Raadsvoorstellen RV 48 Implementatie Dualisering

GEMEENTERAAD VAN HELMOND

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

B&W d.d.:

Dienstlafd.: Griffie

Onderwerp: implementatie Dualisering

Aan de gemeenteraad,

In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat gemeenten voor 7 maart 2003 een aantal

onderwerpen dienen te hebben geregeld. Voor de gemeente Heimond betekent het dat voor 7 maart

2003 een verordening op de ambtelijke bijstand, inclusief fractieondersteuning, en de instructie voor

de griffier dienen te zijn vastgesteld.

Bij de behandeling van de begroting 2003 is naar aanleiding van vragen vanuit uw raad aangegeven

dat leden van de gemeenteraad, burgercommissieleden en leden van het college van burgemeester

en wethouders met elkaar van gedachten zullen wisselen over het dualisme, de stand van zaken en

de gewenste richting voor de toekomst.

In de aanloop naar de raadsvergadering van 25 februari a.s. hebben twee bijeenkomsten

plaatsgevonden. In januari heeft een tweedaagse bijeenkomst plaatsgevonden, waaraan hebben

deelgenomen de leden van het seniorenconvent en de leden van het presidium. Het doel van die

bijeenkomst was onder meer de voorbereiding van de bijeenkomst van 8 februari 2003, waaraan

hebben deelgenomen raadsleden, burgercommissieleden en leden van het college van burgemeester

en wethouders. De bij dit voorstel behorende besluiten zijn naar aanleiding van deze bijeenkomsten

op enkele punten aangepast.

A. Richtingwijzers

Het presidium van de gemeenteraad in Heimond behartigt de zaken die het functioneren van de raad

betreffen. Hiertoe hanteert hij richtingwijzers.

Deze richtingwijzers geven meer duidelijkheid over praktische zaken rond het functioneren van de

raad. Ze beogen niet meer en niet minder dan het woord zegt: het gaat niet om regels, maar om het

bieden van houvast aan ieder die een rol speelt bij het raadswerk. Ze kunnen werkendeweg verder

ontwikkeld, aangepast of uitgebreid worden.

B. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

1. algemeen

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning geeft uitvoering aan artikel 33 van de

Gemeentewet. Artikel 33 legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op

ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen, zoals vertegenwoordigd in de raad, bestaat

daarnaast een recht op fractieondersteuning. Het betreft hier een financiële vergoeding die bedoeld is

om fracties in staat te stellen hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te

versterken. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Belangrijk is het

daarbij op te merken dat het recht op ambtelijke bijstand van de raad en het recht op

fractieondersteuning al op 7maart 2002 in werking zijn getreden terwijl, gelet op het terzake geldende

Gemeenteraad van Heimond blz. 1

Bijlage: 48

overgangsrecht, de verordening als hiervoor genoemd pas uiterlijk 7 maart 2003 vastgesteld behoeft

te zijn.

12. een nieuwe verordening

De bestaande verordening 'regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van

de gemeenteraad' zoals vastgesteld op 27 juni 1995 wordt vanwege het nieuwe dualistische

bestuursstelsel vervangen door een nieuwe verordening. Het meest opvallend is de rol van de griffier.

De griffier wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om (ambtelijke) bijstand. De griffier vervult ook

de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

Ook de burgemeester vervult een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of

dreigt te ontstaan, waar het betreft ambtelijke ondersteuning, zal de burgemeester een bemiddelende

en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek

geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De

Staatscommissie dualisme en lokale democratie had overigens ook al geadviseerd tot een dergelijke

rol van de burgemeester.

Bij het opstellen van de verordening is gebruik gemaakt van een model vervaardigd in samenwerking

tussen het ministerie van BZK en VNG.

Aangezien het bij dit alles de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke

organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans in opdracht van

het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dat duidelijk zien. Vóór de invoering

van Wet dualisering gemeentebestuur, bepaalde dit artikel dat de secretaris, en daarmee de onder

hem ressorterende ambtelijke organisatie, de raad en het college terzijde stond. In dualistische

verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou bestaan aan

ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de

reguliere ambtelijke organisatie, zeer beperkt van omvang met 3 fte's. Voor specialistische hulp op het

gebied van het maken van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen zal door de griffier een

beroep op de reguliere en bestaande ambtelijke organisatie nodig blijven. Dat geldt ook voor

specifieke informatie die alleen bij de ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat

onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De

voorliggende verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat ook individuele

raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand.

Op de verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur door de Tweede Kamer,

sprak een ruime meerderheid van de Kamer zich uit voor het wettelijk recht op ondersteuning van

fracties naast de ambtelijke bijstand en de griffier. Hier is veel voor te zeggen omdat de

raadsondersteuning zich met name richt op het functioneren van de raad als organisatielinstituut.

Waar het echter gaat om de eigen politieke inkleuring van het fractiebeleid ligt er geen ambtelijke taak.

Dat is een zaak van de fracties/partijen zelf. In de huidige situatie is fractieondersteuning, zo werd

gesteld in de Tweede Kamer, echter niet altijd voldoende of zelfs in het geheel niet aanwezig. Als

gevolg van het amendement waarin dit punt werd verwoord is artikel 33 van de Gemeentewet

uitgebreid met een tweede lid: 'de in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op

ondersteuning'. In Heimond bestaat de mogelijkheid van financiële ondersteuning van in de raad

vertegenwoordigde fracties sinds 1971. Elke fractie kan aanspraak maken op een vast bedrag per

raadslid dat voor haar zitting heeft in de gemeenteraad.

In de komende tijd kan worden bezien of dat bedrag toereikend is als fractieondersteuning in een

dualistische structuur en kan zonodig herijking, respectievelijk bijstelling worden overwogen.

C. Instructie voor de Griffier

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet

meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is aanspreekpunt voor alle vragen naar

ambtelijke ondersteuning van de raad en individuele raadsleden.

Gemeenteraad van Helmond blz. 2

Bijlage: 48

Resumerend wordt voorgesteld het document richtingwijzers (Besluit 1) , de verordening op de

ambtelijke bijstand (Besluit 11), en de instructie van de griffier (Besluit 111) vast te stellen.

De voorzitter.

Drs. A.A.M. Jacobs.

De griffier,

Mr. J.P.T.M. Jaspers.

Gemeenteraad van Heimond blz. 3

Bijlage: 48

BESLUIT 1

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

De raad van de gemeente Heimond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het document richtingwijzers

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 1

Het presidium van de gemeenteraad in Heimond behartigt de zaken die het functioneren van de raad

betreffen. Hiertoe hanteert hij richtingwijzers.

De kaders voor agendering in raad en commissies zijn de doelstellingen van dualisme in brede zin en

wet en regelgeving (inclusief de Heimondse verordeningen). De richtingwijzers beginnen kort met de

kern van dit kader.

Deze richtingwijzers geven meer duidelijkheid over praktische zaken rond het functioneren van de

raad. Ze beogen niet meer en niet minder dan het woord zegt: het gaat niet om regels, maar om het

bieden van houvast aan ieder die een rol speelt bij het raadswerk. Ze kunnen werkendeweg verder

ontwikkeld, aangepast of uitgebreid worden.

In alfabetische volgorde:

1 .Agendering raad en commissies

2. Burgemeester

3. Fractievoorzitters

4. Gemeentesecretaris

5. Griffie

6. Ingekomen stukken

7. Informatie aan raad, commissies en raadsleden

8. Inspraak

9. Kadernota, begroting en jaarrekening

10. Openbaarheid en vertrouwelijkheid

11. Pers

12. Vergader- en spreektijd

13. Wethouders

Gemeenteraad van Heimond blz. 1

Bijlage: 48

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: agendering raad en raadscommissies

Doel

Voor de agendering van raad en commissies schetst deze richtingwijzer

a. werkwijze

b. criteria

2. Algemeen

De a-genda voor de raad: Het presidium bereidt de vergaderingen van de raad voor en stelt de

agenda voorlopig vast. De raad beslist over de definitieve agenda.

