Raadsvoorstellen RV 121 krediet vervanging centrale computeromgeving

GEMEENTERAAD VAN HELMOND

Vergadering 1 juli 2003, agendapunt 30

Bijlage

B&W vergadering

Dienst I afdeling

: krediet ten behoeve van de vervanging van de centrale computeromgeving

voor bedrijfskritische kerntoepassingen

: 121

: 27 mei 2003

: MO.AI

Onderwerp

Aan de gemeenteraad,

1. Alaemeen

De bedrijfsvoering van de gemeente Helmond is in hoge mate afhankelijk van geautomatiseerde

informatiesystemen. Een steeds groter wordend aantal van die informatiesystemen wordt als

bedrijfskritisch gekenmerkt. Met name de kerntoepassingen voor de dienst Samenleving en

Economie, Burgerzaken, Financiën en Belastingen zijn zeer kritisch. De databases van deze (en

andere belangrijke informatiesystemen) zijn geïnstalleerd op een centrale computeromgeving (zgn.

midrange omgeving).

2. Aanleidinaen voor vervanaina van de huidiae midranae omaevina

Aan de vervanging van de huidige midrange omgeving liggen de volgende aanleidingen ten

grondslag:

Marktontwikkelingen in de ICT branche

De huidige omgeving is in zijn laatste 'levensjaar', is technisch verouderd en eind dit jaar economisch

afgeschreven. Bovendien zijn eventuele uitbreidingen economisch niet meer verantwoord omdat deze

over de zeer beperkte resterende levensduur zouden moeten worden afgeschreven.

Marktontwikkelingen bij leveranciers van informatiesystemen

Leveranciers van de informatiesystemen binnen de organisatie van de Gemeente Helmond stoppen

binnenkort met ontwikkeling en correctief onderhoud op basis van de versie besturings- en

databaseprogrammatuur die aanwezig is op de midrange omgeving.

Noodzakelijke uitbreidingen als gevolg van projecten

Recentelijk hebben er allerlei implementaties en uitbreidingen van informatiesystemen

plaatsgevonden op de midrange omgeving. Vanwege het feit dat uitbreiding van de midrange

omgeving niet meer mogelijk is, is dit ten koste gegaan van de performance. De beschikbare

restcapaciteit levert in toenemende mate problemen op voor de werking van de reeds aanwezige

informatiesystemen. Ook kunnen binnen de nog beschikbare capaciteit nieuwe implementaties van

informatiesystemen op korte termijn niet meer verantwoord plaatsvinden.

Het is daarom van het grootste belang dat deze omgeving binnen zo kort mogelijke tijd wordt

vervangen. Er bestaat een duidelijk risico dat anders de dienstverlening ten aanzien van de bestaande

informatiesystemen en implementaties van nieuwe informatiesystemen in gevaar komt.

3. De nieuwe midranae omaevina.

Bij de keuze van een nieuwe midrange omgeving is zoveel mogelijk geanticipeerd op toekomstige

martkontwikkelingen. Naast het algemeen gehanteerde uitgangspunt dat de nieuwe omgeving vooral

sober en doelmatig moet worden uitgerust, is tevens de nadruk komen te liggen op schaalbaarheid,

beheersbaarheid, flexibiliteit en openheid van de nieuwe omgeving. Ook zaken als beschikbaarheid,

consolidatie (terugbrengen van het aantal computersystemen) en integratie hebben de nodige

aandacht gekregen. Vorenstaande factoren tezamen bepalen de toekomstvastheid van de nieuwe

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 121

blz. 1

omgeving. Bij het conceptuele ontwerp en de keuze van de nieuwe midrange omgeving is met nadruk

rekening hiermee gehouden.

Hieronder worden de belangrijkste aspecten van de nieuwe omgeving nader belicht:

Systeemeigenschappen

De nieuwe midrange omgeving biedt voldoende verwerkingskracht voor de korte termijn. Daarnaast is

de omgeving voldoende schaal baar en uitbreidbaar om toekomstige ontwikkelingen tegen redelijke

kosten te kunnen implementeren.

Centrale opslag van gegevens

Voor de opslag van gegevens wordt gebruik gemaakt van een gecentraliseerde opslagvoorziening

waar alle data van de verschillende omgevingen (niet alleen de midrange omgeving maar ook overige

omgevingen en diverse merken apparatuur) kan worden samengebracht, beheerd en beveiligd.

