Commissiestukken Evaluatie werkwijze klankbordgroepen

Gemeente Helmond

Commissie-format

Verzoek College van B en W voor Commissiebehandeling.

Vastgesteld in B en W vergadering van : 2 maart 2004

Onderwerp: Evaluatie werkwijze klankbordgroepen

Inhoud:

]n 2002 is een nieuwe werkwijze met betrekking tot de klankbordgroepen vastgesteld na overleg met de

wijkorganen . Daarbij is aangegeven dat begin 2004 een evaluatie zal plaatsvinden.

In deze evaluatie wordt ingegaan op de belangrijkste veranderingen en wordt in algemeenheid gekeken naar

het functioneren van de klankbordgroepen. Een eerste (gemeentelijke) evaluatie is in december 2003

voorgelegd aan de wijkorganen met het verzoek daarop te reageren middels het invullen van een vragenlijst.

Het blijkt dat er een breed draagvlak bestaat voor de werkwijze en de voorgestelde aandachtspunten.

De eerste evaluatie is naar aanleiding van de binnengekomen reacties op enkele punten aangepast.

Bijgaand treft u de evaluatie aan.

In bijlage 1 zijn de inspraakreacties inzichtelijk weergegeven en van een gemeentelijke reactie voorzien.

Met dit verzoek mee te zenden stukken:

1. Evaluatie werkwijze klankbordgroepen

2. Bijlage 1: Vragenlijst; overzicht van binnengekomen reacties

Het college van B en W verzoekt:

voor te leggen aan:

de commissie ABA op 15 maart 2004 met als doel: overleg

cie format evaluatie werkwijze klankbordgroepe febr 2004

Pagina 1 van 2

Evaluatie werkwijze klankbordgroepen:

1. Inleiding.

In 2002 is een nieuwe werkwijze met betrekking tot de klankbordgroepen vastgesteld na overleg met

de wijkorganen Daarbij is aangegeven dat begin 2004 een evaluatie zal plaatsvinden.

In deze evaluatie wordt ingegaan op de belangrijkste veranderingen en wordt in algemeenheid

gekeken naar het functioneren van de klankbordgroepen.

2. Een gezamenlijke evaluatie.

,Een eerste (gemeentelijke) versie van de evaluatie is voorgelegd aan de wijkorganen in de vorm van

een vragenlijst. Op basis van de binnengekomen reacties is een aantal kleine wijzigingen

aangebracht. Gesteld kan worden dat de voorliggende evaluatie (en de daaraan gekoppelde

aandachtspunten) breed wordt gedragen.

In de vragenlijst was de mogelijkheid geboden om suggesties aan te geven. Een overzicht van de

mening van de wijkorganen op de diverse stellingen en diverse suggesties zijn in de vorm van een

bijlage bijgevoegd bij deze evaluatie.

3.1. Klankbordgroep is één vorm van participatie.

In de notitie "werkwijze klankbordgroepen" vastgesteld op 5 november 2002, is gesteld dat participatie

meer is dan de alleen de klankbordgroep.

Naar aanleiding van een agendapunt in de klankbordgroep of ter voorbereiding op een bijeenkomst

van de kiankbordgroep kunnen er overleggen plaatsvinden tussen de wijkorganen, de werkgroepen

die vanuit de wijkorganen functioneren en de betreffende ambtenaren. Gebleken is dat deze vorm van

participatie in de praktijk goed kan functioneren en geleidelijk aan vaker wordt toegepast. Hiermee

wordt het werken met "korte lijnen" bevorderd.

Naast de klankbordgroep zijn er per wijk ook bijeenkomsten van wijkorganen op wijkniveau waar

concrete onderwerpen kunnen worden besproken. In principe bezoekt de wijkopzichter namens de

gemeente deze bijeenkomst. Ook vanuit andere instellingen (SWH, politie, corporaties, stadswacht)

wordt er geparticipeerd in dit wijkoverleg.

Bij het opstellen van communicatie- en inspraakinstrumenten bij stedelijke beleidsnota's worden de

(leden van de) klankbordgroepen nog niet betrokken. Dit instrument verdient nog extra aandacht om

zo af en toe te gebruiken . Hoewel de klankbordgroep zich beperkt tot wijkgebonden onderwerpen, is

er wel de interesse én (wijkgebonden) informatie beschikbaar die benut kan worden.

Voorbeeld.@ In w@ken wordt vaak gesproken over de vergrijzing van de wijkbevolking en de

maatregelen die dat vraagt. Wanneer er een seniorennota in concept gereed is, zou dit concept

kunnen worden voorgelegd aan een panel bestaande uit o.a. leden van klankbordgroepen, alvorens

de nota vast te stellen.