De agenda voor de commissies: Een raadscommissie bereidt besluitvorming van de raad voor,

kan de raad gevraagd en ongevraagd adviseren, en overlegt met college of burgemeester. Het

presidium bespreekt de algemene werkwijze van agendering van de commissies. De

commissievoorzitter stelt de agenda voor zijn commissie voorlopig vast. De commissie beslist

over de definitieve agenda.

Alvorens de raad een besluit neemt dat niet is voorbereid door het college, geeft de raad het

college de gelegenheid zijn mening kenbaar te maken.

3. Kader

1. Algemeen

¿ meer lange dan korte termijn

¿ meer toevoegen dan overdoen

¿ afstand in betrokkenheid

11. De raad

Het zwaartepunt van het debat ligt in de raad. Niet alle onderwerpen worden eerst in een

commissie behandeld.

a. De raad neemt besluiten

b. De raad stelt kaders

c. De raad toetst

d. De raad beraadt zich op ontwikkelingen

e. De raad controleert.

111. De raadscommissies

De commissies zijn het platform voor

a. het krijgen van informatie (van ambtenaren of bestuur; het gaat om informatie voor de raad als

geheel en verdergaand dan wat simpel op andere wijze is te krijgen) (zie ook Richtingwijzer

informatie)

b. het peilen van meningen indien nodig om een besluit voor te bereiden (door commissieleden

onderling dan wel door het college); de verzoeker geeft aan waarom de peiling nodig is

c. de relatie met burgers (zie ook Richtingwijzer over inspraak)

d. het geven van gevraagd (door het presidium, ter voorbereiding van de raad) of ongevraagd

advies (aan de raad, aan het presidium)

Bij belangrijke onderwerpen kan het presidium besluiten leden van andere commissies op de

hoogte te stellen van agendering en uit te nodigen voor de bijeenkomst.

Degene die over agendering iets voorstelt, adviseert of besluit, hanteert dit kader.

4. Ambtelijke ondersteuning

Bij de voorbereiding van agendapunten op initiatief van de raad, een commissie of raadsleden,

kan ambtelijke ondersteuning worden verleend. Individuele raadsleden kunnen bij het

voorbereiden van een agendapunt ook ambtelijke ondersteuning vragen. Als deze steun

Gemeenteraad van Heimond blz. 2

Bijlage: 48

uitgebreid zal zijn of gevoelige onderwerpen betreft, wordt het verzoek gedaan bij de griffie. Zo

nodig overlegt de griffier met de gemeentesecretaris. De verordening ambtelijke bijstand en

fractieondersteuning is hierbij van toepassing.

5. Agendering raad

Aandra-gen onderwerpen door het college:

In de vergadering van het college worden onderwerpen die behandeling in commissie enlof raad

behoeven aan de hand van een commissiemodel besproken. In het commissiemodel wordt

aangegeven wat de reden van behandeling van het onderwerp in raad of commissie is en in welke

commissie(s). De reden voor aandragen van onderwerpen kan zijn gelegen in:

a. de raad moet een besluit nemen op grond van regelgeving

b. het college peilt wensen en bedenkingen op grond van art. 160 en 169 Gemeentewet

(toegelicht in Richtingwijzer over informatie)

c. het voorstel is een wezenlijke uitwerking van het collegeprogramma

d. het voorstel betreft anderszins de kaderstellende of toetsende rol van de raad

e. de raad heeft verzocht om agendering

De betrokken onderwerpen worden doorgeleid naar de betreffende secretarissen van de

raadscommissies dan wel naar de griffie voor die onderwerpen die rechtstreeks op de agenda

van de raad worden geplaatst. De agenda van de raadscommissie wordt opgesteld door de

voorzitter van de raadscommissie in overleg met de commissiegriffier. De conceptagenda van de

raadsvergadering wordt opgesteld door de griffie en aangeboden aan het presidium. Het

presidium stelt de agenda voorlopig vast.

Agendering door (leden van) de raad:

a. Raadsleden hebben hun rechten op grond van het Reglement van orde (voorstel voor agenda

art. 7 lid 3, voorstel van orde art. 35, initiatiefvoorstel art.36, interpellatie art 36a, mondelinge

beantwoording schriftelijke vragen art. 37, mondelinge inlichtingen art. 38)

b. Raadsleden kunnen via indiening van commissiemodel onderwerpen aandragen ter

bespreking. De voorzitter van de commissie respectievelijk het presidium besluiten over

agendering

Het presidium stelt de voorlopige agenda vast. De raad beslist over de definitieve agenda.

6. Agendering commissies

Aandragen onderwerpen door het college:

In de vergadering van het college van B&W worden voorstellen besproken om onderwerpen al

dan niet ter agendering voor te dragen voor behandeling in een commissie. Zij geeft daarbij de

reden voor zijn voorstel:

a. de commissie wordt verzocht de raad te adviseren ter voorbereiding van een door de raad te

nemen besluit.

b. de commissie heeft verzocht om agendering

c. het college heeft de behoefte om de mening van de commissie te peilen en geeft motivatie

d. het college wenst de commissie te informeren en geeft motivatie.

A-gendering door commissieleden:

Commissieleden kunnen een voorstel voor agendering indienen bij de voorzitter van de

commissie. Het voorstel is gemotiveerd en concreet. Dit betekent dat duidelijk is waarom het

voorstel in de commissie behandeld moet worden, dat het de manier van behandeling aangeeft en

dat het uitmondt in een advies indien het om een raadsvoorstel gaat. In artikel 12, lid 3 van de

Tijdelijke verordening raadscommissies is de regeling opgenomen. De voorzitter stelt de

voorlopige agenda vast. De voorzitter hanteert een termijnagenda en stelt prioriteiten. De

commissie beslist over de definitieve agenda.

7. Hamerstukken

Over hamerstukken wordt in de raad niet gesproken, tenzij een raadslid daarom vraagt.

Gemeenteraad van Heimond blz. 3

Bijlage: 48

In het geval dat een onderwerp eerst is geagendeerd in een commissie en alle aanwezigen zijn

het erover eens om het stuk de status van hamerstuk, dan komt het voorstel op de

hamerstukkenlijst van de eerstvolgende raadsvergadering waarover de agenda nog niet is

verstuurd.

De voorzitter van de commissie doet een voorstel aan de commissieleden of een stuk wordt

gecategoriseerd in een hamerstuk resp. debatstuk.

Bij vaststelling van de agenda in de raad kan een lid van de raad voorstellen de status te

veranderen van een hamerstuk naar een debatstuk.

Gemeenteraad van Heimond blz. 4

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 2

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: burgemeester

1. Doel

De burgemeester is na de invoering van de dualisering van het gemeentebestuur zowel voorzitter

van de raad als van het college gebleven. Daarnaast is hij verantwoordelijk als portefeuiliehouder.

Deze richtingwijzer markeert de positie van de burgemeester.

2. Kader

De nieuwe verhouding tussen college en raad betekent een andere verdeling van taken en

bevoegdheden. De burgemeester heeft als voorzitter van beide organen als belangrijke opgave

het bewaken van de bestuurlijke continuïteit.

3. Burgemeester als voorzitter

a. Als voorzitter van de raad legt de burgemeester de verbinding met werkzaamheden van het

college en zorgt hij voor terugkoppeling van raad naar college.

b. Als voorzitter van het college zorgt hij voor de controle op loyale uitvoering van raadsbesluiten

en terugkoppeling van zaken vanuit het college naar de raad voorzover van belang voor de

agenda.

