Raadsvoorstellen RV 103 krediet inrichting en beveiliging nieuwe computerruimte

GEMEENTERAAD VAN HELMOND

Vergadering 1 juli 2003, agendapunt 10

Bijlage

B&W vergadering

Dienst I afdeling

: krediet ten behoeve van de inrichting en beveiliging van de nieuwe

computerruimte

: 103

: 29 april 2003

: MO.AI

Onderwerp

Aan de gemeenteraad,

Algemeen

De huidige computerruimte van de gemeente Helmond voldoet niet meer aan de eisen die hieraan ten

aanzien van beveiliging en omgevingscondities worden gesteld. De voorzieningen die dit moeten

verzorgen zijn meer dan 10 jaren geleden geïnstalleerd. Sindsdien is er veel veranderd in en om de

computerruimte. Ook veranderende wetgeving en nieuwe technologische ontwikkelingen op het

gebied van klimaatbeheersing en beveiliging van computerruimtes hebben tot gevolg dat de huidige

computerruimte toe is aan een grootschalige herinrichting.

Deze herinrichting is al enkele jaren een belangrijk aandachtspunt in de projectplanning van afdeling

Automatisering en Informatiebeheer. Doordat er al geruime tijd sprake is van een mogelijke verhuizing

van de afdeling Automatisering en Informatiebeheer, en daarmee ook de computerruimte, is de

uitvoering hiervan om efficiency redenen niet eerder ter hand genomen. De situatie in de

computerruimte is gedurende die tijd evenwel verslechterd.

Nu er concreet sprake is van een verhuizing van de afdeling automatisering en informatiebeheer, en

daarmee ook de computerruimte, is er actief gestart met de voorbereidingen. Uitgangspunt hierbij is

om op de nieuwe locatie een computerruimte te realiseren die voor nu en de toekomst een optimale

beveiliging garandeert, en daarbij ook de nodige flexibiliteit kan bieden.

Huidige computerruimte

De huidige computerruimte is meer dan 10 jaar geleden gerealiseerd en was destijds exact

toegesneden op de behoefte. Er was weinig rekening gehouden met de te verwachten groei, en het

concept was weinig flexibel ten aanzien van wijzigingen en uitbreidingen. Ook is er sindsdien een

aantal wijzigingen opgetreden in de normeringen en wet- en regelgevingen ten aanzien van

beveiliging (zoals bijvoorbeeld het verbod op bepaalde blusgassen). Aan deze wet- en regelgeving

voldoet de huidige computerruimte niet.

Verder is de staat van de huidige computerruimte gedurende de laatste jaren aanzienlijk verslechterd.

Dit komt voornamelijk doordat de beveiligings- en omgevingsconditioneringsapparatuur technisch is

verouderd. Ook de capaciteit van de apparatuur is vanwege toename van het aantal

computersystemen en ruimte aanpassingen van de computerruimte niet meer berekend op de huidige

en toekomstige behoefte. Hierdoor is het regelmatig noodzakelijk om noodvoorzieningen te treffen.

Doordat er al geruime tijd sprake is van de verhuizing van de computerruimte, wordt er geen actie

ondernomen om de situatie structureel te verbeteren. Hiermee is immers een redelijk grote investering

nodig die ten iet gedaan zou worden door de uiteindelijke verhuizing.

Door hetgeen hierboven is beschreven is een kritische situatie ontstaan in de huidige computerruimte

die zo snel mogelijk opgelost zal moeten worden. Een logisch moment hiervoor is om dit te doen bij de

bij de verhuizing. Hiertoe moeten op de locatie van de toekomstige computerruimte, naast voldoende

fysieke ruimte, volledig nieuwe voorzieningen worden getroffen voor beveiliging en

omgevingsconditionering.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 103

blz. 1

Benodigde voorzieningen

In zijn algemeenheid dient een computerruimte beveiligd te worden tegen allerlei dreigementen van

buitenaf die een calamiteit of beveiligingsrisico tot gevolg kunnen hebben (inbraak, vandalisme,

sabotage, brand, (blus)water, bliksem, stroomonderbrekingen en magnetische stoorvelden). Hoe

groter het dreigement, hoe groter de (gevolg)schade voor de Gemeente Helmond kan zijn.

BeveiliQinQsmaatreQelen

Om in de toekomstige computerruimte een adequate beveiliging tegen deze dreigementen te

realiseren zijn de onderstaande voorzieningen noodzakelijk:

Voorziening Motivatie

Omgewngscondfflonenng Fabrikanten van computersystemen stellen eisen aan de omgevingscondities waarbinnen de geleverde

apparatuur optimaal functioneert. Vanwege de steeds verdergaande integratie en hogere prestaties van

de apparatuur worden er steeds strengere eisen gesteld aan de omgevingscondities. Dit geldt met name

voor de omaevinastemperatuur en de relatieve luchtvochtiaheid.

Brandbeveiliging Het is zaak om een (beginnende) brand in een computerruimte zo snel mogelijk te detecteren en te

blussen. Hiervoor is conventionele apparatuur niet geschikt, en zijn er speciale technieken ontwikkeld

voor de branddetectie in computerruimtes. Deze technieken moeten worden toegepast in de nieuwe

computerruimte.

Verhoogde computervloer Deze vloer is noodzakelijk voor de distributie van koude lucht en om de grote hoeveelheid bekabeling

tussen de diverse computersystemen onzichtbaar, maar zeer goed bereikbaar en beheersbaar, aan te

leDDen.