3.2. Gedeelde verantwoordelijkheid: agenda en afsprakenlijst

Inmiddels hebben we een jaar ervaring op kunnen doen met "de secretaris uit de wijk". Samen met de

voorzitter ( één van de leden van het college van B&W) wordt de agenda bepaald. De secretaris zorgt

voor het verzenden van de vergaderstukken, het opstellen van de afsprakenlijst waarin de afspraken

die zijn gemaakt worden vastgelegd en het opsturen van deze afsprakenlijst. De adviseur wijk- en

buurtorganisaties vervult in deze samenwerking een coördinerende rol.

Het organiseren van de klankbordgroep in de wijk is tevens een zaak van de secretaris. In de praktijk

blijkt dat dit goed gebeurd en dat uit de ervaring lering wordt getrokken om het nog beter te doen. Het

vergaderen in de wijk zelf wordt als bijzonder positief ervaren, dat blijkt ook uit de toenemende

belangstelling van bewoners voor de bijeenkomsten, hoewel dat van wijk tot wijk behoorlijk verschilt.

De ene duo (voorzitterlsecretaris) kiest voor een mondeling vooroverleg, in het andere geval wordt via

e-mail de agenda bepaald. Gesteld kan worden dat de samenstelling van de agenda in goed overleg

plaatsvindt.

1 Wijkorganen is de verzamelnaam van de verschillende projectgroepen, wijkraden en verenigingen

die van de gemeente jaarlijks een buurtbudget ontvangen en onze partners zijn bij o.a. het

organiseren van de klankbordgroepbijeenkomsten.

In de meeste wijken wordt in het wijkblad en in de bijeenkomsten van de wijkorganen gevraagd om

agendapunten voor de klankbordgroep. Daarmee wordt getracht er ook daadwerkelijk een "agenda

van de wijk" van te maken.

Elke wijk is er in geslaagd om een secretaris te benoemen. Het werken met de afsprakenlijsten wordt

als positief beoordeeld omdat op die manier voor iedereen (wijk én gemeente) te volgen is welke

zaken zijn afgewerkt en welke zaken nog vragen om aandacht.

Soms is het lastig om binnen redelijke termijn (in de werkwijze is een periode van 2 weken genoemd)

de afsprakenlijst gereed te hebben. Dat heeft alles te maken met het feit dat de meeste secretarissen

ook nog andere taken vervullen in de wijk of het wijkorgaan. Dit is wel een aandachtspunt, omdat naar

aanleiding van de afsprakenlijst de wenselijke acties daadwerkelijk goed kunnen worden gevolgd.

Sinds juli 2003 staan de afsprakenlijsten ook op de gemeentelijke website.

3.3. Voltallig college of brede vertegenwoordiging?

In het collegeprogramma heeft het college zich uitgesproken om een keer per jaar met het gehele

college aanwezig te zijn bij de klankbordgroep. Aangezien het vergaderschema voor een heel jaar

wordt vastgesteld blijkt dat het in de praktijk niet altijd lukt dat alle leden van het college ook

daadwerkelijk aanwezig kunnen zijn. In het kader van het motto "afspraak = afspraak" is in het

vergaderschema 2004 aangegeven dat een "brede vertegenwoordiging van het college" aanwezig is.

Daarmee is de intentie van het college overigens niet veranderd. Het werken met de

klankbordgroepen blijft een speerpunt van collegebeleid.

In 2004 is in het vergaderschema van de raad en de raadscommissies tevens het vergaderschema

van de klankbordgroepen opgenomen. Daarmee wordt voorkomen dat bij het verzetten van een

vergadering vergissingen worden gemaakt.

3.4. Inhoudelijke kaders

De klankbordgroep is niet bedoeld om persoonlijke belangen te bespreken of kleine concrete

ergernissen te bespreken. Het dient te gaan om meer inhoudelijke zaken die op wijkniveau spelen.

Grootschalige plannen, verkeerssituaties, activiteitenbeleid, accommodatieproblemen,

onderhoudsregime, wijkveiligheidsplannen, etc. zijn daarvan voorbeelden. In de praktijk blijkt dat het

soms moeilijk is om niet af te dwalen naar de kleine ergernis. Hierin hebben we een gezamenlijke

verantwoordelijkheid. Zowel de voorzitter als de leden van de klankbordgroep dienen elkaar daarop te

corrigeren.