4. Burgemeester als portefeuiliehouder

a. De burgemeester wordt in zijn rol van portefeuiliehouder op dezelfde manier als een

wethouder uitgenodigd om aanwezig te zijn in raad of commissie en deel te nemen aan de

beraadslagingen (zie Richtingwijzer wethouders).

b. Als de burgemeester als portefeuiliehouder in de raad optreedt, spreekt hij vanaf het

spreekgestoelte.

5. Burgerjaarverslag

De burgemeester brengt eik jaar een burgerjaarverslag uit. Het verslag gaat in ieder geval over de

kwaliteit van

a. de dienstverlening van de gemeente aan burgers en

b. de manier waarop met burgerparticipatie wordt omgegaan.

Het verslag wordt aan de raad aangeboden tegelijk met de jaarrekening en het jaarverslag.

6. Waamemend voorzitter raad

a. De raad heeft een waarnemend voorzitter benoemd.

b. De waarnemend voorzitter van de raad heeft tot taak de voorzitter van de raad in geval van

diens afwezigheid te vervangen. Voorts heeft de waarnemend voorzitter samen met de

voorzitter van de raad te oordelen of een onderwerp vanwege spoed alsnog aan de

raadsagenda wordt toegevoegd.

Gemeenteraad van Heimond blz. 5

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 3

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: fractievoorzitters

1. Doel

Doel van deze richtingwijzer is de relatie tussen presidium en fractievoorzitters af te bakenen.

2. Kader

Omdat de positie van de raad is veranderd, is er uit zijn midden een presidium benoemd. Het

presidium vervult in de eerste plaats een procedurele rol bij de voorbereiding van de

raadsvergadering. In de tweede plaats is het presidium het aanspreekpunt voor alle andere

procedurele zaken dan de voorbereiding van raadsvergaderingen. Voorbeelden zijn afspraken

over werkbezoeken. In de derde plaats heeft het presidium tot taak de zaken te behartigen die de

werkgeversrol van de raad betreffen.

Om de raadsfracties van de politieke partijen goed te doen functioneren en om hun werk voor te

bereiden en onderling af te stemmen, hebben de fracties fractievoorzitters benoemd. De manier

waarop zij hun werkzaamheden en de onderlinge afstemming invullen, is de verantwoordelijkheid

van henzelf en niet vastgelegd. Als er zich (actuele) politieke zaken voordoen, die met spoed een

reactie van de raad of inzicht in de meningen van de raad vragen, dan kunnen voorzitter en

waarnemend voorzitter in onderling bepalen dat het onderwerp aan de raadsagenda wordt

toegevoegd. Zo nodig consulteren zij daarover nog de andere leden van het presidium. Het

presidium verantwoordt zich desgevraagd over deze besluiten. In die gevallen dat het niet gaat

om agendering van actuele politieke zaken maar wel over het peilen van de mening en inzicht van

de raad in de vorm van opiniërend overleg, dan zijn de fractievoorzitters het aanspreekpunt. Het

seniorenconvent komt alleen bijeen voor penibele kwesties, die nopen tot vertrouwelijk beraad.

Gezien deze rollen is het van belang dat presidium en fractievoorzitters contact houden, op

gezette tijden overleggen over de invulling van hun taken en elkaar informeren over hun

zienswijzen.

3. Presidium, seniorenconvent en fractievoorzitters

a. De fractievoorzitters ontvangen de agenda en besluitenlijst van het presidium.

b. Het presidium nodigt de fractievoorzitters ten minste twee maal per jaar uit voor overleg.

c. Het seniorenconvent komt bijeen in penibele kwesties, die nopen tot vertrouwelijk beraad.

Gemeenteraad van Heimond blz. 6

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 4

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: gemeentesecretaris

1. Doel

Deze richtingwijzer geeft aan hoe de verhouding tussen de raad met zijn ondersteunende griffie

en de gemeentesecretaris als verantwoordelijke voor het ambtelijk apparaat vorm krijgt.

2. Kader

Sinds de Wet dualisering gemeentebestuur beschikt de raad over eigen ondersteuning. Een

griffier is benoemd en een griffie ingesteld, met de raad rechtstreeks als opdrachtgever (zie

Richtingwijzer griffie). De gemeentesecretaris werkt sindsdien voor het college. Hij is

verantwoordelijk voor het (overig) ambtelijk apparaat.

Uitgangspunt is het feit dat raad en college en ambtenaren (die van de griffie incluis) samen staan

voor het belang van de hele gemeente, haar inwoners, organisaties, instellingen, bedrijven. Een

open en toegankelijke houding op basis van vertrouwen biedt de beste kansen voor het goed

besturen van de stad.

Voor informatie, advies of technische bijstand dienen raadsleden zich te wenden tot de griffier of

griffie. De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierbij van toepassing.

3. Werkafspraken

a. De secretaris en de griffier maken werkafspraken en hebben regelmatig overleg om af te

stemmen en knelpunten op te lossen.

b. De neerslag van deze afspraken is te vinden in de richtingwijzers (zie Richtingwijzer

agendering, griffie, ingekomen stukken, informatie).

Gemeenteraad van Heimond blz. 7

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 5

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: griffie

1. Doel

De gemeenteraad heeft een griffier benoemd en een griffie gevormd. Deze richtingwijzer geeft

duidelijkheid over de manier van werken, de bereikbaarheid en aanspreekbaarheid van de griffie.

Hij geeft ook inzicht in het vervullen van de werkgeversrol van de raad ten opzichte van de griffier.

2. Kader

¿ De opdracht aan de griffier is te vinden in de Gemeentewet en in de Instructie voor de griffier.

¿ De gemeenteraad stelt het financiële kader vast voor de kosten van de griffie en de gevolgen

van de dualisering.

¿ De gemeentesecretaris en de griffier maken werkafspraken over de verhouding tot de

ambtelijke organisatie (zie ook richtingwijzer gemeentesecretaris).

3. Organisatie

a. De griffie is een eigen, onafhankelijk onderdeel van het gemeentelijk apparaat, met de raad

als opdrachtgever.

b. Voor aansluiting bij en het gebruik van organisatorische ambtelijke kennis, zijn afspraken

gemaakt met de gemeentesecretaris.

c. De griffier is verantwoordelijk voor het functioneren van de griffie en treedt op als

leidinggevende voor de griffiemedewerkers.

4. Griffier

a. De burgemeester geldt als eerste aanspreekpunt voor de griffier voor de dagelijkse gang van

zaken.

b. Het presidium voert eenmaal per jaar een plannings- en beoordelingsgesprek met de griffier,

voor de eerste keer in het tweede kwartaal van 2003. Het is aan het Presidium hoe hij dit

voorbereidt, bijvoorbeeld met de raadsfracties.

c. De griffier zorgt voor een rapportage aan het presidium. Hierin komen aan de orde bijzondere

ontwikkelingen en gebeurtenissen van de afgesloten periode, personele ontwikkelingen,

opvallende afwijking van de uren- en productenplanning, een overzicht van verleende

ambtelijke bijstand en de financiële stand van zaken.

d. Zo mogelijk wordt ook een indicatie gegeven van het tijdsbeslag aan ambtelijke bijstand door

niet-griffiemedewerkers; hierin wordt praktisch gehandeld, zo min mogelijk geformaliseerd.

