Commissiestukken Milieuwerkprogramma nieuwe stijl

TER KENNiSNJ~tME

Gemeente Helmond

Commissie-format

Verzoek College van B en W voor Commissiebehandeling.

Vastgesteld in B en W vergadering van: .z...U u..k.- £Oe 3

Onderwerp: Voorstel inzake opdrachtverlening aa'1'i DHV m.b.t. ontwikkelen milieuwerprogramma nieuwe

stijl

Inhoud:

Op 16 april 2002 is aan DHV opdracht verleend tot het uitvoeren van een benchmarkingonderzoek naar de

inrichtingsgebonden milieutaken met vergelijkbare gemeenten. Het benchmarkingonderzoek heeft zich

geconcentreerd op de vraagstelling 'in hoeverre de milieudienst regio Eindhoven ondoelmatig dan wel

doelmatig functioneert op het vlak van de bedrijfsgerichte milieutaken'. Er is een vergelijking gemaakt met

gemeenten die eveneens haar milieutaken heeft uitbesteed aan een regionale milieudienst. Van de

benchmark is een onderzoeksrapport ('Kijk op doelmatigheid' d.d. 5 december 2002) opgesteld. De

conclusies Op basis van de bevindingen is het volgende voor de gemeente Helmond geconcludeerd:

a. De gemeente Helmond begroot in termen van formatie en begrotingsbedragen niet meer dan de andere

gemeenten gemiddeld doen. Hierbij moet eveneens in ogenschouw worden genomen dat het

bodemtakenpakket voor Helmond groter is dan in de meeste andere gemeenten (circa 6 formatieplaatsen).

b. Het inrichtingen bestand is in de periode 2000-2001 met 9% toegenomen. In de periode 2001-2002 is er

sprake van stabilisatie.

c. De gemeente Helmond heeft een hoge bedrijfsdichtheid een 'zwaar' inrichtingenbestand.

d. Het aantal vergunningplichtige bedrijven is in de periode 2001-2002 met 40% gedaald. Een kleinere

verder daling is als gevolg van de MDW-operatie te verwachten.

e. Het beheersniveau voor vergunningverlening is in 2001 (prestatie) en wordt in 2002 (planning) niet

gehaald.

f. Het beheersniveau voor meldingen is in 2001 (prestaties) gehaald (10%), maar wordt voor 2002

(planning) niet gehaald.

g. De planningen voor vergunningen en meldingen in 2002 zijn afgestemd op het beschikbare budget en

niet op het beheersniveau

h. De controle productie is nagenoeg vergelijkbaar met andere gemeenten en conform het beheersniveau.

i. De vergunningen en controles van de milieudienst zijn niet goedkoop. Er is sprake van de hoogste kosten

per vergunning en de bijna hoogste kosten per controle. De kosten per melding zijn in vergelijking tot de

andere gemeenten gemiddeld.

j. De gemeente Helmond ontvangt in tegenstelling tot de andere gemeenten van de milieudienst 'full-

.,. 71F' --,.? '

Met dit verzoek mee te zenden stukken: Offerte van DHV d.d. 3 juni 2003

Het college van B en W verzoekt:

voor te leggen aan:

de commissie RF op I/-I.( met als' doel:

kennisnemen van de opdrachtverlening aan DHV

Commissieformat opdracht DHV mwp nieuwe stijl.doc

Pagina 1 van 4

Ruimte voor eventueel vervolg inhoud:

DHV komt tot de volgende slotconclusie.

"Er kan niet worden vastgesteld dat de milieudienst regio Eindhoven ondoelmatig i.c. inefficiënt voor

de gemeente Helmond werkt. Tegelijkertijd kan ook niet worden geconcludeerd dat de milieudienst

zeer doelmatig i.c. efficiënt werkt. Het beeld dat is ontstaan is tamelijk diffuus en versnipperd.

. De producten/diensten van de milieudienst zijn op sommige punten moeilijk vergelijkbaar zijn met

de producten die andere Nederlandse gemeenten van milieudiensten ontvangen. In ieder geval

kan worden vastgesteld dat de gemeente Helmond door de milieudienst van kwantitatief volledig

producten wordt voorzien die worden gemaakt door hoog geschoolde miJieumedewerkers.

Voor vergunningverlening stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties en de

gemiddelde tijdsbesteding/kosten in vergelijking tot de andere gemeenten matig scoren.

. Voor meldingen en de controles stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties en de

gemiddelde tijdsbesteding/kosten gemiddeld tot goed is.

. Het beeld voor 2002 ziet er voor de prestaties naar al/e verwachting minder goed dan in 2001."

DHV heeft in haar rapport drie aanbevelingen geformuleerd voor de toekomstige relatie tussen de gemeente

Helmond en de milieudienst regio Eindhoven op het vlak van de bedrijfsgerichte taken.

1. Er moet duidelijkheid worden gecreëerd in de beleidsmatige vertrekpunten. Met andere woorden,

welk kwantitatief en kwalitatief niveau wenst de gemeente Helmond na te streven?

2. Voor de nabije toekomst dient de verhouding gemeente - MDRE transparant te worden gemaakt.

. Zoveel mogelijk afspraken maken op basis van een vaste prijs per product, ongeacht of de

werkelijke tijdsbesteding hoger of lager ligt.

. Op basis van de vaste prijzen en het gewenste beheersniveau wordt het beschikbare budget

vastgesteld.

. Afrekening vindt plaats op basis van geleverde prestaties waarbij het beschikbare budget als

een 'hard' gegeven fungeert.

3. De (bij)sturingsmogelijkheden voor de gemeente dienen te worden vergroot. Op basis van

tussentijdse voortgangsrapportages moet de gemeente de planning kunnen bijstellen.

Nieuwe eenheid Milieu

Eén van de redenen voor de gemeente Helmond om een benchmarkonderzoek te entameren was de

beperkte sturingsmogelijkheden richting de milieudienst. Reeds vooruitlopend op de benchmarkingresultaten

is besloten om per 1 januari 2003 de aansturing, coordinatie etc van alle gemeentelijke milieutaken en de

opdrachtgeversrol richting MORE onder te brengen binnen de Eenheid Milieu. De nieuwe eenheid Milieu zal

nog 'handen en voeten' moeten krijgen. De volgende aspecten moeten worden uitgewerkt:

1. Vormgeven nieuwe Eenheid Milieu

De positie van de Eenheid Milieu dient te worden verankerd binnen de Dienst S&B en de

afstemmingsrelatie c.q. - processen met de andere dienstafdelingen dient te worden geborgd. Hierbij

dient voortgeborduurd te worden op de interne notitie 'Bouwstenen Strategie, Cultuur en Structuur'.

2. Uitwerken relatie He/mond en milieudienst

De relatie Helmond - MORE dient anders te worden ingevuld. Vanaf 1 januari 2003 worden de

beleidsmatig/strategische milieutaken door de gemeente zelf uitgevoerd. Dit betekent dat de coordinatie

en aansturing van de milieudienst bij de gemeente Helmond ligt. De opgave is het vormgeven van de

nieuwe relatie tussen Helmond en de milieudienst op het vlak van onder meer de communicatie,

planning & contral, bedrijfsvoering et cetera.

3. Ontwikkelen milieuprogramma

Eén van de consequenties van het concreet invullen van de opdrachtgeverschap is dat de aansturing

plaats moet vinden op basis van een werkprogramma. Kortom, wat moet wanneer door wie worden

gedaan tegen welke kosten. De derde opgave betreft het ontwikkelen van het programma dat sturing

geeft aan de taakuitvoering; zowel binnen de gemeente als richting de milieudienst (of alternatief).

Commissieformat opdracht DHV mwp nieuwe stijl.doc

Pagina 2 van 4

4. Herijking contract met milieudienst

De taakuitvoering door de MDRE zal onder de nieuwe condities en onder de nieuwe voorwaarden (bijv.

vaste prijzen per product) moeten plaatsvinden. Hierover moet met de milieudienst worden

onderhandeld.