Hierdoor kan de beschikbare opslagruimte zeer efficiënt worden ingezet en worden beheerd. Dit levert

op termijn een kostenbesparing op.

Continuiteits- en beveiligingsmaatregelen

Om de continuiteit van het midrange systeem te kunnen waarborgen is een aantal maatregelen

genomen zoals het afsluiten van onderhoudscontacten met 4 uurs response,

noodstroomvoorzieningen, uitvoeren van een hoge beschikbaarheidsoplossing (was ook al aanwezig

op oude omgeving) en realisatie van uitwijkvoorzieningen.

4. Miaratie van de aanweziae informatiesystemen

Naast implementatie van de nieuwe omgeving zullen de reeds aanwezige informatiesystemen moeten

worden verplaatst (gemigreerd) naar de nieuwe omgeving. Hiervoor is herinstallatie en aanpassing

van de programmatuur noodzakelijk. Ook zullen de gegevens die in de databases zijn opgeslagen

geconverteerd moeten worden naar de nieuwe versie database programmatuur.

De aantallen informatiesystemen op de midrange omgeving zijn de laatste jaren flink toegenomen.

Hierdoor vormt de migratie en herinstallatie hiervan een belangrijk onderdeel van dit project.

5. Kritische succesfactoren

Voor een succesvolle implementatie van de nieuwe midrange omgeving moeten de onderstaande

kritische succesfactoren adequaat worden ingevuld:

1. Benodigde kennis en expertise tbv het implementatietraject

2. Benodigde (aanvullende) kennis ten behoeve van het beheer

3. Personele inzet door afdeling Automatisering en Informatiebeheer tbv het implementatietraject

Benodiqde kennis en expertise ten behoeve van het implementatietraiect

De implementatie van een nieuwe midrange omgeving is omvangrijk en complex. Naast de installatie

van de apparatuur dient deze omgeving softwarematige geoperationaliseerd en ingericht te worden

conform de procedures, uitgangspunten eisen en wensen van de Gemeente Helmond. Hiervoor is

specialistische (implementatie)kennis noodzakelijk. Deze kennis is niet voorhanden bij de afdeling

Automatisering en Informatiebeheer. Er zal dan ook gebruik gemaakt moeten worden van expertise

van de leverancier van het midrange systeem en de expertise van de leverancier van de

informatiesystemen.

Benodiqde (aanvullende) kennis ten behoeve van het beheer

Bij de afdeling Automatisering en Informatiebeheer is kennis en ervaring aanwezig voor het beheren

van de huidige midrange omgeving. De nieuwe midrange omgeving wijkt in conceptuele zin sterk af

van de bestaande omgeving. Dit heeft gevolgen voor het beheer waardoor er aanvullende kennis

noodzakelijk die deels wordt opgedaan tijdens het implementatietraject en deels door middel van

opleidingen zal moeten worden ingevuld.

Personele inzet door afdelinq Automatiserinq en Informatiebeheer tbv het implementatietraiect

De leverancier van de midrange omgeving stelt als eis dat de Gemeente Helmond over voldoende

gekwalificeerde medewerkers beschikt, en dat die medewerkers ook worden vrijgemaakt om te

participeren in het implementatietraject. Hoewel de Gemeente Helmond beschikt over voldoende

gekwalificeerde medewerkers is het gezien de huidige werkdruk en overige projecten niet verantwoord

om dit project op een adequate wijze binnen de bestaande formatie uit te voeren. Vanwege het

afbreukrisico van de overige projecten is een herprioritering niet aan de orde. Bij de uitvoering van dit

project moet dan ook tijdelijk personeel ingezet worden.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 121

blz. 2

6. Financiële consequenties

Momenteel wordt middels de geldende aanbestedingsrichtlijnen het offertetraject afgewikkeld. Hoewel

de totale investering de grens voor Europese aanbesteding overschrijdt hoeft er geen Europese

aanbesteding plaats te vinden omdat de investering gedeeltelijk wordt ondergebracht binnen een

lopende (lease) overeenkomst. Bij het inkooptraject worden dan ook de interne aanbestedings

richtlijnen in acht genomen.

De totale kosten van de aanschaf, implementatie en migratie bedragen ¿ 858.000,-- exclusief

omzetbelasting. In de onderstaande tabel wordt een specificatie van de kosten weergegeven.