5. Taken

a. De griffie geeft de raad, de raadscommissies en de leden de informatie die zij nodig hebben

voor een goed functioneren.

b. Raad(-sleden) kunnen een verzoek indienen bij de griffie voor het verlenen van bijstand bij het

formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en

overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van

de raadsleden. De verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierbij van

toepassing.

c. De griffie verzorgt de voorbereiding van de vergadering van de raad en de raadscommissies,

en heeft daarbij ook een adviserende taak. Tevens is de griffie verantwoordelijk voor een snel

en goed verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming nodig zijn.

d. De griffie verzorgt de voorbereiding en vastiegging van de vergaderingen van het presidium.

e. De griffie bewaakt acties en toezeggingen die zijn gedaan.

Gemeenteraad van Helmond blz. 8

Bijlage: 48

6. Aanspreekbaarheid

Er zijn grenzen aan wat de griffie kan doen. Binnen de mogelijkheden en het beschikbare budget

moeten er prioriteiten worden gesteld in de taken die worden uitgevoerd. Bij het maken van

keuzes beslist de griffier, waarnodig in overleg met het presidium.

7. Bereikbaarheid

Er is een evenwicht nodig tussen een optimale bereikbaarheid van de griffie en de mogelijkheid

om de overige werkzaamheden'goed te verrichten, inclusief de noodzaak tot

¿ onderling overleg

¿ regelmatig werk buiten kantooruren.

a. De griffie is beschikbaar voor vragen en ondersteuning op werkdagen van 9.00 - 12.30 en

van 13.30 - 17.00 uur.

b. Tijdens deze uren is de griffie ook telefonisch bereikbaar.

c. De griffie zorgt voor ondersteuning bij de reguliere avondbijeenkomsten. Is bij uitzondering

andere ondersteuning nodig buiten kantooruren, dan vindt daarover eerst overleg plaats.

d. Bij uitzondering is de griffie gedurende genoemde uren niet bereikbaar. Er wordt dan gezorgd

voor vervangende bereikbaarheid voor noodgevallen. Zo mogelijk wordt de raad tevoren op

de hoogte gesteld.

e. Tijdens periodes van reces kunnen afwijkende tijden gelden. Daarvan wordt de raad tevoren

op de hoogte gesteld.

8. Evaluatie

Na het eerste jaar vindt een evaluatie plaats van de ervaringen met het dualisme en de griffie.

Gemeenteraad van Heimond blz. 9

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 6

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: Ingekomen stukken raad

1. Doel

Het aanbrengen van structuur in de behandeling van al dan niet terecht aan de gemeenteraad

gerichte brieven.

2. Kader

De raad beslist over de wijze van afdoening van aan hem gerichte brieven (art. 18 Reglement van

orde).

3. Aan de raad geadresseerde brieven

De voorzitter van de raad doet een voorstel aan de raad over de wijze van afdoening.

Bij uitzondering zal de raad besluiten de afdoening zelf ter hand te nemen, bijvoorbeeld wanneer

het functioneren van (een lid van) het college aan de orde wordt gesteld en de controlerende taak

van de raad aan de orde is. De beantwoording wordt dan voorbereid door de griffie.

De raad kent de volgende manieren van afdoening:

a. advies burgemeester en wethouders

(het college komt terug met een raadsvoorstel)

b. afdoening burgemeester en wethouders

(het college doet de zaak af en stuurt de betreffende raadscommissie een kopie van de brief)

c. afdoening presidium

(het presidium doet procedurele zaak af en stuurt de raad een kopie van de brief)

d. kennisgeving

e. antwoorden conform voorstel.

De raad wordt via een afzonderlijke lijst in kennis gesteld van ingekomen stukken die bij de raad

zijn binnengekomen nadat de raadsagenda is verzonden.

4. Ten onrechte aan de raad gestuurde brieven

Een deel van de aan de raad gerichte brieven gaat over onderwerpen die niet (meer) tot de

bevoegdheid van de raad behoren. Volgens de Algemene wet bestuursrecht worden dergelijke

brieven doorgestuurd naar degene die wel bevoegd is.

De briefschrijver krijgt een brief van de griffie waarin wordt uitgelegd dat de brief bij een andere

instantie thuishoort en dat hij via die weg antwoord krijgt. Dit bericht geldt tevens als

ontvangstbevestiging.

5. Griffie en ambtenaren

Inhoudelijke advisering van de aan de raad gerichte brieven gebeurt door de functionele

afdelingen. De griffie zorgt ervoor dat zij op de hoogte zijn van wat er van hen wordt verwacht. De

afdeling bewaakt de afdoening, de griffie registreert en houdt de vinger aan de pols.

Gemeenteraad van Heimond blz. 10

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 7

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: informatie

1. Doel

Doel van deze richtingwijzer is duidelijkheid bij het geven en vragen van informatie. Hij schetst

a. werkwijze

b. criteria

2. Kader

Een evenwicht moet gevonden worden tussen de behoefte

¿ zo geïnformeerd te zi n dat de taken van de raad zo goed mogelijk te vervullen zijn

¿ niet bedolven te worden onder een overmaat aan informatie, waardoor inzicht en keuzes

bemoeilijkt of onmogelijk worden.

De raad heeft met zijn verantwoordelijkheid een grotere afstand tot het bestuur en het uitvoeren van

beleid. De raad zal zich minder details hoeven eigen te maken en zich kunnen concentreren op wat hij

wil bereiken en zijn bestuur opdragen om dat doel (zo goed mogelijk) te realiseren. Heeft hij twijfels

over de uitkomsten, dan kan hij (externe) deskundigen laten nagaan of deze terecht zijn en daar zijn

maatregelen op afstemmen. Raadsleden hoeven geen specialisten te zijn en niet alles zelf te weten.

Raadsleden houden goed voeling met wat er leeft in de samenleving en durven hun

verantwoordelijkheid te nemen in het algemeen belang.

Het college heeft als bestuur zijn eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheid. Het college heeft een

actieve en passieve informatieplicht (art. 169 Gemeentewet) en een consuitatieplicht (art. 160 lid 2 ,

165 lid 3 en art. 169 lid 4 Gemeentewet).

Daarnaast zal het college bij belangrijke of gevoelige onderwerpen de behoefte hebben de raad extra

te betrekken of tussentijds te consulteren. Hier zal een evenwicht gevonden, moeten worden, en wel

tussen

¿ het nemen van de eigen verantwoordelijkheid

¿ het vermijden van het risico werk over te moeten doen.

Bij het geven van redenen of het nemen van besluiten hierna, is dit kader uitgangspunt.

3. College informeert raad

a. De openbare besluitenlijst van de collegevergaderingen wordt via het BIS openbaa gemaakt.

Raadsleden kunnen hiervan kennis nemen. Dit valt niet onder actief aangeboden informatie,

hiervoor is geen motivatie nodig.

b. Hetcollegegeeftalleinlichtingendiederaadnodiqhee omzijntakengoeduittekunnen

oefenen (art. 169 lid 2). Het college geeft bij het aanbieden van stukken ter kennisname aan

raad of commissie aan waarom hij van mening is dat de raad de stukken nodig heeft.

c. De raad heeft het recht schriftelijke vragen te stellen aan het college (art. 169 lid 3

Gemeentewet en art. 37 Reglement van orde).

d. De raad heeft het recht inlichtingen te vragen (art. 169 lid 4 Gemeentewet) over de

bevoegdheden als beschreven onder 4 b. voordat het college deze uitoefent. De raad geeft bij

het gebruik maken van dit recht de reden waarom hij vooraf inlichtingen wenst.

4. Raad informeert college

a. Het college heeft de plicht tot consultatie van de raad voor hij besluit tot oprichting en

deelneming in rechtspersonen of voor hij bevoegdheden overdraagt aan een

bestuurscommissie (art. 160 lid 2 en 165 lid 3). Het college vraagt de raad zijn wensen en

bedenkingen kenbaar te maken voordat het college de collegebevoegdheid gebruikt. Het

college geeft de raad een redelijke termijn. (Zie ook Richtingwijzer agendering).