Inbraak- en Noodzakelijk ter voorkoming van ongeoorloofde toegang tot de computerruimte. Uit het oogpunt van

toegangsbeveiligmg beveiliging is het van belang hiervoor een apart (kleinschalig) systeem te implementeren, en niet aan te

sluiten bii de aemeentebrede toeaanas- en inbraakbeveiliaina.

Beveiliging tegen Kortstondige onderbrekingen in de spanningsvoorziening kunnen defecten veroorzaken aan

spanningsuitval. computerapparatuur. Daarom moeten maatregelen getroffen worden om deze onderbrekingen op te

vaneen.

Beveiliging voor Gegevens die zijn opgeslagen op de computersystemen van de Gemeente Helmond worden dagelijks

magnetische veiliggesteld op magnetische gegevensdragers. Het spreekt voor zich dat deze gegevensdragers moeten

gegevensdragers worden opgeborgen in een kluis om ze te beschermen tegen invloeden van buitenaf. Deze kluis moet aan

bepaalde normeringen voldoen om bij brand of inbraak een brand de integriteit van de opgeslagen

aeaevens te kunnen waarborgen.

..

Een UItgebreIde motIvatIe en uitleg omtrent de noodzakelIJkheId van deze voorzIeningen wordt gegeven in de bijlage. In het

bijzonder in het onderdeel 'Tekortkomingen van de huidige computerruimte'.

Verhuizinq van de computer- en telefonieapparatuur

Om de apparatuur in de computerruimte te kunnen verplaatsen naar de nieuwe locatie moeten ook

overige voorzieningen zoals data- en telecommunicatieverbindingen worden verplaatst. Gezien het feit

dat het sterpunt van het gemeentelijk netwerk zich op de locatie van de huidige computerruimte

bevindt zal hiervoor noodbekabeling moeten worden aangelegd totdat het gehele bekabelingsnetwerk

is vervangen. Voor het verplaatsen van de gevoelige computerapparatuur zullen bijzondere

maatregelen moeten worden getroffen.

Ook de telefooncentrale die zich nu in de kelder van de 1 e fase bevindt wordt ten tijde van deze

verhuizing verplaatst naar de computerruimte om optimaal gebruik te kunnen maken van de aldaar

getroffen voorzieningen. Ook daarvoor zullen er aanvullende voorzieningen moeten worden getroffen

bij de inrichting van de nieuwe computerruimte.

Fvsieke beveiliQinQ van de ruimte

De locatie van de toekomstige computerruimte bestaat uit een ruimte die gebouwd is volgens een

normering voor kantoorruimten. Deze normering is primair gericht op de bescherming van

medewerkers in geval van calamiteiten en niet op de bescherming van computerapparatuur.

Voor een computerruimte is een nieuwe Europese richtlijn in het leven geroepen die primair tot doel

heeft om een optimale beveiliging te realiseren. Deze richtlijn is alleen te volgen indien voor de

inrichting van de computerruimte gebruikt gemaakt wordt van een zgn. ICT security room. Dat is een

modulaire ruimte die wordt gebouwd in de (kantoor)ruimte die voor de computerruimte ter beschikking

staat.

Vanwege de zeer hoge kosten die een ICT security room met zich meebrengt (ongeveer ¿200.000,OO)

is hier niet voor gekozen. In plaats daarvan wordt binnen de normeringen van een standaard

kantoorruimte de toekomstige computerruimte gerealiseerd. Hierbij worden, teneinde maximale

beveiliging binnen een conventionele ruimte te realiseren, wel aanvullende voorzieningen getroffen in

de vorm van extra bouwkundige maatregelen. Deze maatregelen hebben betrekking op het

brandveilig maken van de ruimte, maatregelen tegen mogelijk overlast van (blus)water, extra

voorzieningen tegen ongeoorloofde toegang en het zoveel mogelijk gasdicht maken van de ruimte.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 103

blz. 2

Financiële consequenties

In overleg met centrale inkoop wordt momenteel volgens de geldende gemeentelijke richtlijnen het

offertetraject afgewikkeld. Hierbij worden meerdere leveranciers benaderd voor de inrichting van de

toekomstige computerruimte waarbij de beschreven beveiligingsaspecten in acht worden genomen.

Investerinqskosten

De totale investeringskosten voor de inrichting van de nieuwe computerruimte, fysieke beveiliging van

de ruimte en het verhuizen van apparatuur en data- en telecommunicatieverbindingen in de

onderstaande tabel weergegeven. Deze investeringskosten zijn exclusief omzetbelasting.

Kosten

¿ 100.000,--

¿ 85.000,--

¿ 50.000,--

¿ 15.000,-

¿ 250.000,-

Voorgesteld wordt om over te gaan tot inrichting van de nieuwe computerruimte zoals beschreven, en

hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van ¿ 250.000,--. (begrotingswijziging 79).

Dekking van dit krediet kan als volgt plaatsvinden:

bijdrage team vastgoed; exploitatie 2003,

IVP 1999-2002 post 045D

IVP 1999-2002 post 045F

Onttrekking aan egalisatievoorziening automatisering

¿ 150.000,--

¿ 8.029,--

¿ 19.980,--

¿ 71.991,--

Het advies van de commissie middelen en ondersteuning zal, na ontvangst, voor u ter inzage worden

gelegd.

Burgemeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester,

Drs. AAM. Jacobs.

De secretaris,

Mr. AC.J.M. de Kroon.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 103

blz. 3

BESLUIT

Bijlage: 103

Raadsvergadering d.d.: 1 juli 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 april 2003.

gelet op de bepalingen van de gemeentewet;

besluit:

een krediet van ¿ 250.000,-- beschikbaar te stellen ten behoeve van de inrichting en beveiliging van

de nieuwe computerruimte.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1 juli 2003, bijlage 103.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 103

blz. 4