3.5. Samenstelling klankbordgroep

De samenstelling van de klankbordgroep is een zaak van de wijk waarbij het wijkorgaan een

bepalende rol vervuld. Vanuit de gedachte dat het om wijkbelangen gaat is het logisch en wenselijk

dat leden van de klankbordgroep een groep vertegenwoordigen (vereniging, instelling, club,

jongerengroep, buurt, straat,....).

De gemeente praat in de klankbordgroep met de leden van de klankbordgroep. Dat heeft in de praktijk

wel eens tot onduidelijke situaties geleid, zeker wanneer bewoners voor de eerste keer interesse

tonen voor de klankbordgroep en zich met de discussie willen bemoeien. Aan de ene kant willen we

de interesse belonen en zeker niet frustreren. Aan de andere kant is het onwenselijk dat de

vergadering bepaalt gaat worden door ad hoc leden die zo af en toe een keer komen meepraten en de

procedure van de agendavorming op die manier omzeilen.

Dit vraagt om een nader voorstel waarbij aan beide aspecten recht wordt gedaan.

Voorgesteld wordt om het laatste kwartier van de bijeenkomst te besteden aan een rondvraag voor de

wijk. Daarbij zal eerst geïnventariseerd moeten worden wie er iets voor de rondvraag heeft waarna de

voorzitter de tijd eerlijk in de gaten kan houden zodat iedereen aan bod kan komen. Per vraag wordt

bezien:

¿ of het met een eenvoudig antwoord kan worden afgedaan;

¿ of er wordt verwezen naar het bureau klanteninformatie;

¿ of het door het wijkorgaan wordt meegenomen in hun bijeenkomst om het nader te bespreken;

¿ of het door de gemeente wordt beantwoord op een later moment;

¿ of het een volgende keer kan worden geagendeerd

Daarmee blijft het een vergadering van de leden van de klankbordgroep met de gemeente, waarbij

agendapunten vooraf moeten worden vastgesteld zodat een goede voorbereiding mogelijk is.

Het communiceren van de wijze van agendavorming blijft een belangrijke taak voor de wijkorganen.

2

3.6. Hoe vaak komen de klankbordgroepen bij elkaar

Een aantal wijken (Binnenstad Oost, West, Noord, Rijpelberg en Brandevoort) vergaderden 4 keer per

jaar. Gebleken is dat, o.a. door de nieuwe werkwijze, deze frequentie te hoog is. Daarom is in overleg

met deze wijken afgesproken in 2004 met 3 vergaderingen te volstaan om daarmee ook elke keer een

interessante agenda te kunnen maken. Voorgesteld wordt om dit ook na 2004 deze frequentie aan te

houden.

In de andere wijken (Brouwhuis, Dierdonk, Oost, Centrum, 't Hout en Stiphout) wordt 2 keer per jaar

vergaderd. Deze frequentie voldoet.

In uitzonderlijke situaties kan in onderlinge samenspraak besloten worden een extra vergadering uit te

schrijven. Daarnaast bieden de korte lijnen die er zijn tussen wijk en gemeente (bestuurlijk en

ambtelijk) altijd de mogelijkheid om problemen op korte termijn te bespreken.

3.7. Verloop van de klankbordgroep en de gemeentelijke ondersteuning

Zowel vanuit de wijkorganen als vanuit het college van B&W wordt positief geoordeeld over het nut

van de klankbordgroep. Daarnaast verlopen deze vergaderingen over het algemeen in een redelijk tot

goede sfeer.

Middels de afsprakenlijst wordt duidelijk welke actie er door wie moet worden ondernomen en binnen

welke termijn. De tevredenheid over het nakomen van de afspraken door de gemeente én de

wijkorganen zelf wordt wisselend ervaren. Het nakomen van afspraken blijft een belangrijk

aandachtspunt.

De ondersteuning van de adviseur wijk- en buurtorganisaties aan de klankbordgroep, de secretaris

van de klankbordgroep en de besturen van de wijkorganen wordt eveneens door de meeste wijken

positief beoordeeld. In bijlage 1 is inzichtelijk gemaakt hoe de diverse wijkorganen aankijken tegen de

afzonderlijke items. Op de gemaakte opmerkingen is een gemeentelijke reactie gegeven.