Gemeenteraad van Heimond blz. 1 1

Bijlage: 48

b. Het college heeft de plicht tot consultatie van de raad, indien de uitoefening van de

bevoegdheden van het college om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, om te

procederen en om marktdagen vast te stellen, ingrijpende gevolgen zal hebben. Indien het

college de raad op deze grond consulteert, geeft hij aan waarom hij van mening is dat de

gevolgen dermate ingrijpend zijn dat de raad vooraf zijn mening geeft.

c. Het college kan de behoefte hebben de mening van de raad te peilen

alvorens een besluit te nemen op grond van zijn overige bevoegdheden

bij het voorbereiden van een voorstel aan de raad.

Het peilen van meningen gebeurt in de raadscommissies. (Zie ook Richtingwijzer agendering).

5. Ambtelijke informatie

a. Raadsleden kunnen via de griffier informatie vragen aan ambtenaren.

b. Zo nodig overlegt de griffier met de gemeentesecretaris.

c. Stukken die eenvoudig verstrekt kunnen worden (er zijn bijvoorbeeld voldoende exemplaren

beschikbaar of een notitie is eenvoudig te kopiëren), worden zonder meer gegeven. Andere

stukken worden ter inzage of te leen gegeven. Eventuele vermenigvuldiging doet het raadslid

zelf.

d. Informatie op initiatief van ambtenaren wordt alleen aangeboden dat het college of individuele

collegeleden zijn geconsulteerd (zie 3b).

e. Raadsleden worden op de hoogte gesteld van gemeentelijke folders, inspraak- en

informatiebijeenkomsten. Persberichten staan op de website.

f. De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raad wordt aangeboden.

6. Informatie raadsleden onderling

a. Raadsleden kunnen de griffie informatie aanbieden die interessant is voor andere raadsleden.

b. Zij geven aan waarom de raadsleden naar hun mening op de hoogte moeten zijn van de

informatie.

c. De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raadsleden wordt aangeboden.

d. Als de informatie niet door de griffie wordt verspreid via de raadspost(vakjes) of niet ter inzage

wordt gelegd, kan het raadslid uiteraard zelf de stukken aan andere raadsleden sturen of

informatie per e-mail aanbieden.

7. Informatie van burgers en organisaties

a. Burgers en instellingen of organisaties kunnen informatie aanbieden die interessant is voor

raadsleden. Voorover het om ingekomen stukken gaat, zie de betreffende richtingwijzer.

b. De griffie vraagt hen zo nodig aan te geven waarom de raadsleden over de informatie moeten

beschikken.

c. De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raadsleden wordt aangeboden.

d. Als de informatie niet door de griffie wordt verspreid, kunnen de verzoekers de informatie zelf

aan de raadsleden toesturen. Een adressenlijst is beschikbaar. De griffie zal adviseren

hiermee terughoudend om te gaan.

8. Kenbaarheid stukken ter inzage

De griffie zorgt voor ter inzagelegging van raads-en commissiestukken in de visiekamer.

9. Informatie aan burgers

a. De openbaarmaking van raadsstukken en raadsbesluiten verloopt deels via gemeentelijke

media, zoals gemeentepagina in Trompetter, brochures of de website. Ook via de pers als

intermediair probeert de gemeenteraad de voor hem belangrijke doelgroepen te bereiken.

b. De agenda's van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies worden gepubliceerd

via de website. De stukken liggen ter inzage in de Stadswinkel.

c. Verzoeken van burgers om informatie over de raad of over zaken die de raad in behandeling

heeft, worden gedaan aan de griffie. De griffie beoordeelt welke informatie wordt gegeven.

(Zie ook Richtingwijzer openbaarheid en vertrouwelijkheid.)

Gemeenteraad van Heimond blz. 12

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 8

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: inspraak

1. Doel

De dualisering heeft verandering gebracht in de taakverdeling tussen college en raad. Deze

richtingwijzer behandelt de rolverdeling tussen college en raad bij het betrekken van inwoners en

belanghebbenden bij de politieke besluitvorming.

2. Algemeen

De raad is gekozen door de inwoners van de gemeente en vertegenwoordigt de bevolking. De

raad staat dicht bij de samenleving en zet de noden en verlangens op de politieke agenda.

Volksvertegenwoordiging is nodig, omdat het niet mogelijk is iedereen over alles mee te laten

praten, omdat niet elke burger geïnteresseerd is en omdat niet elke burger in staat is over alles

mee te praten. Politici zijn gemandateerd door de kiezers om (ook lastige en weerbarstige) keuzes

te doen, die bij overheidsbeslissingen aan de orde kunnen zijn.

Desalniettemin is het optimaal betrekken van inwoners en belanghebbenden bij de voorbereiding

van besluitvorming wezenlijk. Voor het goed kunnen afwegen van het belang van de hele stad

tegen dat van de persoonlijke of buurtgerichte burger, is goed inzicht in de achtergronden

gewenst.

3. Kader

a. De raad stelt de beleidskaders vast.

b. Deze beleidskaders zijn onder meer gebaseerd op de kennis die raadsleden en hun partijen

hebben van de (plaatselijke) samenleving en op hun normatieve keuzes.

c. Het college werkt de kaders uit en zorgt daarbij voor het betrekken van de inwoners en

belanghebbenden bij de voorbereiding ervan.

d. De raad kan bij het stellen van nieuwe en vernieuwende kaders ook zelf inwoners en andere

belanghebbenden betrekken.

e. De raad heeft de inspraakprocedures vastgelegd in een verordening. Ook bij d. voert het

college de inspraakprocedure uit.

f. In de raadscommissies hebben toehoorders het recht het woord te voeren over punten die op

de agenda staan.

g. Voorkomen moet worden dat bij het behandelen van onderwerpen te veel wordt overgedaan.

4. Inspraak door het college

¿ Het college zorgt dat de raad op de hoogte is van inspraakbijeenkomsten. Raadsleden

kunnen bijeenkomsten (doen) bijwonen om te horen wat leeft.

¿ Het college zorgt dat de raad goed geïnformeerd is door een verslag.

5. Het peilen van meningen door de raad

¿ Ambtelioke ondersteuning van het proces

Als de raad bij het stellen van nieuwe of vernieuwende kaders ook zelf inwoners en andere

belanghebbenden rechtstreeks wil betrekken (zie 3 d. en e.), dan overleggen griffier en

secretaris over de wijze van ondersteuning van dit proces.

¿ Raadscommissie

Als er voldoende inspraak is geweest, is in principe geen behandeling in een commissie meer

nodig om burgers nogmaals de gelegenheid te geven hun argumenten naar voren te brengen.

De argumenten zijn gewisseld en duidelijk, het politieke debat kan in de raad plaatsvinden. Op

deze regel is een uitzondering mogelijk als de raad gegronde redenen heeft om aan te nemen

dat de inspraak niet voldoende was. Alvorens een voorstel waarop is ingesproken

Gemeenteraad van Heimond blz. 13

Bijlage: 48

rechtstreeks in de raad te agenderen, beziet het presidium het voorstel op dit aspect. Zonodig

wordt een betrokken commissie geraadpleegd.

Gemeenteraad van Heimond blz. 14

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 9

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: Voorjaarsnota, begroting en jaarrekening

1. Doel

Stroomlijning van de jaarcyclus van, voorjaarsnota, begroting en jaarrekening

2. Kader

De scheiding in posities en bevoegdheden tussen raad en college heeft gevolgen voor de

inrichting en invulling van de cyclus rond behandeling voorjaarsnota, begroting en jaarrekening.

De begroting voor de raad is nu nog een produktenbegroting maar wordt een

programmabegroting en wordt aan het einde van het jaar voor het volgende jaar vastgesteld.