Offerte DHV d.d. 2 juni 2003

Aan DHV is gevraagd ondersteuning te leveren bij de eerste drie opgaven. Het fysieke resultaat moet zijn

een milieuwerkprogramma met hierin een beschrijving van de eenheid Milieu, de uitwerking van de relatie

met de milieudienst alsmede de weergave van het milieu programma voor 2004

De centrale vraag, die via het werkprogramma moet worden beantwoord is hoe de eenheid Milieu moet

functioneren binnen de dienst S&B wat hiervoor nodig. Hierbij gaat het om de keuzes die Helmond moet

maken in het kader van de taakuitvoering van de eenheid Milieu. Relevante vragen zijn onder meer:

. Is duidelijk wat de eenheid Milieu wil bereiken? Zijn doelen en ambities geformuleerd? Welke

inhoudelijke keuzes zijn gemaakt?

. Hoe ziet de milieubeleidscyclus eruit? Hoe functioneert deze? Welke instrumenten kunnen worden

onderscheiden? Hoe ziet de relatie met andere cycli eruit?

. Hoe ziet de interne organisatie van de taken eruit? (aanwezigheid en gebruik van procedures, de

scheiding of integratie van taakuitvoering etc)

. Hoe ziet de interne overleg-, afstemmings- en samenwerkingsstructuur eruit en verloopt deze?

. Hoe verloopt de informatievoorziening op beleidsniveau? Het gaat hierbij om informatie om beleid te

kunnen maken, de organisatie te kunnen sturen, de samenwerking vorm te kunnen geven etc.

. Hoe verloopt de informatievoorziening op zaaksniveau? Het gaat hierbij om informatie om de taken uit te

kunnen voeren. Men kan denken aan informatie over individuele bedrijven, de handelingen van andere

afdelingen binnen de dienst S&B.

. Hoe wordt de externe integratie vormgegeven? Wie zijn binnen de dienst S&B op welk moment de

samenwerki ngspartners?

. Welke overige ondersteunende processen zijn aanwezig dan wel noodzakelijk? Hoe wordt hieraan

invulling gegeven?

. Kosten, financien, middelen

DHV heeft op 2 juni 2003 offerte uitgebracht voor de ontwikkeling bovenbedoeld milieuprogramma nieuwe

stijl bestaande uit een beleidsdeel en een taakdeel.

In het beleidsdeel zal:

1. een analyse gemaakt worden van de huidige situatie rond de invulling en uitvoering van de

milieutaken en de problemen die zich daarbij voordoen binnen de gemeente Helmond

2. de ambities van de gemeente Helmond rond de beleidsmatige invulling van de taken worden

weergegeven

3. beschreven worden welke werkwijze en welke instrumenten kunnen worden gehanteerd om

de verschillende doelen te bereiken. Belangrijk aandachtspunt voor het bereiken van de

gestelde doelen vormt verder de samenwerking met andere beleidsvelden en met de

MDRE.

In het taakdeel worden de beleidsuitgangspunten vertaald naar de uitvoeringspraktijk van het komende jaar

Het uiteindelijke resultaat van de inschakeling van DHV is het MilieuWerkPlan (MWP) dat bestaat uit een

uiteenzetting van de eenheid Milieu, de beschrijving van de relatie met de regionale milieudienst en het

milieu programma. .

Commissieformat opdracht DHV mwp nieuwe stijl.doc

Pagina 3 van 4

Inzetraming DHV en kosten

In het onderstaande overzicht is per opgave een raming van de inzet (in dagen) van DHV opgenomen De

inzet is zoveel als mogelijk gespecificeerd naar activiteiten

Opgave 1: Invulling eenheid Milieu

6

2

12

Opgave 2: Relatie met MORE

4

1

9

Opgave 3: MiUeuprogramma

4

11

16

Totaal

14

14

Bovengenoemde werkzaamheden worden geoffreerd voor een bedrag van 35.700 euro (inclusief BTW en

een stelpost voor reiskosten. De uitvoering van de drie opgaven zal zoveel als mogelijk parallel lopen. Bij

een start op 1 juli 2003 (week 27) zijn de werkzaamheden medio oktober afgerond.

Commissieformat opdracht DHV mwp nieuwe stijLdoe

Pagina 4 van 4

Gemeente Helmond

Dhr. Drs. A.G.W.M. Kamp

Postbus 950

5700 AZ HELMOND

DHV Milieu en Infrastructuur BV

Laan 1914 nr. 35

Postbus 1 076

3800 BB Amersfoort

Telefoon (033) 468 27 00

Telefax (033) 468 28 01

Intemet www.dhv.nl

Amersfoort, 2 juni 2003

uw kenmerk

ons kenmerk

dossier

project

betreft

behandeld door

telefoon

. VI241-29-001

. Management & Organisatie

. De eenheid Milieu in opbouw

. Aangepast voorstel

. Drs. Frank van Nijkerken

. (033) 4682760 / 06-15093003

Geachte heer Kamp,

Conform onze afspraak in het overleg van 28 mei j.1. ontvangt u bij deze ons aangepast voorstel voor

advisering en begeleiding van de eenheid Milieu. Het voorstel bevat een gespecificeerd overzicht van

de inzet en de kosten. . .

Het voorstel is samen met deze brief eveneens via de elektronische post aan u toegezonden.

Met vriendelijke groet,

DHV Milieu en Infrastructuur BV

Drs. Frank van Nijkerken

Senior-adviseur Bestuur & Organisatie

DHV Milieu en Infrastructuur BV maakt deel uit van de DHV Groep. Handelsregister Amersfoort nr. 31034768. Lid ONRI.

Amersfoort, Amsterdam, Arnhem, Breda, Den Haag, Eindhoven, Gouda, Groningen, Heemskerk, Helmond, Hengelo, Leusden, Maastricht, Nieuwegein, Rotterdam, Utrecht,

Westemoven, Zaanstad.

Het kwaliteitssysteem van DHV Milieu en Infrastructuur BV is gecertificeerd volgens NEN ISO 9001

Gemeente Helmond

De eenheid Milieu in opbouw!

juni 2003

Voorstel voor advisering en begeleiding

opbouw eenheid Milieu gemeente

Helmond

Gemeente Helmond

De eenheid Milieu

.

In

opbouwt

dossier

datum 2 juni 2003

registratienummerV1241-29-001

versie 2

(!) DHV Milieu en Infrastructuur BV

Niets uit dit bestek/drukwerk mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt d.m.v. drukwerk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder

voorafgaande schriftelijke toestemming van DHV Milieu en Infrastructuur BV, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander

werk dan waarvoor het is vervaardigd.

Het kwaliteitssysteem van DHV Milieu en Infrastructuur BV is gecertificeerd volgens NEN ISO 9001.