4. Samengevat, belangrijkste aandachtspunten op een rijtje

¿ Overleggen tussen werkgroepen vanuit de wijk en gemeente verder stimuleren. Daarbij is het van

belang dat in de klankbordgroep verslag wordt gedaan van de dergelijke besprekingen;

¿ Bij het opstellen van communicatieparagrafen bij (stedelijke) beleidsstukken de mogelijkheid

overwegen om de. leden van klankbordgroepen, als panel, te vragen om hun mening voordat het

beleid wordt vastgesteld;

¿ Overleg zo veel mogelijk in de wijk laten plaatsvinden;

¿ Het wijkorgaan zorg laten (blijven) dragen voor communicatie met de wijk door bijvoorbeeld

gebruik te maken van het wijkblad;

¿ De afsprakenlijsten blijven hanteren en deze proberen binnen 4 weken gereed te hebben voor

verspreiding voor belanghebbenden en via de gemeentelijke website;

¿ Gezamenlijk blijven waken voor het bespreken van onderwerpen op hoofdlijnen;

¿ De gemeente spreekt met de leden van de klankbordgroep. Het is aan het wijkorgaan om te

bepalen wie lid is van de klankbordgroep. Daarbij is het van belang dat leden een

vertegenwoordigende rol vervullen.

¿ Het introduceren van de rondvraag voor de wijk en daarvoor maximaal een kwartier uit te trekken.

Hierbij per vraag direct aangeven hoe met de vraag zal worden omgegaan;

¿ De frequentie van de bijeenkomsten Binnenstad Oost, West, Noord, Rijpelberg en Brandevoort

terugbrengen tot 3 keer per jaar;

¿ Het college blijft met een brede vertegenwoordiging één keer per jaar de klankbordgroep

bezoeken.

2 maart 2004,

college van burgemeester en wethouders

3

Bijlage 1 Vragenlijst: Overzicht van de binnengekomen reacties

Heimond Noord = HN Dierdonk = DD Brouwhuis = BH Mierlo-Hout = MH Brandevoort = BV

Binnenstad = BS Rijpelberg = RB Stiphout = SH Heimond West = HW Heimond Oost= HO

Nr Uitspraak Eens Oneens Evt. opmerkingen Reactie gemeente

1 Overleggen tussen werkgroepen vanuit de BV BH HW RB RB: Het is op zich goed dat het overleg tussen Bedoeld wordt dat er een

wijk en gemeente verder stimuleren. SH MH HN BS werkgroepen en gemeente verder wordt duidelijke koppeling blijft bestaan

Daarbij is het van belang dat in de HO DD gestimuleerd. Echter deze werkgroepen moeten tussen werkgroepen en

klankbordgroep verslag wordt gedaan van niet te ver afstaan van de leden van de klankbordgroepen. Een vast

de ontwikkelingen klankbordgroep. Beter is om mensen uit deze agendapunt van de

werkgroepen direct te betrekken bij de klankbordgroep kan zijn:

klankbordgroep. Het alleen ontvangen van een "terugkoppeling vanuit de

verslag is onvoldoende, zeker als het om werkgroepen"

onderwerpen gaat, waarover de mening tussen

klankbordgroep en werkgroep niet gelijk lopen. Het gaat om werkgroepen vanuit

BS: Contacten dienen via het wijkbeheer te lopen het buurtbeheer (zie 3.1)

HO: De gemeente moet veel meer zaken

bespreekbaar maken via enlof in samenwerking Het wijkorgaan is zelf in de

met de wijkraad/het wijkorgaan gelegenheid om de agenda

Er moet vaker overleg zijn tussen de (dagelijkse) mede te bepalen. Het is SLHO

besturen van de wijkraden en de gemeentelijke bekend dat de gemeente zich

overheid graag laat uitnodigen.

Het zou een goede ontwikkeling zijn als er een

periodiek overleg kwam tussen de gezamenlijke Hiertoe zal, in eerste instantie

DB-en van de w,ijkorganen en ambtelijk, het initiatief genomen

beslissingsbevoegde bestuurders & ambtenaren worden door de adviseur wijk- en

buurtorganisaties.