Daarnaast stelt de raad in het voorjaar de jaarrekening vast over het vorige jaar. Het college legt

daarmee verantwoording af over het gevoerde beleid. De jaarrekening zal eenzelfde opzet als de

begroting hebben. In het voorjaar geeft de raad zijn prioriteiten mee aan het college ter

voorbereiding van de begrotingsbehandeling in het najaar. Dit gebeurt bij de behandeling van de

vooroaarsnota.

Er zijn dus drie relevante momenten voor de jaarcyclus:

1. Voorjaarsnota

2. (Meerjaren)Begroting

3. Jaarverslag/jaarrekening

3. Voorjaarsnota

college levert materiaal

¿ Raad houdt algemene beschouwingen en doet richtinggevende c.q. kaderstellende uitspraken

voor begrotingsopstelling door college

¿ Op hoofdlijnen: "welke kant moet het op/ zou het op moeten? welke doelen stellen we"

¿ Dus geen "concrete" activiteiten

¿ Uitmondend in vaststelling van de Voorjaarsnota.

¿ Behandeling in aprillmei

¿ Debat in plenaire raad, geen commissiebehandeling

¿ Zwaartepunt begroting verschuift van najaar naar voorjaar

(Meerjaren)begroting

a. raadsbehandeling:

- debat op hoofdlijnen/ programmaniveau

- politieke beschouwingen op hoofdlijnen

- controleren of kaders gevolgd zijn

- doel: formele begrotingsvaststelling, evt. geamendeerd

- planning voortgang raadsprogramma

b. procedure raadsbehandeling:

-schriftelijke behandeling in eerste termijn

- mondelinge behandeling in tweede termijn in één

raadszitting

- spreektijdverdeling zoals geregeld in Richtingwijzer 12.

4. Jaarverslagljaarrekening

Voorbereiding door reguliere commissie

Financiële techniek in commissie

Accountantsrapportage aan raad

Jaarlijks verantwoordingsdebat tussen raad en college in aparte raadsvergadering

Doel: afrekenen c.q. dechargeren college, formeel en politiek

Gemeenteraad van Helmond blz. 15

Bijlage: 48

vaststellen jaarrekening

Politieke beschouwingen op hoofdlijnen: "zijn we op de goede weg?"

"doet het college het goed?"

5. Rollen duaal bestel

a. externe controle door accountant

accountant rapporteert (ook) rechtstreeks aan raad

accountant geeft verklaring over "getrouw beeld" en over "rechtmatigheid"

bandbreedte van de controle in overleg met raad

b. interne controle door gemeentecontroller

gemeentecontroller geen rechtstreekse formele rol naar raad

gemeentecontroller wel beschikbaar als adviseurlinformant

c. raad heeft formeel tot zijn beschikking: accountant en rekeningcommissie

6. De cyclus in het duale bestel

We kennen de volgende stappen in deze cyclus:

Raadsniveau Collegeniveau Planning

berekening begrotings-

ruimte jan./febr.

Voorjaarsnota aprillmei

begrotingsopstelling meiljuni

slotbehandeling college juni

begroting schriftelijk oktober

raadsvaststelling mondeling november

uitvoeringsrapportages diverse malen

begrotingswijzigingen diverse malen

afrekening maart

jaarrekening

jaarverslag voorjaar

accountantsrapport

Gemeenteraad van Heimond blz. 16

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 10

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: openbaarheid en vertrouwelijkheid

1. Doel

Deze richtingwijzer geeft aan hoe de raad omgaat met de spanning tussen openbaarheid en

vertrouwelijkheid.

2. Kader

Een open bestuurscultuur dient het belang van een goede en democratische besluitvorming.

Inzicht in het proces van besluitvorming en de overwegingen die daarbij een rol spelen

verhelderen de keuzes die gemaakt worden en voorkomen onnodig wantrouwen bij publiek en

pers.

De keuze voor een open bestuurscultuur neemt niet weg dat er omstandigheden zijn waarbij

andere zwaarwegende belangen voorrang moeten hebben op het beginsel van openbaarheid.

Aansluiting wordt gezocht bij de principes van de Wet openbaarheid bestuur (WOB). Alleen als

één van de belangen of omstandigheden die daar genoemd worden zich voordoen, besluit de

raad tot vertrouwelijkheid. Dit principe ligt ook ten grondslag aan het Reglement van orde en de

Verordening op de raadscommissies.

Gezien de bevoegdheden van de gemeenteraad ten opzichte van die van het college, zal de

belangrijkste grond voor de raad om eventueel besloten te vergaderen liggen op het vlak van de

economische en financiële belangen van de gemeente.

3. Bijeenkomsten van de raad en zijn commissies

a. De raad en de raadscommissies vergaderen openbaar.

b. Bij uitzondering (gemotiveerd op grond van de WOB) wordt in beslotenheid vergaderd.

c. Informele, informatieve dan wel technische bijeenkomsten en voorlichtingsavonden voor raad

en commissies, bijvoorbeeld een voorlichtingsavond over de begroting of een training, zijn in

beginsel openbaar.

Gemeenteraad van Heimond blz. 17

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 11

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: pers

1. Doel

Duidelijkheid geven over het omgaan met vragen van de pers over en aan de raad.

2. Kader

¿ De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en zijn

commissies.

¿ De overheid, en dus ook de gemeente Heimond, heeft een openbaarmakingsplicht (Wet

Openbaarheid Bestuur, WOB). Bij uitzondering zijn stukken of besluiten niet openbaar. De

uitzonderingen staan in de WOB genoemd. Doorgaans zal het afwegen van de belangen bij

beslissingen over openbaarheid tot de taken van het college behoren. De belangrijkste

gevallen waarmee de raad geconfronteerd kan worden, zullen zijn het afwegen van het belang

van openbaarheid tegen de economische of financiële belangen van de gemeente en tegen

de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

3. Werkwijze

a. Aanspreekpunt voor persvragen over agendering van raad en commissies is de griffie.

b. De griffie geeft algemene informatie over besluiten van de raad en zijn commissies. De griffie

beantwoordt vragen en betrekt waar nodig raadsleden.

c. In een bijzonder geval wijst het presidium iemand aan uit zijn midden of uit de raad als

woordvoerder.

d. Indien gevraagd wordt naar politieke standpuntbepaling, verwijst de griffie naar een

raadsfractie of raadslid.

Gemeenteraad van Heimond blz. 18

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 12

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: vergader- en spreektijd

1. Doel

Door het toedelen van vergader- en spreektijd evenwicht te vinden tussen

¿ een aanvaardbare vergadertijd

¿ voldoende ruimte voor het politieke debat.

2. Kader

De nieuwe taakverdeling binnen het politieke bestuur wil het zwaartepunt van de politiek voor de

raad weer leggen bij het debat en de kern van de politieke keuzes. De gekozen

volksvertegenwoordigers besteden minder tijd aan vergaderen en overleg binnen het

gemeentehuis en meer aan hun activiteiten in de samenleving.

3. Raad

a. De raad vergadert de eerste dinsdag van de maand, maximaal drie uur, van 19.30 -22.30 uur,

reces en uitzonderingen daargelaten.

b. Het presidium zorgt voor een agenda die niet overladen is.

c. Het presidium hanteert een onderscheid tussen hamerstukken, begrotingswijzigingen en

agendapunten. (Zie Richtingwijzer agendering, 7 en 8).

d. Een lid van de raad kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden (art. 22 Reglement

van orde). In overleg met de voorzitter en de waarnemend voorzitter kan een afspraak worden

gemaakt over de spreektijd.

e. Bij vergaderingen met een bijzonder karakter, kan een afwijkend spreektijdvoorstel worden

gedaan.