INHOUD

1

2

3

4

5

BLAD

INLEIDING.... ...... ..................... xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx n..... .... .......... 3

1.1

1.2

1.3

1.4

VISIE OP OPGAVEN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx7

D DE OPGAVEN IN PERSPECTIEF xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 7

2.2 INVULLING EENHEID MILIEU xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 7

2.3 RELATIE MET MILIEUDIENSTxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9

2.4 ONTWERP VAN MILIEUPROGRAMMA xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 10

2.5 ............................. ........................... xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx .................. 11

ACHTERGROND xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3

DE BENCHMARK NADER .BEKEKENxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3

DE HUIDIGE SITUATIE ..."............... ........ ......... .................. ......,............... ...... ..... ........ 4

OPGAVEN VOOR DE NABIJE TOEKOMST xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 5

PR OJE CT AANP AK ..... ........ ................. ......... .................. ........ ...... ......... ..................... 13

INLEIDING ........ ........ ..... ..... ....... """""""""""""""""" .............. ........ ............... ...... 13

WERKWIJZE ......................... .......... ......................... ...... """"""" ........ ....... """"""" 13

INZETRAMING ................................................ .............. ....................... ..................... 13

PROJECTTEAM EN PRIJSSTELLIN G xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 15

4.1

4.2

4.3

3.1

3.2

3.3

ADVIESTEAM xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 15

PRIJSSTELLING """""""""""""""""""""""""""""............................................... 15

VOORWAARDEN """"""""""""""""""""""""""""""'"........................................ 16

COLOFON............................... ...... ........................... ............................. .... ....... ............. 17

BIJLAGE 1: ADVIES NOTITIE BENCHMARK HELMOND ........................................18

1

INLEIDING

1.1

Achtergrond

Sinds medio 1994 voert de Milieudienst Regio Eindhoven (MDRE) alle milieutaken uit voor

de gemeente Helmond. De MDRE stelt jaarlijks een milieuwerkprogramma op waarin de uit

te voeren activiteiten en het benodigde budget zijn vermeld. Op basis van dit

milieuwerkprogramma geeft de gemeente Helmond - impliciet - opdracht aan de MDRE voor

de uitvoering van de geplande activiteiten.

Een jaarlijks terugkerende discussie tussen de gemeente Helmond en de MDRE spitst zich toe

op het budget voor de uitvoering van de milieutaken. De milieudienst is van mening dat het

budget ontoereikend is en opgehoogd dient te worden. De gemeente Helmond vindt de

argumenten van de milieudienst hiervoor te weinig overtuigend. De gemeente heeft naar

eigen zeggen te weinig inzicht in de oorzaken van het zogenaamde budgettekort. Ten behoeve

van de budgetdiscussie 2002 heeft de gemeente Helmond besloten de claim van de

milieudienst niet te honoreren en een onderzoek in te stellen naar de doelmatigheid i.c.

efficiëntie van de milieudienst. Hiervoor is een benchmarkingonderzoek geëntameerd met

vergelijkbare gemeenten. Naast de discussies over de budgetomvang is de gemeente Helmond

de mening toegedaan dat de samenwerking met de milieudienst niet optimaal verloopt. De

gemeente heeft een aantal kritiekpunten. Deze hebben betrekking op:

.

Beperkte transparantie van de werkprocessen: weinig zicht op de aard (en keuzes in) van

de taakuitvoering

Geringe gemeentelijke (bij)sturingsmogelijkheden

.

.

Onvoldoende en kwalitatief matige verantwoordingsinformatie

Weinig pro-actieve opstelling van de milieudienst als adviseur

.

1.2

De benchmark nader bekeken

Het benchmarkingonderzoek heeft zich geconcentreerd op de vraagstelling 'in hoeverre de

milieudienst regio Eindhoven ondoelmatig dan wel doelmatig functioneert op het vlak van de

bedrijfsgerichte milieutaken'. Er is een vergelijking gemaakt met gemeenten die eveneens

haar milieutaken heeft uitbesteed aan een regionale milieudienst. Van de benchmark is een

onderzoeksrapport ('Kijk op doelmatigheid' d.d. 5 december 2002) opgesteld. De conclusies

en aanbevelingen hieruit zijn door het college van B& W overgenomen en luiden als volgt.

Conclusie

De onderzoekers komen tot de slotconclusie dat niet kan worden vastgesteld dat de milieudienst regio

Eindhoven ondoelmatig i.c. inefficiënt voor de gemeente Helmond werkt. Tegelijkertijd kan ook niet

worden geconcludeerd dat de milieudienst zeer doelmatig i.c. efficiënt werkt. Het beeld dat is ontstaan

is tamelijk diffuus en versnipperd.

. De producten/diensten van de milieudienst zijn op sommige punten moeilijk vergelijkbaar zijn met

de producten die andere Nederlandse gemeenten van milieudiensten ontvangen. In ieder geval kan

worden vastgesteld dat de gemeente Helmond door de milieudienst van kwantitatief volledig

producten wordt voorzien die worden gemaakt door hoog geschoolde milieumedewerkers.

Voor vergunningverlening stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties en de

gemiddelde tijdsbesteding/kosten in vergelijking tot de andere gemeenten matig scoren.

3

.

Voor meldingen en de controles stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties en de

gemiddelde tijdsbestedinglkosten gemiddeld tot goed is.

Aanbevelingen

De onderzoekers hebben op basis van de conclusies drie aanbevelingen geformuleerd voor de

toekomstige relatie tussen de gemeente Helmond en de milieudienst regio Eindhoven op het vlak van

de bedrijfsgerichte taken.

1.

Er moet duidelijkheid worden gecreëerd in de beleidsmatige vertrekpunten. Met andere woorden,

welk kwantitatief en kwalitatief niveau wenst de gemeente Helmond na te streven? Zo zal er

duidelijkheid moeten komen wat onder het beheersniveau wordt verstaan, hoe omgegaan zal

worden met veranderingen in het inrichtingenbestand, et cetera.

2.

De huidige afspraken tussen de gemeente Helmond en de milieudienst zijn gebaseerd op de pijlers

planning van prestaties én het beschikbare budget. Essentieel knelpunt hierin is dat de verhouding

tussen beide pijlers onvoldoende eenduidig is. Gevolg hiervan is dat het bedrijfsrisico grotendeels

bij de gemeente ligt. Voor de nabije toekomst dient de verhouding transparant te worden gemaakt.

In concreto wordt het volgende geadviseerd:

.

Zoveel mogelijk afspraken maken op basis van een vaste prijs per product, ongeacht of de

werkelijke tijdsbesteding hoger of lager ligt. Hiervoor dient eerst overeenstemming te

worden verkregen in de prijs per product.

Op basis van de vaste prijzen en het gewenste beheersniveau wordt het beschikbare budget

vastgesteld.

.

3.

Afrekening vindt plaats op basis van geleverde prestaties waarbij het beschikbare budget als

een 'hard' gegeven fungeert. Overschrijding is niet toegestaan. Bij een lager prestatieniveau

dan de planning zal de fmanciering richting de milieudienst navenant lager zijn.

De (bij)sturingsmogelijkheden voor de gemeente dienen te worden vergroot. Op basis van

tussentijdse voortgangsrapportages moet de gemeente de planning kunnen bijstellen. Hiervoor

moet overeenstemming worden bereikt over de inhoud en frequentie van de

voortgangsrapportages alsmede het vaststellen van een periodiek plannings- en voortgangsoverleg

tussen de gemeente.en de milieudienst.

.

De gemeente Helmond heeft DHV gevraagd om in het verlengde van de conclusies en

aanbevelingen uit het onderzoek een aantal richtingen en aandachtspunten te benoemen welke

leidend moeten (kunnen) zijn voor het budget en de omvang van de werkvoorraad. DHV heeft

hiervoor een adviesnotitie opgesteld (adviesnotitie Benchmark Helmond, 6 december 2002).

De adviesnotitie is als bijlage bij dit voorstel gevoegd.

1.3

De huidige situatie

Het benchmarkonderzoek

De milieudienst Regio Eindhoven heeft kennis genomen van de inhoud van het

onderzoeksrapport (ook op de concept versies heeft de MORE gereageerd). Op basis hiervan

heeft overleg plaatsgevonden tussen de gemeente en de MDRE. In dit overleg is - in het licht

van de benchmarkresultaten - gesproken over de uitvoering van de milieutaken en het.

beschikbare budget hiervoor. Vanuit de kant van de gemeente is het overleg als positief en

constructief ervaren. Deze opvatting is echter veranderd nadat de gemeente een brief (d.d. 20

maart 2003) van de MORE ontving. Hierin onderschrijft de milieudienst de

4

benchmarkuitkomsten en aanbevelingen in grote lijnen maar ziet verder geen aanleiding tot

het doorvoeren van wezenlijke veranderingen in de verhouding werkpakket en budget of in de

relatie met de gemeente. De milieudienst heeft eveneens besloten een contra-onderzoek uit te

voeren naar de kwaliteit van de dienstverlening.