2 Bij het opstellen van BV BH HW HN:,graag terugkoppelen wanneer iets wordt Bij gebruik van een panel is het

communicatieparagrafen bij (stedelijke) SH MH HN afgewezen serieus nemen van het panel en

beleidsstukken de mogelijkheid overwegen RB BS HO RB: het is natuurlijk wel afhankelijk van het het terugkoppelen altijd

om de leden van klankbordgroepen, als DD onderwerp belangrijk

panel, te vragen om hun mening voordat DD: met de kanttekening dat daar ook werkelijk

het beleid wordt vastgesteld aandacht aan wordt besteed

HO, D -n is het van belang de status van de Het betreft hier een nieuwe vorm

4

Nr Uitspraak Eens Oneens Evt. opmerkingen Reactie gemeente

klankbordgroepen opnieuw te formuleren. Is dit van participatie waarbij het niet

een open podium voor wijkbewoners of een meer nodig is de status van de

selectief podium waarbij de wijkraad resp. de klankbordgroep te herformuleren.

stichtinglorganisatie die zich daarvoor De klahkbordgroep bestaat uit

verantwoordelijk heeft gemaakt het eerste leden die een achterban

aanspreekpunt is vertegenwoordigen (buurt / straat

Zoals eerder al aangegeven staat de SLHO op / vereniging ... ). Het is bij een

het standpunt dat de wijk al tijdens het panel de bedoeling dat juist ook

ontwikkelen van beleid betrokken moet worden ;die mensen worden betrokken en

als meedenkend klankbord. Betrokkenheid moet niet uitsluitend bestuursleden van

niet pas ontstaan na vaststelling van het beleid een wijkorgaan.

om vervolgens wél de communicatie daarover te Verder wordt verwezen naar 3. 1.

ondersteunen

3 Overleg zo veel mogelijk in de wijk laten BV BH HW RB: Biedt de mogelijkheid om ook situaties ter Inderdaad

plaatsvinden SH MH HN plekke te bekijken, hetgeen zeer wordt

RB BS HO gewaardeerd.

DD

4 Het wijkorgaan zorg laten (blijven) dragen BV HW SH BH: n.v.t. want het is interne aangelegenheid Terugkoppeling van de resultaten

voor communicatie met de wijk door MH HN RB HN: ook gemeente moet actie ondernemen van de klankbordgroep is een

bijvoorbeeld gebruik te maken van het BS HO DD RB: Ja, maar daar zijn natuurlijk ook kosten aan taak van wijkorgaan.

wijkblad verbonden. Zeker in geval van Rijpelberg waar

het wijkblad zonder enige vorm van subsidie zelf Gezien de hoogte van het

de eindjes aan elkaar moet knopen. Wanneer in buurtbudget en de

dit soort gevallen de gemeente voor de onkostenvergoeding voor de

communicatie zorgt draagt, zijn de kosten ook klankbordgroep lijkt ons dit geen

voor de gemeente. Tevens zien we dat de probleem te zijn.

gemeente zelf geen enkele poging doet het Het benutten van de wijkbladen

wijkblad mee in stand te houden. De gemeente bij gemeentelijke campagnes zal

maakt wel reclame via dure borden langs de nog eens worden doorgegeven

weg, maar vergeet in haar campagnes altijd de aan de afdeling communicatie

wijkbladen.

HO: In dat kader zouden goede (gemeentelijke) De gemeentepagina zou

afspraken met lokale media als Traverse, inderdaad ook benut kunnen

Trompetter, Zondagsnieuws en Stads- radio, TV worden. Daarnaast is het wijk-

en Kabelkrant Heimond een belangrijke blad een prachtig podium voor

ondersteuning zijn. Nu is plaatsing uitsluitend wijkinformatie die voor andere

afhankelijk van beslissingen door de redactie. wijken minder interessant is.

5 De afsprakenlijsten blijven hanteren en BV BH HW e vraag is wel, wat is redelijk. Het gaat om In de evaluatie wordt nu

5

Nr Uitspraak Eens 0 Evt. opmerkingen Reactie gemeente

deze proberen op redelijke termijn gereed SH MH RB vrijwilligerswerk gesproken van "4 weken"

te hebben voor verspreiding voor BS HN HO HO: Het'sjabloon'van de afsprakenlijst kan wat

belanghebbenden en via de gemeentelijke DD gemakkelijker gemaakt worden. Suggesties voor verbeteringen

website De presentatie op de gemeentelijke website vergt zijn altijd welkom

een op internet gebaseerde opzet

6 Gezamenlijk blijven waken voor het BV BH HW RB: In principe op hoofdlijnen blijven. Echter ook Voor dit soort incidentele

bespreken van onderwerpen op SH HN MH ruimte laten voor het individuele gevallen die in gevallen vinden we altijd wel een

hoofdlijnen RB BS HO de contacten met de gemeente "aan het lijntje" oplossing in of na afloop van de

DD worden gehouden. klankbordgroep vergadering

7 De gemeente blijft praten met de leden van BV HW SH RB: Een probleem v.w.b. de leden van de Het gesprek in de wijk over dit

de klankbordgroep. Het is aan het MH RB BS klankbordgroep betreft het afleggen van onderwerp wachten we verder af.

wijkorgaan om te bepalen wie lid is van de HO DD verantwoording aan de wijk. Het zou beter zijn,

klankbordgroep. Daarbij is het van belang als zowel v.w.b. beleid als v.w.b. de financiën als

dat leden een vertegenwoordigende rol er ook verantwoording werd afgelegd aan de

vervullen wijkbewoners. Voor Rijpelberg zou dat kunnen

inhouden, dat bepaalde delen van de WVR

samen zouden moeten gaan met de SWBR.

