Commissiestukken Risicoanalyse

lso 9001 ILITE MILIEUDIENST

KEMA REGIO EENDHOVEN

RAAD VOOR ACCREDITATIE

Postbus 726

5700 AS Heimond

u Gemeente Heimond

T.a.v. de heer A.G.W.M. Kamp,

Postbus 950

5700 AZ HELMOND

Uil

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk datum

Hmd/02.1912/AJ/LR 13 november 2002

onderwerp projectnummer doorkiesnummer

Risicoanalyse 0492-587065

Geachte heer Kamp,

Bijgaand treft u een plan van aanpak aan met een offerte voor het maken van een

risicoanalyse ten behoeve van milieutaken in de gemeente Heimond.

De kosten voor de fasen 1, 2 en 3 van het project worden geraamd op E 36.000,- ,

exclusief B.T.W. en de kosten van gemeentelijke afdelingen en diensten. Afrekening

zal plaatsvinden aan de hand van de werkelijk gemaakte kosten.

Voor de kosten van de verdere fasen zal een offerte worden uitgebracht na

gereedkomen van het implementatieplan.

Op de genoemde werkzaamheden zijn bijgevoegde leveringsvoorwaarden van

toepassing. De werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de Afdeling Advies in

Eindhoven.

Voor nadere informatie kunt u zonodig contact opnemen met Mw. T. de Zoete

(telefoon 040-2594651, e-mail t.zoete@milieudienst.sre.ni) of Dhr. A. Jonkers van

de afdeling Heimond (0492-587065, e-mail a.jonkers@milieudienst.sre.ni)

Hoogachtend,

Afdeti nager Heimond

Vincent Verhoeven

Bezoekadres:

Zuid Koninginnewal 2, 5701 NT Heimond, telefoon: 0492-587060, telefax: 0492-587078

MILIEUDIENST

ILITE REGIO EINDHOVEN

Afdeling Heimond

PLAN VAN AANPAK MET OFFERTE TEN BEHOEVE VAN EEN RISICOANALYSE EN PROCEDURE-

BESCHRIJVING MET BORGING VOOR MILIEUTAKEN IN DE GEMEENTE HELMOND.

De gemeente maakt inrichtingsplannen, bestemmingsplannen, ontwikkelt bedrijventerreinen en

woonlocaties en voert talrijke andere grote en kostbare projecten uit. Dergelijke projecten zijn

doorgaans zeer risicovol voor een gemeente. Niet alleen omdat er veel geld mee gemoeid is, maar

ook omdat rekening gehouden moet worden met talloze wettelijke regelingen, verdeeld over ver-

schillende gemeentelijke disciplines, waaronder milieu. Zo kan bijvoorbeeld het niet, of te laat

aanvragen van een vergunning een project ernstig vertragen, met alle gevolgen van dien. In het

slechtste geval kan het betekenen dat de gemeente negatief in de publiciteit komt.

Bovenstaande processen kunnen, sterk vereenvoudigd, als volgt worden weergegeven:

1 . Planfase (ontwikkelfase)

2. Voorbereidingsfase (opstellen bestek/programma van eisen)

3. Realisatiefase (uitvoering)

4. Handhaving (controle en bijsturen)

Om de risico's in deze processen te kunnen beheersen is het belangrijk om per processtap zo

nauwkeurig mogelijk vast te stellen welke risico's kunnen optreden. Hiertoe moet een risico-

inventarisatie worden uitgevoerd.

Daarbij wordt tevens g6fnventariseerd op welke wijze de benoemde risico's op dit moment wor-

den beheerst. Risicobeheersing kan plaatsvinden door middel van technische voorzieningen, op-

leidingen, het vastleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, door metingen en keurin-

gen, registraties en door middel van procedures of instructies. Ook wordt de van toepassing zijn-

de wet- en regelgeving in kaart gebracht. Al deze gegevens kunnen worden verzameld op één

overzichtelijk schema. Een voorbeeld van een dergelijk schema is opgenomen als bijlage 1 .

Alle risico's die onvoldoende worden beheerst leveren een verbeterpunt op. Deze verbeterpunten

vormen het uitgangspunt voor een verbeterplan.