Nieuwe eenheid Milieu

Eén van de redenen voor de gemeente Helmond om een benchmarkonderzoek te entameren

was de beperkte sturingsmogelijkheden richting de milieudienst. Reeds vooruitlopend op de

benchmarkingresultaten heeft de gemeente Helmond besloten om per 1 januari 2003 de

aansturing, coordinatie etc van alle gemeentelijke milieutaken en de opdrachtgeversrol

richting MORE onder te brengen binnen de Eenheid Milieu. Deze nieuwe eenheid is

gepositioneerd binnen de nieuwe dienst S&B. Eén van doelstellingen van deze nieuwe dienst

is het integreren (samenvoegen) van het beleid en de taken op het gebied van de directe

leefomgeving zodat een meer uniform, gecoordineerd en gezamenlijk beleid en uitvoering

kan plaatsvinden. De nieuwe eenheid Milieu zal nog 'handen en voeten' moeten krijgen. Het

kan tot de mogelijkheden behoren dat de eenheid Milieu ook meerdere milieutaken van de

milieudienst overneemt en zelf uitvoert. Hoewel in principe hierin een terughoudende

opstelling wordt ingenomen.

Alternatieven

De adviesnotitie behorende bij het benchmarkrapport adviseert onder meer het doen van

onderzoek naar alternatieven voor het uitvoeren van de milieutaken. De achterliggende

gedachte is dat bij een onderhandelingsproces met de milieudienst altijd een alternatief achter

de hand moet zijn om succesvol te kunnen onderhandelen. Binnen de gemeente Helmond is

een werkgroep belast met het onderzoek naar de kosten van alternatieven voor de

milieutaakuitvoering. De resultaten van de werkgroep zullen worden gebruikt bij de herijking

van het contract tussen de milieudienst en de gemeente alsmede bij het vormgeven van de

eenheid Milieu.

Staat Helmond alleen?

Inmiddels is ook bekend geworden dat de gemeente Helmond niet alleen staat in haar kritiek

op de regionale milie~dienst. Ook de gemeente Eindhoven heeft besloten de aansturing van

de milieudienst steviger vorm te geven middels een opgerichte milieuafdeling. Op dit moment

vindt binnen de gemeente Eindhoven een discussie plaats over de koersbepaling. Indien de

richting meer vorm heeft gekregen zal er nader overleg tussen de gemeenten Helmond en

Eindhoven plaatsvinden.

1.4

Opgaven voor de nabije toekomst

De gemeente Helmond heeft een viertal opgaven voor de nabije toekomst geformuleerd die

een uitwerking moeten krijgen.

1.

Vormgeven nieuwe Eenheid Milieu

De positie van de Eenheid Milieu dient te worden verankerd binnen de Dienst S&B en

de afstemmingsrelatie c.q. - processen met de andere dienstafdelingen dient te worden

geborgd. Hierbij dient voortgeborduurd te worden op de interne notitie 'Bouwstenen

Strategie, Cultuur en Structuur'. . .

5

2.

Uitwerken relatie Helmond en milieudienst

De relatie Helmond - MDRE dient anders te worden ingevuld. Vanaf 1 januari 2003

worden de beleidsmatig/strategische milieutaken door de gemeente zelf uitgevoerd. Dit

betekent dat de coordinatie en aansturing van de milieudienst bij de gemeente Helmond

ligt. De opgave is het vormgeven van de nieuwe relatie tussen Helmond en de

milieudienst op het vlak van onder meer de communicatie, planning & control,

bedrijfsvoering et cetera. De relatie kan nog veranderen indien de uitkomsten van interne

werkgroep naar alternatieven hiertoe aanleiding geven.

3.

Ontwikkelen milieuprogramma

Eén van de consequenties van het concreet invullen van de opdrachtgeverschap is dat de

aansturing plaats moet vinden op basis van een werkprogramma. Kortom, wat moet

wanneer door wie worden gedaan tegen welke kosten. De derde opgave betreft het

ontwikkelen van het programma dat sturing geeft aan de taakuitvoering; zowel binnen de

gemeente als richting de milieudienst (of alternatief).

4.

Herijking contract met milieudienst

Vooralsnog wordt de relatie met de regionale milieudienst gecontinueerd. Dit betekent

dat de milieudienst een deel van de milieutaken voor haar rekening zal nemen. De

taakuitvoering zal echter onder de nieuwe condities en onder de nieuwe voorwaarden

(bijv. vaste prijzen per product) moeten plaatsvinden. Hierover zal met de milieudienst

worden onderhandeld. De uitkomsten van de interne werkgroep naar alternatieven

alsmede de adviesnotitie benchmark Helmond worden gebruikt in dit proces.

De gemeente Helmond heeft DHV gevraagd ondersteuning te leveren bij de eerste drie

opgaven. In hoofdstuk 2 wordt de rol van DHV nader uitgewerkt. Hoofdstuk 3 bevat hiervoor

de aanpak.

6

2

VISIE OP OPGA VEN

2.1

De opgaven in perspectief

De opgaven zijn te beschouwen als drie afzonderlijke opdrachten. Tegelijkertijd hangen de

opgaven ook nauw met elkaar samen. Om deze reden stelt DHV voor om ook toe te werken

naar één fysiek resultaat waarin de uitkomsten van alle drie opgaven terugkomen. Het fysieke

resultaat is dan het MilieuWerkPlan met hierin een beschrijving van de eenheid Milieu, de

uitwerking van de relatie met de milieudienst alsmede de weergave van het milieuprogramma

voor 2003.

Opdracht

Focus

Resultaat

In dit hoofdstuk worden de drie opgaven verder uitgewerkt.

2.2

Invulling eenheid Milieu

De centrale vraag is hoe de eenheid Milieu moet functioneren binnen de dienst S&B i.c.

binnen de gemeente? Wat is hiervoor nodig? Voor het duiden van de facetten die aan de orde

moeten komen wordt het onderstaande model gebruikt. Het facet 'omgeving' komt in de

volgende paragraaf aan de orde omdat het een externe relatie betreft, namelijk met de

regionale milieudienst.

7

Omgeving

Mensen

Omgeving

De doelstellingen

Hierbij gaat het om de keuzes die Helmond moet maken in het kader van de taakuitvoering

van de eenheid Milieu. Relevante vragen zijn:

li

Is duidelijk wat de eenheid Milieu wil bereiken? Zijn..doelen en ambities geformuleerd?

Welke inhoudelijke keuzes zijn gemaakt?

Hoe ziet de milieubeleidscyclus eruit? Hoe functioneert deze? Welke instrumenten

kunnen worden onderscheiden? Hoe ziet de relatie met andere cycli eruit?

li

..

Indien de uitkomsten van de interne werkgroep naar alternatieven ertoe leidt dat de

taakomvang van de eenheid Milieu wordt vergroot, dan zal dit meegenomen moeten

worden in de doelstellingen van de eenheid Milieu.

De structuren

Dit facet omvat alles wat een meer statische vorm heeft gekregen: het takenpakket, de

verantwoordelijkheidsstructuur, de infrastructuur et cetera.

li

Wie is met welke taken belast?

Hoe liggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de taken?

Hoe ziet de interne organisatie van de taken eruit? (aanwezigheid en gebruik van

procedures, de scheiding of integratie van taakuitvoering etc)

..

li

8

2.3

"

Hoe ziet de interne overleg-, afstemmings- en samenwerkingsstructuur eruit en verloopt

deze?

De processen

Het betreft de processen die gericht zijn op het effectueren van de 'output' van de eenheid

Milieu en de secundaire ondersteunende processen.

"

Hoe verlopen de verschillen processen? Wat is de werkwijze? Wat zijn de resultaten?

Wat zijn de knelpunten?