HO: In principe mee eens, maar wenselijkheid en Dat verdient dan de komende tijd

realiseerbaarheid lopen hier uiteen. de nodige aandacht.

Het streven dat eik lid van de wijkraad een

.1 achterban" vertegenwoordigd komt althans in

Heimond Oost noq niet uit de verf.

8 Het introduceren van de rondvraag voor de BV HW SH HO BV: worden de vragen dan voorafgaand aan de De vragen worden voorafgaand

wijk en daarvoor maximaal een kwartier uit MH HN BH rondvraag geïnventariseerd? aan de rondvraag

te trekken. Hierbij per vraag direct BS RB DD RB: In Rijpelberg is er nooit een probleem geïnventariseerd om de tijd

aangeven wat ermee gedaan gaat worden ontstaan hierover. eerlijk te verdelen. Dat hoeft niet

en wie daar een rol in heeft BS: indien schriftelijk ingediend voor de schriftelijk om onnodige

vergadering bureaucratie te voorkomen

HO: Tijdens de klankbordgroepvergadering Het is niet de bedoeling van elke

moeten "rondvragen" verzameld worden en dat vraag een agendapunt te maken.

kost tijd. 15 minuten is voor een serieuze Zie verder 3.5.

rondvraag veel te kort

9 De frequentie van de bijeenkomsten HN DD RB BV: mogelijkheid 4@ keer openhouden Deze mogelijkheden zijn expliciet

Binnenstad , West, Noord, Rijpelberg en HW BS RB: graag de mogelijkheid blijven behouden voor opgenomen in de evaluatie n.a.v.

Brandevoort terugbrengen tot 3 keer per tussentijds ambtelijk of bestuurlijk overleg deze reacties

jaar

HO: Onze visie is dat de frequentie van het over- De omvang van het aantal

6

Nr Uitspraak Eens Oneens Evt. opmerkingen Reactie gemeente

leg moet afhangen van de dynamiek en ingediende agendapunten, het

problematiek in de wijk. nakomen van de afspraken door

Grote bewegingen als ingrijpende renovaties, de gemeente en de mogelijkheid

grote veranderingen in de gebruik te maken van korte

bewonerssamensteilingen of ernstige lijnen, liggen ten grondslag aan

leefbaarheidproblemen moeten de frequentie van dit voorstel. Zo is er in Heimond

de overleggen bepalen. Oost in 2003 maar één

Haalbaarheid terugbrengen aantal KBG- klankbordgroep vergadering

overleggen van 4 x per jaar naar 3 x per jaar doorgegaan wegens gebrek aan

gebleken in de nieuwe werkwijze ? agendapunten.

Waaruit is dit gebleken?

Wie bepaalt dat Heimond Oost aan 2 KBG-

overleggen genoeg heeft en op basis waarvan

wordt dit geconcludeerd ?

1 0 Het college blijft met een brede BV HW SH Hd- RB: Het is zonder meer goed, dat alle leden van We zijn gezamenlijk

vertegenwoordiging één keer per jaar de MH BH HN de klankbordgroep eenmaal per jaar ook contact verantwoordelijk voor de

klankbordgroep bezoeken RB BS DD hebben met de overige bestuurders. Deze agendering van de

vergadering zou eigelijk wat Rijpelberg betreft klankbordgroep. De gemeente

ook wel iets anders van opzet mogen zijn. Te staat open voor dit soort

denken valt hier bijvoorbeeld aan een schouw suggesties.

van een stukje wijk, als daar aanleiding voor is.

Dat maakt de bestuurder meer betrokken en

geeft de burgers meer mogelijkheden een

bestuurder rechtstreeks aan te spreken.