4. Commissies

a. Commissies vergaderen's avonds, maximaal 3,5 uur, van 19.30 - 23.00 uur.

b. De voorzitter zorgt voor een agenda die niet overladen is en maakt een tijdsraming per

agendapunt.

c. Afhankelijk van het onderwerp verdeelt de voorzitter de spreektijd.

d. Bij een informatieve bijeenkomst of meningspeiling kan discussie meer open zijn en kan

volstaan worden met de duur van het agendapunt in het algemeen. Dan hoeft er ook geen

spreektijd per fractie te worden verdeeld, maar bestaat de mogelijkheid dat meerdere

fractieleden deelnemen aan de discussie of vragen stellen.

De voorzitter kan bij het agenderen een spreektijdverdeling voor de commissieleden vaststellen.

Deze wordt bij aanvang van de vergadering aan de commissie gemeld.

5. Derden (burgers, organisaties, deskundigen)

a. Belanghebbenden hebben spreekrecht in de commissies over punten die op de agenda staan

(art. 22 tijdelijke verordening raadscommissies). Burgers hebben spreekrecht in de raad over

geagendeerde onderwerpen (art. 14 Reglement van orde)

b. In al die gevallen bepaalt de voorzitter de beschikbare vergader- en of spreektijd.

Gemeenteraad van Heimond blz. 19

Bijlage: 48

RAADSGRIFFIE Richtingwijzer 13

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: wethouders

1. Doel

De nieuwe verhouding tussen college en raad na de dualisering vergt een nieuwe manier van

samenwerken. In deze richtingwijzer geeft het presidium voor de raad en zijn organen praktische

invulling aan de verhouding met de wethouders.

2. Kader

Met respect voor elkaars bevoegdheden en rollen dragen raad en college zorg voor een optimale

basis voor hun functioneren. Alleen dan kunnen beide organen het nodige gezag en draagvlak

verwerven voor het vervullen van hun taken.

Raadsleden als politici moeten aansluiting hebben met wat er in de maatschappij leeft. Door goed

te kijken en te luisteren, krijgen en behouden zij er een getrouw beeld van.

Wethouders vormen geen onderdeel meer van de raad, zijn niet langer gekozen

volksvertegenwoordigers. De wethouders vormen samen met de burgemeester het bestuur. Zij

bereiden besluitvorming van de raad voor en worden door de raad gecontroleerd. Analoog aan het

landelijk systeem, is het college te beschouwen als de stadsregering en de raad als het

stadsparlement.

3. Wethouders

a. De wethouders zijn altijd uitgenodigd voor vergaderingen van de raad en kunnen aan de

beraadslagingen deelnemen.

b. De wethouders zijn welkom bij een commissie. Zij ontvangen de agenda en het verslag van

commissies. De voorzitter van een commissie nodigt wethouders speciaal uit als hun

aanwezigheid bij agendapunten en deelname aan de beraadslagingen gewenst is. De

betrokken wethouders ontvangen dan de betreffende stukken.

c. Wethouders kunnen ook zelf verzoeken om deelname aan de beraadslagingen in raad of

commissie.

4. Voorstellen en opdrachten van de raad

a. Alvorens een besluit te nemen over een voorstel dat niet is voorbereid vanuit het college,

geeft de raad het college de gelegenheid zijn mening kenbaar te maken.

b. De griffie zorgt voor terugkoppeling van toezeggingen in commissies en besluiten of moties in

de raad naar de wethouders.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Gemeenteraad van Heimond blz. 20

Bijlage: 48

BESLUIT 11

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

De raad van de gemeente Heimond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

A. in te trekken de 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de

gemeenteraad', zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke

tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971.

B. vast te stellen de 'Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003'.

Paragraaf 1 ambtelijke bijstand

Artikel 1

1. een raadslid kan zich wenden tot de griffier met een verzoek om:

a. feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

c. advies, in de betekenis van het geven van een deskundig oordeel;

d. technische bijstand bij het formuleren van initiatief voorstellen, amendementen en moties of

andere bijstand.

2. de informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker

van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste

lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

4. Het advies en de technische bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend

door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien het gevraagde advies of de gevraagde

bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier

de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies of de

gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

1 . een raadslid dat informatie, advies of technische bijstand wenst kan zich wenden tot de griffier of

griffie;

2. de griffier wendt zich tot de betrokken ambtenaar of directeur van betreffende dienst;

3. ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

a. niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de

raad als zodanig;

b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

c. dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 5 verstoort.

4, de secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.

5. indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen

omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Gemeenteraad van Heimond blz. 21

Bijlage: 48

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier

of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo

spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1 . indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de

griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2. indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing

leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over

de zaak.

Artikel 5

De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt

gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare

capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 6

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuiliehouder in het college desgewenst inlichtingen

omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en d.

Artikel 7

1 . de griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1,

waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere organisatie wordt opgenomen:

a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

b. over welk onderwerp om bijstand heeft verzocht;

c. de gemeentelijke dienst of afdeling die de bijstand heeft verleend;

d. de reden waarom een verzoek is geweigerd.

2. de griffier verstrekt het presidium en de secretaris regelmatig een afschrift van het verzoek uit het

register.

Paragraaf 2 fractieondersteuning

Artikel 8

1. de fracties zoals bedoeld in het reglement van orde ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als

tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2. in de in het eerste lid genoemde bijdrage wordt de jaarlijkse indexering doorberekend.

Artikel 9

1 . fracties besteden hun bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en

controlerende taak te versterken.

2. de bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke

personen anders dan ter vergoeding van prestaties (goederen diensten) geleverd ten behoeve

van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële deciaratie;

c. giften;

d. uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de

verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden hebben ontvangen.

Artikel 10

1. de bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot

op dat kalenderjaar verstrekt.

2. in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot

en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin

de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor

de overige maanden van dat jaar.

Gemeenteraad van Heimond blz. 22

Bijlage: 48

Artikel 1 1

1 . indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste

vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste

vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2. bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend

overeenkomstig de op artikel 7 te baseren nieuwe verdeling. De hoogte van de nieuw

vastgestelde vergoeding gaat in op de eerste dag van de maand, waarin de fractiesplitsing

plaatsvindt.

Artikel 12

1. elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, aan de raad

verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging

van een verslag.

2. controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de

jaarrekening.

Artikel 13

1. elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed,

mag maximaal 50% van de fractievergoeding sparen. Het meerdere niet bestede geld wordt door

de fractie teruggestort in de gemeentekas.

2. het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen drie maanden na afloop van het

kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen.

3. de fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort

het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die

datum terug in de gemeentekas.

Paragraaf 3 slotbepalingen

Artikel 14

De 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad',

zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de

fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971, worden ingetrokken.

Artikel 15

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke bijstand en de

fractieondersteuning 2003'.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet

hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een

inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening

onherroepelijk is toegelaten.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Gemeenteraad van Heimond blz. 23

Bijlage: 48

Artikelsgewijze toelichting

'Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan

raadsleden bemoeilijken. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke en beschikbare informatie van

geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact

op met de griffier.