Hoe verloopt de informatievoorziening op beleidsniveau? Het gaat hierbij om informatie

om beleid te kunnen maken, de organisatie te kunnen sturen, de samenwerking vorm te

kunnen geven etc.

Hoe verloopt de informatievoorziening op zaaksniveau? Het gaat hierbij om informatie

om de taken uit te kunnen voeren. Men kan denken aan informatie over individuele

bedrijven, de handelingen van andere afdelingen binnen de dienst S&B.

Hoe wordt de externe integratie vormgegeven? Wie zijn binnen de dienst S&B op welk

moment de samenwerkingspartners?

"

"

"

"

Hoe verloopt de planning- en controIcyclus binnen de gemeente? Op welke wijze moet de

eenheid Milieu hierbij aanhaken?

Welke overige ondersteunende processen zijn aanwezig dan wel noodzakelijk? Hoe wordt

hieraan invulling gegeven?

"

De mensen

Het gaat hier om de (aanwezigheid van de) leden van de eenheid Milieu en hun onderlinge

verhoudingen:

" Wat is de aanwezige en vereiste inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit van de

medewerkers?

"

Wat is de aanwezige en vereiste capaciteit (personeel en financieel) voor de uitvoering

van de taken?

Relatie met milieudienst

De relatie tussen Helmond en de regionale milieudienst zal - ongeacht de uitkomsten van het

onderhandelingsproces met de MDRE - anders worden ingevuld. Kern van de verandering is

dat de eenheid Milieu de opdrachtgeversrol voor haar rekening neemt. De opgave is dan ook

deze rol concreet uit te werken. DHV stelt voor om voor de beschrijving uit te gaan van de

werking van een planning- en controIcyclus. Aan zowel de planning- als controlkant van de

cyclus dient inzicht te worden verkregen in de volgende aspecten:

"

Informatiebehoefte planning en control (aard van de informatie, tijdstip van de

informatie, informatiegebruikers etc)

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (eenheid Milieu en MORE)

"

"

Contactpersonen (intern en extern)

9

.

Producten i.c. instrumenten (voortgangsbewaking taken, budgetbewaking, bestuurlijk!

politieke gevoeligheden, . planningslijsten, analyses tijdsbesteding, kengetallen,

managementrapportages etc).

Samenwerkingsrelatie Uuridisch, organisatorisch, beleidsmatig etc)

Overlegvormen (intern en extern)

Tijdsplanning

.

.

.

.

Communicatie (intern en extern)

Kosten, financien, middelen

.

2.4

Ontwerp van milieuprogramma

In de huidige samenwerkingsrelatie stelt de regionale milieudienst jaarlijks een

milieuwerkprogramma voor de gemeente Helmond en voor de regio op. Het betreft een

programma met hierin producten inclusief te verwachten productie en kosten. Op zichzelf is

het programma concreet. Het belangrijkste knelpunt is dat de gemeente Helmond niet kan

beoordelen op deze producten ook gewenst i.c. nodig zijn!. Derhalve heeft de gemeente

Helmond ten eerste behoefte heeft aan een programma met duidelijke beleids- en

taakuitgangspunten (bijv. welk uitvoeringsniveau wordt bij handhaving nagestreeft, welke

prioriteiten worden gesteld etc?). Op basis hiervan kan vervolgens een concrete werkplanning

(met inzet, planning en kosten) worden opgesteld. DHV stelt het volgende voor:

. De eenheid Milieu stelt jaarlijks een milieuprogramma op.

. Het milieu programma bestaat uit een beleidsdeel en een taakdeel; het beleidsdeel ligt

voor een periode van 4 jaar vast, het taakdeel stelt de prioriteiten voor het komende jaar.

. Het milieuprogramma wordt door de MORE vertaald in een werkplanning.

Voor de structuur en opzet van het milieuprogramma gaat DHV vooralsnog uit van de

volgende inhoudsopgave:

H.I: Inleiding

Aanleiding

Doel en functie

Gemeentelijke context

Leeswijzer

H. 2: Beleidsuitgangspunten

Voor de belangrijkste taken worden de beleidsuitgangspunten geformuleerd

Vergunningverlening

Handhaving

Bodem

Geluid

Etc

Dit naast de constatering dat de gemeente Helmond op dit moment geen invloed heeft op de

omvang. In de vernieuwing van de relatie met de MDRE zal dit knelpunt worden opgelost.

1

0

H.3 Uitvoeringsprogramma

Per taak komt er een A4 met:

DoelsteUinglBeoogd resultaat'

Activiteiten of projecten

Werkwijze

Indicatoren en kwaliteitseisen

Verantwoordelijkheidsstructuur

Betrokkenen en doelgroepen

Toelichting op beleidsdeel (hoofdstuk 2)

In het beleidsdeel wordt allereerst een analyse gemaakt van de huidige situatie rond de

invulling en uitvoering van de milieutaken en de problemen die zich daarbij voordoen binnen

de gemeente Helmond (voor zover deze nog niet in het benchmarkonderzoek aan de orde zijn

geweest). Vervolgens worden de ambities van de gemeente Helmond rond de beleidsmatige

invulling van de taken weergegeven. Om tot een goede invulling van de milieutaken te komen

moet de gemeente Helmond een bepaalde strategie hanteren. In dit kader zal de gemeente

allereerst verschillende beleidsdoelen moeten formuleren. Vervolgens richt de strategie zich

op de wijze waarop de beleidsdoelen kunnen worden behaald. Beschreven wordt welke

werkwijze en welke instrumenten kunnen worden gehanteerd om de verschillende doelen te

bereiken. Belangrijk aandachtspunt voor het bereiken van de gestelde doelen vormt verder de

samenwerking met andere beleidsvelden en met de MORE. Belangrijke vragen die in het

kader van de strategie-bepaling in ieder geval beantwoord moeten worden richten zich op

onder meer:

0 de controlefrequentie: op basis van welke kenmerken van de onderneming worden de

controlefrequenties vastgesteld?

0 de wijze van handhaven: op welke wijze wil de gemeente haar handhaving inrichten,

bijvoorbeeld gebiedsgericht, branchegericht of taakgericht?

0 de kwaliteitseisen: welke kwaliteitseisen wil de gemeente hanteren rond onder meer de

behandelingstermijn van klachten en rond de vergunningverlening?

0 de bestuurlijke topprioriteiten: welke prioriteiten legt het bestuur bij de invulling van de

bedrijfsgerichte taken? '

0 op het actualiseringsniveau van vergunningen:

De bovenstaande vragen zijn slechts illustratief. In het project zal duidelijk moeten worden

wat exacte vragen zijn.

Toelichting op taakdeel (hoofdstuk 3)

In het taakdeel worden de beleidsuitgangspunten vertaald naar de uitvoeringspraktijk van het

komende jaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de volgende format (inhoud is fictief):

Milieuvergunningen en meldingen Portefeuillehouder

Primaathouder

Afdeling

Doelen Het beperken van nadelige gevolgen voor het milieu, w,o, gevaar, schade en hinder, alsmede een doelmatige

verwijdering van afvalstoffen, de zorg voor een zuinig gebruik van energie en grondstoffen en verkeersaspecten.

Werkwijze ,

K waliteits-

eisen

Milieuvergunningen en meldingen Portefeuillehouder

Primaathouder

Mdeling

Activiteiten Uitvoeren procedure tot nemen van Wm-beschikking:

op aanvraag, op wijzigingsmelding 8.19 Wm of ambtshalve

Behandelen bezwaar en beroep

Afhandelen meldingen Amvb

Opleggen/intrekken nadere eis bij Amvb

Prestaties Op basis van 1096 inrichtingen W.v. 172 vergunningplichtige bedrijven

18 Verleende milieuvergunningen

inc!. ambtshalve wijzigingen, wijzingsmelding art. 8.19 Wm, intrekken vergunning

92 Meldingen Amvb 8.40 Wm

De opdracht richting DHV is het milieuprogramma te ontwikkelen. Hiervoor maakt DHV

gebruik van het bestaande milieubeleidsplan aangevuld met recente informatiebronnen en

interviews.