HO: Als de Klankbordgroep het gewicht Een brede vertegenwoordiging

heeft/moet houden dat wij tot nu toe gehoord doet geen afbreuk aan de status

hebben én daaraan gegeven hebben is het van de klankbordgroep.

noodzakelijk dat zoveel mogelijk het voltallige Aangezien de afspraak is dat het

college aanwezig is. college van B&W de voorzitter

Het doet o.i. rechtaan 'het wijkorgaan' als de levert, zal vervanging binnen het

KBG-vergadering een eerste en een tweede college worden geregeld.

voorzitter heeft waarbij de tweede voorzitter uit Overigens is de voorzitter altijd

het wijkorgaan komt. aanwezig geweest in Heimond

Oost. Zie verder 3.3.

7

Helemaal

Nr. Stelling Helemaal mee Enigszins -óeen@me@ning Enigszins

eens mee eens mee oneens mee

oneens

1 1 De klankbordgroep is een zinvolle manier van overleg tussen de wijk BV BH HW HO BS

en de gemeente SH MH HN

RB DD

12 De verdeling van de verantwoordelijkheid tussen de wijk (sécretaris) BV BH HW SH --HN DD HO

en de gemeente (voorzitter) werkt in de praktiik goed MH RB BS

13 De bijeenkomsten van de klankbordgroep verlopen in een goede sfeer BV BH HW SH HN DD

MH RB HO BS

14 Afspraken worden nagekomen door de gemeente HW BV BH MH SH HN HO

RB DD BS

15 Afspraken worden nagekomen door de wijkorganen HW BV BV BH Si4- HN HO BS

MH RB DD

16 De adviseur wijk- en buurtorganisaties geeft goede ondersteuning aan BV HW MH SH RB BS BH

de klankbordgroepen HN DD HO

17 De adviseur wijk- en buurtorgan@isatjes geeft goede ondersteuning aan BV HW SH BH HN RB HO

de secretaris van de klankbord_qroep MH DD BS

1 8 De adviseur wijk- en buurtorganisaties geeft goede ondersteuning aan BV HW SH RB BS BH HO

het bestuur van het wijkorgaan MH HN DD

Nr. Vraag Antwoord Gemeentelijke reactie

19 Hebt u suggesties ter verbetering van het 0 BV: Graag tussentijdse terugkoppeling over 0 Deze wederzijdse afspraak is vaak al

verloop van de klankbordgroep gemaakte afspraken praktijk, maar kan altijd verder worden

¿ HW: Mogelijkheid openhouden voor extra verbeterd

bijeenkomst 0 In onderlinge samenspraak is dat

¿ SH: Voor elke aanwezige moet de mogelijkheid mogelijk

bestaan voor de rondvraag 0 Ja, zie stelling 8.

¿ HN: collegeleden moeten meer betrokken zijn bij * Beide punten nemen we ter harte

de vergadering

¿ HN: betere voorbereiding 1 inschatting van de

agendapunten 0 Zie ook reactie op stelling 4.

¿ RB: Medewerking verlenen aan een vorm van Inhoudelijke bijdrage kan onderwerp zijn

afleqqen van verantwoording aan de wijk van nader gesprek.

8

Nr. Vraag Antwoord Gemeentelijke reactie

¿ RB: Meer informatie tijdig verstrekken 0 Het is altijd de vraag welk niveau van

informatieverstrekking wenselijk en

haalbaar is. O.a. via de ambtelijke

aanspreekpunten doen we ons best.

¿ RB: Afspraken beter nakomen 0 Laten we elkaar daar op blijven

aanspreken

¿ BS: Onderwerpen die de wijk aangaan moeten 0 Dit nemen we ter harte

inhoudelijk beter behandeld kunnen worden en

niet 4 keer hetzelfde onderwerp

¿ HO: De vergaderingen duren te kort. Van 13.30 0 De ervaring leert dat effectief

uur tot 16.00 uur is inclusief opening, rook- & plas- vergaderen geen 2,5 uur hoeft te duren

pauze en afsluiting te kort, zeker als een wanneer de agenda ook echt wordt

belangrijk deel in beslag wordt genomen door aangehouden. Voorzitter en secretaris

presentaties van gemeentelijke voorstellen. Een hebben overleg over de agenda en

KBG/vergadering moet een effectieve vergadertijd kunnen ook samen evalueren

hebben van tenminste 2 Y2uur, gevolgd door

tenminste een kwartier informeel napraten met de

aanwezige bestuurders

¿ HO: Beslissingsbevoegde bestuurders & 4 Deze opmerking kunnen we in het

ambtenaren, in de zin dat ze concrete geheel niet plaatsen. De afsprakenlijst is

toezeggingen moeten kunnen doen, moeten op bedoeld afspraken vast te leggen.

de KBG aanwezig zijn.

