulling voor VVV/Stadspromotie.

6. Regio-VVV Kempen en Peel

In november 2000 ziet het bestuur van VVV/Stadspromotie geen aanleiding om haar

visie zoals verwoord in het activiteitenplan 2000/2001 aan te passen. Zij blijft opteren

voor een regio-VVV voor Zuid-Oost-Brabant in de vorm van een federaties model.

Helmond, november 2000

17

Concept activiteltenplan 2000 - 2001

Stichting VVV 1 Stadspromotie Helmond