1

2

3

PROJECTAANPAK

3.1

Inleiding

Het uiteindelijke resultaat is het MilieuWerkPlan (MWP) dat bestaat uit een uiteenzetting van

de eenheid Milieu, de beschrijving van de relatie met de regionale milieudienst en het

milieuprogramma. Het opstellen van het MWP vergt inzet van gespecialiseerde medewerkers

vanuit DHV op het terrein van organisatorische, besturings-, management- en milieu-

inhoudelijke kennis. Voor de uitvoering van deze taak stellen wij een uitvoeringsteam samen

van drie adviseurs (zie hoofdstuk 4).

3.2

Werkwijze

De uitvoering kenmerkt zich door intensieve samenwerking met de betrokkenen binnen de

gemeente Helmond. Dat wil zeggen dat naast de reguliere werkzaamheden zoals

documentenstudie er veel overlegmomenten en gesprekken plaats zullen vinden. In ieder

geval worden gesprekken gehouden met alle onderdelen van de dienst S&B. Gezien de

intensiteit stelt DHV voor om op vaste tijdstippen fysiek binnen de gemeente aanwezig te

zijn. De uitvoering wordt begeleid door een kemteam. In het kemteam hebben in ieder geval

de heer Kamp (projectleider van de gemeente Helmond) en DHV zitting. Samen met de

projectleider wordt nagegaan welke personen precies zitting zullen hebben in het kemteam,

wat precies de rol is van het kemteam en op welke momenten welke input van het kemteam

wordt verwacht.

3.3

Inzetraming

In het onderstaande overzicht is per opgave een raming van de inzet (in dagen) per soort

adviseur. De inzet is zoveel als mogelijk gespecificeerd naar activiteiten. Eveneens is de

doorlooptijd (in weken) aangegeven. In hoofdstuk 4 is de inzet vertaald in kosten.

Opgave 1: Invulling eenheid Milieu

6

2

12

Opgave 2: Relatie met MDRE

4

9

Opgave 3: Milieuprogramma

4

11

16

I

3

Totaal

14

14

De uitvoering van de drie opgaven zal zoveel als mogelijk parallel lopen. Dit betekent dat de

doorlooptijd van opgave 3 gelijk de overall-planning is. Bij een start op 1 juli 2003 (week 27)

zijn de werkzaamheden medio oktober afgerond.

1

4

4

PROJECTTEAM EN PRIJSSTELLING

4.1

Adviesteam

Drs. Frank van Nijkerken (projectleider) is senior adviseur binnen de afdeling Bestuur &

Organisatie van DHV -milieu. Voorheen was hij onder meer werkzaam als management

consultant bij Deloitte & Touche. Hij is organisatiekundige en gespecialiseerd in de

bestuurlijke, organisatorische en beleidsmatige aspecten van het gemeentelijk milieu- en

omgevingsbeleid. Hij heeft ruime ervaring op het gebied van evaluatie, ontwikkeling,

uitvoering en monitoring van alle vormen van gemeentelijk milieubeleid. Tevens heeft hij

zich gespecialiseerd in de organisatie- en bedrijfsvoeringsvraagstukken en was werkzaam bij

de Milieudienst Regio Eindhoven. Hij is momenteel als verantwoordelijk voor het project

'K waliteitscriteria professionalisering van de handhaving' , verricht diverse

organisatieonderzoeken en begeleidt de milieudienst IJmond in een kwaliteitsverbeterproces

en is auteur van de VNG-handreiking 'monitoring als beleidsinstrument'. Frank van

Nijkerken zal optreden als projectleider.

Dr. Diana de Jong (senior adviseur) is werkzaam bij de afdeling Bestuur en Organisatie van

DHV Milieu en Infrastructuur. Zij is onderzoeker en bestuurskundige en gepromoveerd op

een evaluatieonderzoek naar internationaal natuurbeleid. Diana is deeltijd lector en

onderzoeker bij Fontys Hogescholen te Eindhoven. Recent was zij betrokken bij het

ontwikkelen van een monitorings- en evaluatieprogramma Bouwstoffenbesluit voor het

ministerie van VROM, de evaluatie van de Milieutoets, de ontwikkeling van een leidraad

voor externe integratie van provinciaal milieubeleid (provincie Groningen), het opstellen van

een Provinciaal Milieubeleidsplan (Utrecht) en het opstellen van een set kwaliteitscriteria

voor de handhaving. Haar werkveld concentreert zich rond (beleids)evaluaties,

strategiebepaling, organisatiestructurering en organisatie- en beleidsontwikkeling.

John Rayer (adviseur) is adviseur binnen de afdeling Bestuur & Organisatie van DHV-

milieu. Hij is planoloog en gespecialiseerd in de organisatorische en beleidsmatige aspecten

van het gemeentelijk milieu- en omgevingsbeleid. Hij heeft ervaring op het gebied van

ontwikkeling, uitvoering en monitoring van gemeentelijk milieubeleid.

4.2

Prijsstelling

Voor de uitvoering van het project door de voorgestelde adviseurs gelden de volgende

tarieven:

Projectleider

Senior-adviseur

Inhoudelijke specialisten /adviseur

¿ 1250,00

¿ 1250,00

¿ 850,00

In de onderstaande tabel zijn per opgave de kosten per soort adviseur en in totaliteit

weergeven. Voor de reiskosten is een stelpost van 600 euro opgenomen.

1

5

Opgave 1: Invulling eenheid Milieu

Projectleider en Sr. Adviseur

Spec ialistenl adviseur

Opgave 2: Relatie met MDRE

Projectleider en Sr. Adviseur

Spec ialistenl adviseur

Opgave 3:Milieuprogramma

Projectleider en Sr. Adviseur

Specialistenladviseur

Subtotaal (ex BTW en reiskosten))

Raming reiskosten

19% BTW

Totaal (inc. 19% BTW en reiskosten)

----

e!L200

6 1250. 7.500.

2 850. 1.700.

4 1250. 5.0.0.0.

1 850. 850.

4 1250. 5.0.0.0.

II 850. 9.350.

"e5~850

£:1'4.350

e 29~400

£:600

e5.1()0

635.7'00

4.3

Voorwaarden

RVOI

Op onze werkzaamheden is de RVOI 1998 "Regeling van de Verhouding tussen Opdrachtgever en

adviserend Ingenieursbureau" van toepassing. Wij zijn ervan uitgegaan dat u de regeling reeds in uw

bezit heeft. Mocht dit niet het geval zijn, dan sturen wij u op uw verzoek graag een exemplaar toe.

ISO

DHV Milieu en Infi-astructuur BV werkt volgens een kwaliteitsborgingssysteem dat is gebaseerd op de

NEN-ISO 90.0. I. In 1993 is het systeem door Lloyd's Register Quality Assurance gecertificeerd.

Werken volgens dit kwaliteitssysteem waarborgt een optimale zorg voor het traject waarlangs onze

producten tot stand komen en garandeert daarmee de kwaliteit va:n onze dienstverlening.

Geldigheidsduur

De geldigheidsduur van deze offerte bedraagt drie maanden na dagtekening van de aanbiedingsbrief.

Betalingsregeling

Bij opdrachtverstrekking stelt DHV de volgende betalingsregeling voor:

D 30.% van de opdrachtsom bij opdrachtverlening.

D Restant op basis van werkelijk bestede tijd met het totaalbedrag als plafond.

1

6

5

COLOFON

Opdrachtgever

Project

: Gemeente Helmond

. Voorstel voor advisering en begeleiding opbouw eenheid

Milieu gemeente Helmond

Dossier

Omvang rapport

Auteur

Bijdrage

Projectleider

Projectmanager

Datum

Naam/Paraaf

: 24 pagina's

: Drs. Frank van Nijkerken

. Drs. Frank van Nijkerken

: Drs. Frank van Nijkerken

: 2 juni 2003

I

7

Bijlage 1: Adviesnotitie Benchmark Helmond

Inleiding

De gemeente Helmond beeft een vergelijkend onderzoek laten uitvoeren ('een benchmark').