Door middel van audits wordt de werkwijze op twee manieren structureel getoetst en verbeterd:

- Toetsen en verbeteren van de afzonderlijke werkprocessen

- Toetsen en verbeteren van het systeem

Ook wordt de risico-inventarisatie jaarlijks geactualiseerd. Hierdoor ontstaan ook nieuwe verbe-

terpunten die in het verbeterplan kunnen worden opgenomen.

Op deze manier ontstaat spelenderwijs een lerende organisatie. De opstap naar een kwaliteits-

en/of milieumanagementsysteem volgens de internationale normen ISO 9001 en ISO 14001 is

vanuit dit stadium relatief eenvoudig.

In bijlage 2 wordt een schematisch overzicht gegeven van de te doorlopen processtappen binnen

dit project. Voor de werkzaamheden van de MDRE is daarbij een raming gemaakt van de noodza-

kelijke uren. Daarin zijn de uren van de verschillende gemeentelijke afdelingen niet betrokken.

De urenraming beslaat uitsluitend de fasen 1, 2 en 3. De kosten van overige fasen zijn afhankelijk

van de conclusies in het implementatieplan.

De kosten van de fase 1 t/m 3 worden geraamd op E 36.000,-

MDRE/HMD/TdZ/AJ

07-11-2002

Bijlagen:

1: Overzicht beheersmiddelen

2: Kostenraming MDRE

3: Schematisch overzicht risico's en beheersmiddelen

BIJLAGE 1: OVERZICHT BEHEERSMIDDELEN

Overzicht beheersmiddelen'

Risico's Beleid/wet Technische Taken, verant- Opleiding en Procedure/ in- Meting, keu- Registraties Verbeter-

voorziening woordelijkhe- training structie ring, onder- punten

den houd

Risico-inventarisatie Beleidscyclus Checklist Personeels- Opleidingsplan Proces- Onderhouds- Overzi'cht re- Verbetercy-

technische dossier beschrijvingen plan gistraties clus

voorziening en audits

indien verbetermogelijkheden gezien worden of milieurisico's onvoldoende worden beheerst treedt de verbetercyclus in werking.

BIJLAGE 2

KOSTENRAMING

E 90,00 E 70,00

Activiteit Uren MDRE Kosten

Senior-adviseur adviseur (euro)

Fase 1

Voorbereiding

Voorbereiding, opstellen projectplan 30 2.700

Kick-off bijeenkomst 50 20 5.900

Totaal Fase 1 8.600

Fase 2

Risico-inventarisatie

Interviews:

ruimtelijke ordening 1 6 1 6 2.560

economische zaken 1 6 1 6 2.560

grondzaken 16 16 2.560

milieu 16 16 2.560

bouwzaken 16 16 2.560

IBH 16 16 2.560

overige afdelingen? p.m. p.m.

Rapportage 40 20 5.000

Presentatie resultaten aan management 8 8 1.280

Totaal Fase 2 20.360

Fase 3

Opsl.eiten '-.riplementatieplan

Opstellen verbeterprogramma (management-

workshop) -40 20 5.000 ------

Opstellen implementatieplan 16 2.000--

Totaal Fase 3 7.000

Fase 4

-,---,--Uitvoeren implementatieplan ------

opstellen checklist technische voorzieningen,

onderhoudsplan, overzicht registraties

maken van handboeken

procesbeschrijvingen en instructies

begeleiding en voorlichting bij implementatie

training interne auditors

aud-i-tplan opstellen

Totaal Fase 4 P.M.

Fase 5

Begeleiding bij uitvoeren van l e audits

managementreview

aanpassen projectresuitaten

Totaal Fase 5 P.M.

afronding

TOTAAL 36.000

Risico's Beheersmiddelen

Planning

- milieuaspecten vergeten - checklist milieuaspecten

- periodiek overleg PBH - milieu,

BWT - milieu en ... ?

Voorbereiding

- niet op tijd juiste vergunningen - checklist vergunningen

- niet op tijd juiste onderzoeken - checklist onderzoeken

- KAM~systeem MDRE

Realisatie - niet in overeenstemming met - verantwoordelijkheid project-

eisen vergunning leider

- resultaten onderzoeken werken

vertragend

- verantwoordelijkheid coördina-

tor handhaving

- geen tijdige vervoigcontroles - procedure handhavingstappen-

Handhaving - maatregelen worden niet uit- plan

gevoerd

1 L