De griffier beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan

verzorgen. Bij feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang kan gedacht worden aan

routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage of afschrift

van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het

heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van

dezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling getroffen in de artikelen 25, 55 en

86 van de Gemeentewet. Technische bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen,

amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zonodig wordt daarbij de

gemeentesecretaris ingeschakeld. Tenslotte kan ook een verzoek om 'andere bijstand' worden

gedaan. Daarbij kan het gaan om meer dan technische bijstand of informatie van meer dan geringe

omvang. Het kader waarbinnen een dergelijk verzoek beoordeeld moet, respectievelijk gedaan kan

worden wordt gevormd door de volgende elementen. Allereerst, en ook in dit geval, de

weigeringsgronden als genoemd in het eerste lid van artikel 2. In het bijzonder zal daar onderdeel c,

waar de relatie wordt gelegd met artikel 5 (het werkbare evenwicht) van belang zijn. In dat licht bezien

kan vervolgens worden gesteld dat de redelijkheid meebrengt dat de mogelijkheden om een verzoek

als bedoeld te doen, ophouden daar waar andere reguliere mogelijkheden aanwezig zijn en meer voor

de hand liggen. Bij voorbeeld het hanteren van het vragenrecht of een interpellatie. In het uiterste

geval kan het enquéterecht worden ingezet. In het verlengde hiervan kan tenslotte worden

aangevoerd dat de ambtelijke bijstand met name ziet op het functioneren van de raad als

organisatielinstituut. Anders gezegd: wanneer de afweging of ambtelijke bijstand als hier bedoeld wel

verleend kan worden werkelijk een politieke wordt, dan behoort de vergadering van de raad de plek te

zijn waar een en ander tussen raad en college wordt besproken en uiteindelijk beslecht via de

daarvoor geëigende en beschikbare instrumenten. De wel als zodanig aangeduide spagaat van de

burgemeester hoeft in dit verband ook niet al te zwaar te worden aangezet. Immers, wanneer de zaak

een zware politieke lading krijgt, dan ontstaat er een nieuwe route met de eerder bedoelde, daarbij

behorende instrumenten. Buiten de raadsvergadering om is er vanzelfsprekend met name het

vragenrecht, schriftelijk of mondeling in de commissie.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffier

en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft

gekregen, leidt er toe dat de ambtelijke organisatie ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen

zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de

bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus

noodzakelijkerwijs tot een zekere formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Het is niet

mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard

en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat ere voortgang blijft

in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten

beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het vierde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste

instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In

artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 5. Aldus wordt

voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de

uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de

burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en

Gemeenteraad van Heimond blz. 24

Bijlage: 48

indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de

burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien, naar de mening van een raadslid, op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp

gehoor heeft gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is

daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie

voor. Wel dient het raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Niet gekozen is voor de benadering die in de modelverordening van BZK en VNG is opgenomen waar

het betreft de mogelijkheden om verzoeken om ambtelijke bijstand te limiteren. Daarbij zou volgens

het model gekozen kunnen worden voor een maximaal te noemen keren of een maximaal te noemen

uren. De praktijk tot nu toe wijst uit dat in een relatief gering aantal gevallen een beroep wordt gedaan

op verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid. Om de gemeentesecretaris enig

houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuiliehouder op de hoogte is,

respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid

functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die de

dualisering heeft teweeggebracht, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het

verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen

hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

leder raadslid kan een beroep doen op ambtelijke bijstand. Het bijhouden van een register door de

griffier maakt het mogelijk na te gaan wat de behoefte aan ambtelijke bijstand is (frequentie, omvamng

en aard) en of daarin langs deze weg wordt voorzien.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor

deze vorm van ondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door

de raad moeten worden vastgesteld.

Artikel 9

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de

fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan werkzaamheden

die verband houden met het functioneren van de fractie. De verordening noemt in dit verband het

versterken door fracties van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt

onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat

raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor

fractieondersteuning. Bij onderwerpen waar de fractievergoeding wel voor gebruikt mag worden kan

gedacht worden aan secretariële ondersteuning van de fractie, het bekostigen van stageplaatsen

alsmede het organiseren van vaardigheidstrainingen teneinde de mogelijkheden als raadslid of

commissielid adequaat te kunnen organiseren zo optimaal mogelijk te doen zijn. Omdat het bij uitstek

om politieke ondersteuning gaat kan deze niet al te gedetailleerd worden geregeld.

Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de

fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties

moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Gemeenteraad van Heimond blz. 25

Bijlage: 48

Artikel 10

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee

gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit verrekend worden.

Artikel 1 1

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de

raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden, of geheel verdwijnen, nog over de

gehele maand waarin de waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor

fracties die groter worden of nieuwe fracties gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat

de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren.

Artikel 12

De methodiek voor het afleggen van financiële verantwoording is eenvoudig gehouden. De

betreffende fractie legt verantwoording af in een verslag. De controle van het verslag kan door de

accountant worden meegenomen met de controle op de jaarrekening.

Artikel 13

De fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag

maximaal 50% van de fractievergoeding sparen.

Artikel 14

In deze bepaling worden de bepalingen genoemd die ingetrokken kunnen worden. In plaats van twee

regelingen is thans sprake van één verordening.

Artikel 15

In deze bepaling wordt de citeertitel van de verordening genoemd.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet

hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een

inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening

onherroepelijk is toegelaten.

Gemeenteraad van Heimond blz. 26

Bijlage: 48

BESLUIT 111

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

De raad van de gemeente Heimond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de instructie voor de griffier van de gemeente Heimond

Artikel 1

Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2

Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en

commissievergaderingen.

Artikel 3

Bijstand raadsvoorzitter

1. de griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en

een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede

voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4

Vergaderingen van de raad en raadscommissie

1 . de griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige

verslaglegging van de vergaderingen.

2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken

aan raadsleden.

Artikel 5

Ondersteuning seniorenconvent

1. de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een

goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat

deze wordt gegeven.

Artikel 6

Ondersteuning presidium

1. de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en

tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

Gemeenteraad van Heimond blz. 27

Bijlage: 48

2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze

wordt gegeven.

.Artikel 7

Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt,

ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8

Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad

desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening

op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 9

Organisatie griffie

1. de griffier geeft leiding aan de griffie.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 1 0

Verhindering en vervanging

1. Indien de griffier meer dat tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig

mededeling aan de raad.

2. De plaatsvervangend griffier neemt dan de taken over.

Artikel 1 1

Slotbepaling

1. in alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met

de voorzitter van de raad.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De griffier,

Gemeenteraad van Heimond blz. 28

Bijlage: 48

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet

meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is aanspreekpunt voor alle vragen naar

ambtelijke ondersteuning van de raad en individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier

en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve

ondersteuning wordt verleend door de griffie.

Artikel 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van

voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als

voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de voorzitter van de raad tijdens

raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve)

ondersteuning.

Veelal zullen de commissiegriffiers van de raadscommissies, en niet de griffier, aanwezig zijn bij de

vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5 en 6

De griffier en de medewerkers van de griffie staan zowel het seniorenconvent als het presidium bij in

de uitoefening van de taken.

Artikel 7

Indien de raad een enquétecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning.

Deze ondersteuning zal worden verschaft vanuit de griffie omdat een enquétecommissie een

raadscommissie is. Wellicht dient voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel te worden

aangenomen vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van

artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere

voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquétes. Daarin worden regels gesteld

over de ambtelijke bijstand.

Artikel 8

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de

raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en

fractieondersteuning.

Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend.

Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, ded bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand

wordt verleend. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme

termijn te stellen. Het bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel

voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 9

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is er voor

gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier, voorzover het de werkzaamheden betreft

die betrekking hebben op de ondersteuning van de raadscommissies dan wel het werkzaamheden

betreft die voortkomen uit aan de griffie opgedragen taken.

Artikel 1 0

In die gevallen dat de griffier gedurende een periode van tenminste tien dagen verhinderd is zijn

werkzaamheden te vervullen, doet hij hiervan mededeling aan de raad. De plaatsvervangend griffier

neemt dan zijn taken over. De functie van plaatsvervangend griffier is gekoppeld aan die van de

beleidsmedewerker werkzaam bij de griffie.

Artikel 1 1

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Gemeenteraad van Heimond blz. 29

Bijlage: 48