Het onderzoek betrof de bedrijfsgericbte milieutaken waarbij de vergelijking is gemaakt met

gemeenten die eveneens haar milieutaken heeft uitbesteed aan een regionale milieudienst.

Van de benchmark is een onderzoeksrapport ('Kijk op doelmatigheid' d.d. 5 december 2002)

opgesteld welke bij deze notitie is gevoegd. Concept versies van het onderzoeksrapport zijn

besproken met respectievelijk de wethouder en de leden van het managementteam.

Het benchmarkingonderzoek heeft zich geconcentreerd op de vraagstelling 'in hoeverre de

milieudienst regio Eindhoven ondoelmatig dan wel doelmatig functioneert op het vlak van de

bedrijfsgerichte milieutaken'. De uitkomsten hiervan moeten vervolgens gebruikt kunnen

worden om de discussie omtrent het budget en de omvang van de werkvoorraad te kunnen

voeren. Dit laatste maakt op zichzelf geen onderdeel uit van het benchmarkingonderzoek.

Desalniettemin heeft de gemeente Helmond aan DHV gevraagd om in het verlengde van de

conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek een aantal richtingen en aandachtspunten te

benoemen welke leidend moeten (kunnen) zijn voor het budget en de omvang van de

werkvoorraad. De voorliggende adviesnotitie voorziet hierin.

De conclusie

De onderzoekers komen tot de slotconclusie dat niet kan worden vastgesteld dat de

milieudienst regio Eindhoven ondoelmatig i.c. inefficiënt voor de gemeente Helmond werkt.

Tegelijkertijd kan ook niet worden geconcludeerd dat de milieudienst zeer doelmatig i.c.

efficiënt werkt. Het beeld dat is ontstaan is tamelijk diffuus en versnipperd.

. De producten/diensten van de milieudienst zijn op sommige punten moeilijk vergelijkbaar

zijn met de producten die andere Nederlandse gemeenten van milieudiensten ontvangen.

In ieder geval kan worden vastgesteld dat de gemeente Helmond door de milieudienst van

kwantitatief volledig producten wordt voorzien die worden gemaakt door hoog

geschoolde milieumedewerkers. .

. V oor vergunningv,~rlening stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties en de

gemiddelde tijdsbesteding/kosten in vergelijking tot de andere gemeenten matig scoren.

. Voor meldingen en de controles stellen de onderzoekers vast dat de geleverde prestaties

en de gemiddelde tijdsbesteding/kosten gemiddeld tot goed is.

De aanbevelingen

De onderzoekers hebben op basis van de conclusies drie aanbevelingen geformuleerd voor de

toekomstige relatie tussen de gemeente Helmond en de milieudienst regio Eindhoven op het

vlak van de bedrijfsgerichte taken.

I. Er moet duidelijkheid worden gecreëerd in de beleidsmatige vertrekpunten. Met andere

woorden, welk kwantitatief en kwalitatief niveau wenst de gemeente Helmond na te

streven? Zo zal er duidelijkheid moeten komen wat onder het beheersniveau wordt

verstaan, hoe omgegaan zal worden met veranderingen in het inrichtingen bestand, et

cetera.

2.

De huidige afspraken tussen de gemeente Helmond en de milieudienst zijn gebaseerd op

de pijlers planning van prestaties én het beschikbare budget. Essentieel knelpunt hierin is

dat de verhouding tussen beide pijlers onvoldoende eenduidig is. Gevolg hiervan is dat

I

8

3.

het bedrijfsrisico grotendeels bij de gemeente ligt. Voor de nabije toekomst dient de

verhouding transparant te worden gemaakt. In concreto wordt het volgende geadviseerd:

. Zoveel mogelijk afspraken maken op basis van een vaste prijs per product,

ongeacht of de werkelijke tijdsbesteding hoger of lager ligt. Hiervoor dient

eerst overeenstemming te worden verkregen in de prijs per product.

. Op basis van de vaste prijzen en het gewenste beheersniveau wordt het

beschikbare budget vastgesteld.

. Afrekening vindt plaats op basis van geleverde prestaties waarbij het

beschikbare budget als een 'hard' gegeven fungeert. Overschrijding is niet

toegestaan. Bij een lager prestatieniveau dan de planning zal de financiering

richting de milieudienst navenant lager zijn.

De (bij)sturingsmogelijkheden voor de gemeente dienen te worden vergroot. Op basis

van tussentijdse voortgangsrapportages moet de gemeente de planning kunnen bijstellen.

Hiervoor moet overeenstemming worden bereikt over de inhoud en frequentie van de

voortgangsrapportages alsmede het vaststellen van een periodiek plannings- en

voortgangsoverleg tussen de gemeente en de milieudienst.

De resultaten, en hoe dan verder?

Het benchmarkingonderzoek heeft een groot aantal facetten van de bedrijfsgerichte

milieutaken geanalyseerd. Er is een aantal sterke punten benoemd maar er zijn ook zwakke

punten te duiden. In ieder geval is duidelijk dat nog geen verandering is aangebracht in de

oorspronkelijk aanleiding van het benchmarkingonderzoek. Nog steeds is sprake van verschil

in opvatting tussen de gemeente Helmond en de milieudienst regio Eindhoven over het budget

en de taakomvang.

DHV adviseert de gemeente Helmond een aantal stappen te zetten om de relatie tussen de

gemeente en de milieudienst volgens de geschetste aanbevelingen vorm te geven:

.

Stap I: Doel- en strategieformulering

Stap 2: Implementatie van de gekozen strategie

Stap 3: Formalisatie en organisatie van de 'nieuwe' afspraken

.

.

Deze aanpak is voor de leden van het managementteam van de gemeente Helmond

gepresenteerd en wordt hieronder verder toegelicht.

Stap la: doelformulering

De gemeente Helmond zal in eerste instantie voor zichzelf het gewenste adviesniveau moeten

bepalen. Dat wil zeggen, op basis van de informatie uit het benchmarkingonderzoek moet

worden bepaald wat de beleidsmatige vertrekpunten zijn (o.a. keuze van beheersniveau),

welke omvang van het budget in relatie tot de taken omvang gewenst is, wat aanvaardbare

productprijzen zijn en op welke wijze de planning en de control vorm gegeven dient te

worden? Met uitzondering van de planning en control kan van de onderstaande tabel gebruik

worden gemaakt om het adviesniveau te formuleren.

I

9

Toelichting

.

De planning en prestaties voor 200 I zijn op basis van het jaarverslag 200 I

Voor de planning 2002 is uitgegaan van de opgegeven aantallen uit het MWP en de gemiddelde tijdsbesteding voortkomend uit het benchmarkingonderzoek (prestaties 2001). Met andere woorden,

dit is niet het budget dat is afgesproken op basis van het MWP 2002. Het budget voor 2002 op basis van het MWP is gelijk aan dat van 2001.

Voor het beheersniveau 2002 is uitgegaan van het inrichtingen bestand I januari 2002 en de gemiddelde tijdsbesteding voortkomend uit het benchmarkingonderzoek.

Vergunning 49 32 180.2002 85 uren 25 144.5003 85 uren 34 196.520

205.109

Melding 8.19 33 15 55.000 55,3 uren 8 30.083 55,3 uren 15 56.406

Publicatiekosten 4.538 3.062 2.500 2.500

Subtotaal 82 209.647 47 238.262 33 177.083 49 255.426

Melding 8.40

Integr. controle

446 272.268 441 295.097 10, I uren 372 245.371 9,7 uren 476 313.969

Hercontrole

Subtotaal

TOTAAL

, 32 stuks x 66,25 (uurtarief) x 85 uren

J 25 stuks x 68 (uurtarief 2002) x 85 uren

. Bij deze berekening is uitge!¥lan \'an een gemiddelde tijdsbesteding "an 7,1 uren (\'oortkomend uit benchmark) ip\' 4,3 uren. Het ,-erschil is het ge\'olg ,-an de wijze ,'an tijd\'erantwoording. De 4,3 uren is exclusief yoorm'erleg. De 7,1

uren is inclusief \'ooro\'erleg.