¿ HO: Bij de vaststelling van de agenda krijgen 0 De agenda wordt gezamenlijk gemaakt.

punten vanuit de wijk aangedragen prioriteit We hebben niet de indruk dat de wijk

boven de wens van de gemeente om grote daarin te kort wordt gedaan.

nieuwe plannen te presenteren.

¿ HO: Presentatie van voornemens en 0 Een goede presentatie is afgestemd op

beleidsnotities moeten zodanig zijn dat de de doelgroep. Dat krijgt de aandacht.

toehoorders niet ten ondergaan in een stortvloed We hebben niet de indruk dat vragen

van informatie die zij voor het eerst horen, de niet serieus worden beantwoord.

aanwezigen voldoende gelegenheid krijgen om

vragen te stellen, kritiek te uiten en reacties van

aanwezigen niet met dooddoeners of nog erger

worden gepareerd maar serieus worden

beantwoord.

9

Nr. Vraag Antwoord Gemeentelijke reactie

¿ DD: De gemeente moet niet op het laatste In een enkel geval is dit het laatste jaar

moment met documenten op de proppen komen niet gelukt. We proberen dat zo veel

ter bespreking waardoor de leden van de mogelijk te voorkomen.

klankbordgroep zich niet goed kunnen

1 voorbereiden

20. Wat wilt u nog kwijt 0 HW: Het streven om stedelijk de wijkorganen bij De adviseur wijk- en buurtorganisaties

elkaar te roepen moet verstevigd worden zal, in eerste instantie ambtelijk, voor de

¿ HO Het zou een goede ontwikkeling zijn als er zomer 2004 het initiatief hiertoe nemen.

een periodiek overleg kwam tussen de

gezamenlijke DB-en van de wijkorganen en

beslissingsbevoegde bestuurders & ambtenaren.

¿ HO: De gemeente veroorzaakt soms het gevoel De Stichting Leefbaarheid Heimond

dat ze er eigenlijk niet omheen kunnen de KBG- Oost is het laatste jaar vooral met

vergadering of meepratende zichzelf bezig geweest waardoor de

wijkraden/buurtbeheren in te schakelen. contacten over de wijk met de gemeente

Niet alleen op 'cruciale momenten' maar ook door te beperkt zijn geweest. Het aanbod van

het jaar heen dient er tijd voor frequent contact te de gemeente om het bestuur ter zijde te

zijn. Uiteindelijk worden de wijkorganen gedragen staan heeft nog niet geleid tot nadere

door vrijwilligers die belangeloos tijd, onkosten en afspraken.

energie steken in de leefbaarheid van de wijk.

¿ HO: De bezoekers van de KBG-en bestaan uit Juist om die reden is de "rondvraag voor

vertegenwoordigers van groeperingen en de wijk" bedacht. Dit soort vragen

organisaties maar ook uit individuele kunnen dan worden doorgesluisd naar

belangstellenden die vaak om één bepaalde zorg bijvoorbeeld de wijkraadvergadering

bespreekbaar te maken op de open uitnodiging

ingaan. Voor deze laatste categorie zou, o. I.v. het

wijkorgaan, periodiek een soort van

inspraakavond georganiseerd moeten worden.

¿ HO: Er moet vaker overleg zijn tussen de

(dagelijkse) besturen van de wijkraden en de

gemeentelijke overheid.

¿ HO: Een evenredige verdeling/toewijzing van de De adviseur wijk- en buurtorganisaties is

beschikbare capaciteit aan professionele ondersteunen en vraagbaak voor het

ondersteuning vanuit de gemeente maar met wijkorgaan en niet de SWH.

name vanuit de SWH ontbreekt. (Wellicht

tengevolge van onze onbekendheid met de van

toepassing zijnde procedures.).

1 0

Nr. Vraag Antwoord Gemeentelijke reactie

¿ HO: Een contactavond/dankjewel-avond is fijn. Deze suggestie zal ook worden

Helaas zijn deze avonden vaak eenzijdig voorgelegd aan de andere wijkorganen

vastgesteld. Wij stellen voor om een budget

beschikbaar te stellen en een of een paar

wijkraden/buurtbeheren per toerbeurt, in

overleg/samenwerking met de gemeente, zo'n

gemeentelijke contactavond te laten organiseren

¿ DD: De wijkraad Dierdonk is zeer tevreden met de Het is prettig om dat te vernemen.

aanstelling van de adviseur wijk- en

buurtorganisaties. Sinds zijn komst lopen tal van

zaken vlot en gestructureerd.