Totale kosten exclusief btw

Kosten

¿ 379.000,--

¿ 42.000,--

¿ 118.000,-

¿ 25.000,-

¿ 25.000,-

¿ 34.000,-

¿ 109.000,--

¿ 126.000,--

¿ 858.000,--

Exploitatiekosten

De exploitatiekosten worden gevormd door de onderhoudcontracten die ten behoeve van een

storingsvrije werking gedurende de afschrijvingstermijn worden afgesloten. Deze worden voor vijf jaar

afgekocht bij de investering.

7. Justificatie van de kosten

De totale kosten zijn ten opzichte van 5 jaar geleden toegenomen. De belangrijkste oorzaken die

hieraan ten grondslag liggen worden hieronder weergegeven:

. Het aantal informatiesystemen is sinds de implementatie van de oude midrange omgeving enorm

toegenomen. Al deze informatiesystemen zullen gemigreerd moeten worden naar de nieuwe

omgeving. Hierdoor zijn de kosten voor consultancy en migratie evenredig toegenomen (dit heeft

met name betrekking op punt 3 en 5 van het investeringsoverzicht).

. Totale complexiteit en afhankelijkheid ICT infrastructuur is toegenomen. Hiermee moet rekening

gehouden worden in het nieuwe concept hetgeen extra kosten met zich meebrengt (punt 1 en 2

van het investeringsoverzicht).

. Uitbreidingen en aanpassingen die gedurende de levensduur van de oude midrange omgeving

zijn gedaan moeten nu initieel met de nieuwe omgeving worden meegenomen (punt 1 en 2 van

het investeringsoverzicht).

. Kosten voor onderhoud zijn de laatste jaren enorm gestegen (punt 7 en 8 van het

investeringsoverzicht).

~. Dekkinasvoorstel

Momenteel vindt onderzoek plaats naar de toekomstige verplichtingen ten laste van de

egalisatievoorziening automatisering en de begroting automatisering. Vooruitlopend daarop wordt de

volgende dekking voorgesteld:

Midrange omgeving hardware (1) en systeemsoftware en installatie van de hardware (2)

De investering hiervoor bedraagt ¿ 421.000,-- met een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Voorgesteld

wordt daarvoor een krediet aan te vragen. Hierbij kunnen de daaruit voortvloeiende kapitaallasten

gedekt worden uit de begroting automatisering door het wegvallen van de jaarlijkse leasekosten van

de huidige omgeving ad ¿ 108.172,--.

Consultancy en projectmanagement voor de configuratie en migratie van informatiesystemen (3 en 4)

Voor wat betreft de kosten hiervan ad ¿ 143.000,-- wordt voorgesteld deze, gezien het bedrijfskritische

karakter, te onttrekken aan de voorziening grote systemen.

Opleidingen voor beheer (5)

De kosten hiervan ad ¿ 25.000,-- kunnen gedekt worden uit het opleidingsbudget van de afdeling

automatisering.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 121

blz. 3

Inhuur van tijdelijk personeel (6)

Deze kosten ad ¿ 34.000,- kunnen gezien het incidentele karakter, worden onttrokken aan de

egalisatie-voorziening automatisering.

Kosten van onderhoud over 5 jaar (7 en 8)

Om de kosten van onderhoud te egaliseren wordt voorgesteld een krediet beschikbaar te stellen van

¿ 235.000,- waarvan de kapitaallasten opgevangen dienen te worden binnen de begroting

automatisering.

Wij stellen u voor een krediet van ¿ 833.000,- ( ¿ 858.000,-- min ¿ 25.000,-- die gedekt kunnen

worden uit het opleidingsbudget van de afdeling automatisering) ter beschikking te stellen.

Begrotingswijziging 86.

Het advies van de commissie middelen en ondersteuning zal, na ontvangst, voor u ter inzage worden

gelegd.

Burgemeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester,

Drs. AAM. Jacobs.

De secretaris,

Mr. AC.J.M. de Kroon.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 121

blz. 4

BESLUIT

Bijlage: 121

Raadsvergadering d.d.: 1 juli 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 mei 2003.

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

een krediet van ¿ 833.000,-- ter beschikking te stellen ten behoeve van de vervanging van de centrale

computeromgeving voor bedrijfskritische kerntoepassingen.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1 juli 2003, bijlage 121.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 121

blz. 1