DHV Milieu en Infrastructuur DV

Uitkomsten

In 2001 en 2002 is het beschikbare budget voor de regionale milieudienst 511.411 euro. Indien

het aantal prestaties leidend zou zijn voor de planning 2002 dan zou het beschikbare budget

49.850 euro lager moeten uitvallen dan het vastgestelde budget op basis van het MWP. Als

uitgegaan wordt van het beheersniveau volgens de VOGM-frequenties (= beheersniveau) dan

zou het budget 638.435 euro bedragen. Dit is 127.024 euro meer dan het beschikbare budget

voor 2002.

Bepalen adviesniveau

Om het adviesniveau voor 2003 te bepalen, moet de gemeente Helmond een aantal keuzes

maken. Deze liggen onder meer op het vlak van:

.. Kritisch te kijken naar het gewenste beheersniveau. Hierbij kan worden gedacht aan de

aanpassing van de controlefrequentie naar beneden toe (bijvoorbeeld 0,05 (cat. 1), 0,1 (cat.

2),033 (cat. 3) en 1,0 (cat. 4)).

Wellicht een onderscheid te maken tussen vergunningen en meldingen 8.19 waarbij de

gemiddelde tijdsbesteding voor meldingen 8.19 een andere kan zijn.

Wellicht een onderscheid te maken tussen integrale controles en hercontroles waarbij de

gemiddelde tijdsbesteding voor hercontroles een andere kan zijn.

Tot slot

De bovenstaande aspecten zijn slechts enkele facetten van het bepalen van het adviesniveau. Er

dienen ook keuzes te worden gemaakt op het vlak van veranderingen in het inrichtingenbestand,

de productkwaliteiten, de vaste prijzen etc.

..

..

Stap tb: Strategieformulering

De vraag is vervolgens hoe het gewenste adviesniveau bereikt kan worden. De milieudienst

regio Eindhoven werkt bijvoorbeeld op dit moment niet met vaste prijzen per product in het

kader van de af- en verrekening. Met welke strategie maakt de gemeente Helmond de meeste

kans om de beschreven doelen te bereiken (bijvoorbeeld het principe van vaste prijzen per

product)? De gemeente Helmond zal voor zichzelf een strategie moeten ontwikkelen. Hierbij zal

een keuze gemaakt moeten worden in de volgende facetten i.c. rollen die de gemeente wil

mnemen:

..

Solistisch of gemeenschappelijk optreden. De gemeente kan in haar strategie individueel

opereren richting de milieudienst of medestanders (andere (fusie)gemeenten) zoeken om

vervolgens gezamenlijk een 'blok' te vormen richting de milieudienst.

Ambtelijk of bestuurlijk optreden. De gemeente kan het voorliggende vraagstuk volgens de

ambtelijke lijn (technisch inhoudelijk) of via de bestuurlijke lijn (politiek maatschappelijk)

'insteken' .

li

li

Intensief of extensief opereren. De gemeente kan voor het oplossen van het vraagstuk

uitgaan intensief contact en overleg met de milieudienst of juist op een beperkt aantal

momenten interactie plegen.

Gemeenle Helmond / Eenheid Milieu iu Opbouw'

2 juni 2003, versie 2

- 3 -

DRY Milieu en Infrastructuur BV

Probleemeigenaar of klant met keuze. De gemeente kan zichzelf opstellen als een partij die

'vast zit aan de milieudienst' (probleemeigenaar) of zich profileren als een opdrachtgevende

partij die ook alternatieven (klant met keuze) heeft.

Door deze vier rollen de combineren zijn drie hoofdstrategieën te benoemen:

li

l.

Strategie van dwingend optreden (solistisch en extensief optreden door het Helmondse

bestuur waarbij de gemeente zich opstelt als een opdrachtgevende partij).

Strategie van consensusvorming (gemeenschappelijk en intensief optreden door zowel het

Helmondse bestuur als ambtelijke organisatie waarbij in de gesprekken met de milieudienst

wisselend een opdrachtgevende rol en de rol van verlengd lokaal bestuur wordt

aangenomen).

2.

3. Strategie van expert volgen (solistisch en extensief optreden door de Helmondse ambtelijke

organisatie waarbij de opstellen er een is van probleemeigenaar).

In de huidige relatie tussen de gemeente en de milieudienst wordt min of meer de strategie van

de expert volgen gehanteerd. Blijkbaar is dit niet zo'n succesvolle strategie. Het volgen van de

strategie van dwingend optreden heeft een aantal belangrijke voordelen. De strategie is

makkelijker beheersbaar dan de strategie van consensusvorming (minder actoren), is minder

tijdrovend en laat duidelijk zien dat er sprake is van een ernstige situatie. Daarentegen bevat de

strategie van dwingend optreden ook een afbreukrisico. De relatie kan zodanig verstoord

worden dat dit enerzijds leidt tot een - schijnbare - onoplosbare situatie en anderzijds een

negatief signaal richting andere deelnemers aan het samenwerkingsverband. Met andere

woorden, voorkomen dient te worden dat er uiteindelijk sprake zal zijn van 'alleen verliezers'

doordat men een neergaande spiraal is terecht is gekomen. Desalniettemin lijkt de strategie van

dwingend optreden een schikte lijn om mee te starten. Indien de situatie hierom vraagt kan

geswitcht worden naar de strategie van consensusvorming.

Stap 2: Implementatie van gekozen strategie

Nadat de doelen zijn geformuleerd en de strategie is gekozen en is uitgewerkt, zal in

samenspraak met de regionale milieudienst - intensief dan wel extensief - gekomen moeten

worden tot een verbetering van de zakelijke werkrelatie inclusief het vaststellen van het budget

en de taakomvang. Kortom, de strategie moet in praktijk worden gebracht om de doelen te

verwezenlijken. Bij de implementatie van de strategie (het 'onderhandelingsproces') zal de

gemeente rekening moeten houden met de volgende aspecten:

.. Er dient bereidheid te zijn om alternatieven te accepteren. De gemeente dient bijvoorbeeld

bereid te zijn om een deel van het takenpakket door een andere organisatie uit te laten

voeren dan de milieudienst.

li

Naast de doelformulering zal ook inzicht en overeenstemming verkregen moeten worden in

de minimumgrens. Het onderhandelingsproces moet zich afspelen binnen een bepaalde

bandbreedte. Indien het proces zich begeeft onder de. minimumgrens dan zal dit voor de

gemeente onacceptabel moeten zijn. De alternatieven kbmen vervolgens aan bod.

Binnen de gemeente zal duidelijk moeten zijn wie bij de implementatie betrokken is in

welke hoedanigheid. Van belang is voorts dat de gemeente met I 'stem' spreekt en dat geen

sprake is van verschillende gemeentelijke standpunten.

li

Gemeente Helmond / Eenheid Milieu in Opbouw'

2 juni 2003. versie 2

- 4 -

DHV Milieu en Infrastructuur UV

Stap 3: Formalisatie en organisatie

Nadat overeenstemming is bereikt met de milieudienst (of gekozen is voor een alternatief), zal

gewerkt moeten worden aan de formalisatie van de afspraken en het organiseren hiervan. De

werkzaamheden liggen onder meer op het vlak van het ontwikkelen van de planning &

controlinstrumenten.

Gemeente Helmond I Eenheid Milieu in Opbouw!

2 juni 2003, versie 2

- 5 -