Raadsvoorstellen RV 164 Controleverordening 2004 en programma van eisen Accountantsdiensten 2004-2008

GEMEENTERAAD VAN HELMOND

Vergadering 30 september 2003, agendapunt 23

Bijlage

B&W vergadering

Dienst I afdeling

: controleverordening Helmond 2004 en programma van eisen voor de

Accountantsdiensten 2004-2008

: 164

: 19 augustus 2003

: MO.FBL

Onderwerp

Aan de gemeenteraad,

I.

Controleverordening Helmond 2004-2008

Ingevolgde artikel 213 van de gemeentewet moet er voor 15 november 2003 een nieuwe

controleverordening worden vastgesteld, regelende de accountantscontrole van de jaarrekening

inclusief de rechtmatigheidcontrole voor de jaren 2004 en later. De controleverordening biedt tevens

een basis voor het programma van eisen tb.v. de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden

waarin opgenomen de criteria die de Raad wil hanteren.

In de bijgaande notitie wordt het hoe en waarom van de nieuwe verordening uitgelegd. De

verordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG.

Wij stellen u voor om de controleverordening Helmond 2004 en de artikelsgewijze toelichting vast te

stellen conform besluit I.

11.

Programma van eisen voor de Accontantsdiensten 2004-2008

De gemeente Helmond wenst een overeenkomst af te sluiten met een gerenommeerd kantoor voor

het verrichten van haar accountantsdiensten voor de komende 5 jaar (boekjaren 2004-2008).

Tot de accountantsdiensten behoren naast de wettelijk vereiste controles ook de werkzaamheden die

voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant gerelateerd aan de certificerende

functie en activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke/ambtelijke organisatie.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen werkzaamheden wijzigen naar aard en omvang

als gevolg van politieke en wettelijke ontwikkelingen. Opdrachtnemer dient hier ervaring mee te

hebben en in staat te zijn om hier op een flexibele wijze mee om te gaan.

De overeenkomst betreft een aantal vaste elementen, welke exclusief door opdrachtnemer zullen

worden uitgevoerd. Daartoe behoren onder andere:

. De controle van de jaarstukken van de gemeente Helmond als bedoeld in artikel 197 van de

gemeentewet, met inachtneming van artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit begroting en

verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole gemeenten en de

controleverordening gemeente Helmond 2004.

. Een aantal jaarlijks terugkerende accountantverklaringen gericht op specifieke uitkeringen. Het

betreft hier onder andere de volgende jaarlijkse verklaringen (geen uitputtende opsomming):

. GSB verklaringen volgens bijlage 3.

. Overige verklaringen sociale uitkeringen

. Verklaringen die worden gevraagd op grond van het Besluit begroting en verantwoording

provincies en gemeenten en de Ministeriële regeling informatie voor derden.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 1

.

Werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant gerelateerd

aan de certificerende functie en activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke I

ambtelijke organisatie.

Voor advieswerk van grotere omvang en/of van meer specialistische aard geldt de overeenkomst als

een niet exclusieve mantelovereenkomst voor zowel de eigen organisatie van de gemeente Helmond

als voor de aan haar organisatie gelieerde instellingen.

De gemeente Helmond heeft hiertoe het navolgende aanbestedingsdocument met geïntegreerde con-

dities opgesteld, waarop de leverancier te allen tijde de aanbieding dient te baseren.

Wij stellen u voor het programma van eisen voor de Accountantsdiensten 2004-2008 vast te stellen

conform besluit 11.

Het advies van de Rekeningcommissie is verwerkt in de voorliggende stukken.

Burgemeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester,

Drs. AAM. Jacobs.

De secretaris,

Mr. AC.J.M. de Kroon.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 2

BESLUIT I

Bijlage: 164

Raadsvergadering d.d.: 30 september 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 augustus 2003.

gelet op de bepalingen van artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

van de gemeente Helmond.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant

een door de raad benoemde:

registeraccountant of

accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld

in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast

met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de

door de raad benoemde accountant van:

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en

samenstelling van het vermogen;

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of

krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186

Gemeentewet;

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze

een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld

op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

rechtmatiaheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de

vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit

accountantscontrole gemeenten.

.

.

.

b.

.

.

.

.

c.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 3

d.

deelverantwoordinq

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van

een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke

verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1.

De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De

benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 5 jaar.

Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor:

De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de

jaarrekening;

de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

de frequentie en inrichtingseisen van de rapportering:

de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan

de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende

rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht

dient te besteden.

In afwijking van het gestelde in lid 3, letters d en e kan de raad in het programma van eisen

opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de

accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de

gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek

aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie

van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

2.

3.

a.

b.

c.

d.

e.

4

5.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

1.

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende

interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende

verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,

overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk

zijn.

Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende

informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en

het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad.

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de

jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening

geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

2.

3.

4.

5.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de

accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende

werkzaamheden.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 4

2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te

voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande

kennisgeving uitvoeren.

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek

(afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de rekeningcommissie (dan wel de

eventueel daarvoor in de plaats komende rekenkamer), de portefeuillehouder financiën, de

gemeentesecretaris, de concerncontroller en de dienstcontrollers.

3.

ArtikelS. Toegang tot informatie

1.

De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden

en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden,

waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg

voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een

onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en

informatiedragers van de gemeente.

De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en

verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het

college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking

verlenen.

Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn

gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist

en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,

balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte

informatie.

2.

3.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

1.

Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van

specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de

doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding

komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken

opdrachten.

Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke

uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de

controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te

verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang

van de gemeente is.

Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale

verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een

deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd

hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant,

indien dit in het belang van de gemeente is.

2.

3.

Artikel 7. Rapportering

1.

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van

een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een

afschrift hiervan aan het college.

In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant

over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk

belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie

2.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 5

3.

en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam

is, de (concern-)controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

Voordat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad worden

voorgelegd verifieert de accountant de geconstateerde feiten bij het college. Het college

ontvangt een afschrift van de aan de raad toegezonden verklaring en het verslag van

bevindingen.

De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag

van bevindingen met de rekeningcommissie (of de eventueel daarvoor in de plaats komende

rekenkamer).

4.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing

is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2004 en later en op de

aanbesteding van de accountantscontrole voor 2004 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Helmond 2004".

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 30 september 2003, bijlage 164.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

de griffier,

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 6

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het

gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1

Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een

bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de

jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,

lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de

accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole

met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,

luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.

Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een

registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het

inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-

Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde

accountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde

accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing

en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden.

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de

gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor

de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de

uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de

verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt

gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad

die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening

moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het

zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit

accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en

goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag

van bevindingen.

Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de mogelijkheden die de raad

daarmee heeft wordt hier verwezen naar de inleiding bij het raadsvoorstel. In het derde lid van artikel 2

wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de

nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole

worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping

van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de

accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan

stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het

verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en

gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan

houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Hierover

worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening

opgenomen.

Bij veel grote gemeenten is het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de

jaarrekening zo hoog, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt

natuurlijk ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere

contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de

selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant

voor de controle van jaarrekening bepalen.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 7

De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de

bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid van artikel 2.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van

de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor

de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.

Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de

achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende

bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed

toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de

accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de

jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of

Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting,

dat het college een dergelijke verklaring verstrekt.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de

gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na

vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200

Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet

een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de

jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de

raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging

van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring

en het verslag van bevindingen.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de

jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de

jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de

accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Artikel 4. Uitvoering controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college

ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van

de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het

college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek

overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de

gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de

accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van

de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 8

onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd

onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de

raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het

college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle

burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de

accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet

van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de

uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte

accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort

accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om

advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier

vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de

accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met de

uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie,

aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de

raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten

aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende

belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de

kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant

bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor

advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of

de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit

voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om

over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen

aan het college kenbaar te maken. Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit

soort advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.

Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het

algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien

dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter

bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en

controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit).

Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere

accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard

zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden

gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole

hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat

het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van

de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van

eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende

rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3 van deze verordening).

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 9

Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant

uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding

moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere

controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen

tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk

geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een

goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling

hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog

tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de

accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en

tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van

bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld

opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve

organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen

worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel

van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De accountant is

onder meer op grond van zijn gedrags- en beroepsregels verplicht om zijn feitelijke constateringen te

verifiëren bij B&W alvorens ze op te nemen in een rapportage aan de raad. Het blijft overigens de

zelfstandige en onafhankelijke verantwoordelijkheid van de accountant om te bepalen wat hij

rapporteert aan de raad. Van de definitieve rapportages ontvangt B&W een afschrift opdat B&W een

reactie op de rapportages kan voorleggen aan de raad.

Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan

de raad mondeling toelicht.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud)

opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij

alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van

kracht op de jaarrekening van 2003. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213

Gemeentewet samen met de nieuwe verordening 212 Gemeentewet voor 15 november 2003 moet

zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na

vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214

Gemeentewet).

Artikel 9. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening

kan worden verwezen.

Vaststelling

De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe

duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 Gemeentewet). Door de komst van de griffier zijn de

taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 10

vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b

Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van

de raad mede ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen

medeondertekenen (artikel 1 07c Gemeentewet).

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 11

BESLUIT 11

Bijlage: 164

Raadsvergadering d.d.: 30 september 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 augustus 2003.

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het programma van eisen voor de Accountantsdiensten 2004-2008.

1.1. Richtlijn, procedure van aanbesteding en gunningcriterium

De aanbesteding geschiedt op basis van de Europese Richtlijn voor Overheidsopdrachten inzake

Diensten, (93/50/EEG, waarin opgenomen Richtlijn 97/52/EEG, hierna te noemen 'Richtlijn').

Op de onderhavige aanbesteding is de openbare procedure van toepassing.

Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding.

Gunning zal niet plaatsvinden indien er door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan

aan de eisen en wensen zoals omschreven in dit bestek.

1.2. Van toepassing zijnde voorwaarden

Op de te sluiten overeenkomst zullen de navolgende voorwaarden van toepassing zijn, waaraan de

aanbieder zich automatisch conformeert door het uitbrengen van een offerte:

1. De "Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Helmond in het kader van een overeenkomst voor

dienstverlening en/of leveringen" van november 2002.

2. Dit door de Gemeente uitgebrachte aanbestedingsdocument.

3. De door leverancier uitgebrachte offerte.

4. Bepalingen uit de te sluiten overeenkomst zullen prevaleren boven achtereenvolgens de

bepalingen van de hiervoor genoemde Inkoopvoorwaarden, het genoemde

aanbestedingsdocument en de genoemde offerte.

5. De "Verkoopvoorwaarden" en "Algemene voorwaarden" van leverancier zijn niet van toepassing.

1.3. Aanbestedende dienst

De aanbestedende dienst is de gemeente Helmond, hierna te noemen opdrachtgever.

1.4. Planning en Data

20 augustus 2003:

13 oktober 2003:

Verzenden Enunatieve Aankondiging Publicatieblad van de EG.

Verzenden Aankondiging Publicatieblad van de Europese

Gemeenschappen.

Uiterste inleverdatum vragen informatiefase.

Uiterste verzenddatum antwoorden op vragen uit de informatiefase.

Uiterste termijn indienen offertes

Inwinnen nadere informatie, eventueel presentatie door de beste

aanbieders

30 oktober 2003:

10 november 2003:

20 november 2003:

week 48-50 2003:

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 12

week 1 2004:

week 2 2004:

januari 2004:

Verificatie vergadering

Ondertekenen contract

Ingang dienstverlening

2. Omschrijving van de opdracht

De visie van de Gemeente Helmond op de verschillende functie die deel uitmaken van de opdracht is

hierna weergegeven.

2.1. De certificerende functie

2.1.1. Jaarrekeninqcontrole

De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole gemeenten en in de

controleverordening gemeente Helmond 2004.

De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Helmond en moet jaarlijks

resulteren in:

accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole gemeenten

verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole gemeenten

managementletters per gemeentelijke dienst t.b.v. B&W en de Rekeningcommissie.

rapport inzake bevindingen van het specifieke deel van de controle, als bedoeld in artikel 2 lid 4

van de Controleverordening gemeente Helmond 2004.

En 2 keer per jaar in:

De eventuele melding als bedoeld in artikel 7 lid 1 resp. de verslagen als bedoeld in artikel 7 lid 2

van de Controleverordening gemeente Helmond 2004.

Rapportering

In het rapport van bevindinqen besteedt de accountant, naast de te rapporteren fouten en

onzekerheden, in ieder geval aandacht aan de bevindingen over het financieel beheer, de

geautomatiseerde gegevensverwerking en de "planning en control" - instrumenten, echter slechts

indien en voor zover deze bevindingen van bestuurlijke betekenis zijn. Het rapport moet in de

Nederlandse taal zijn gesteld.

In de manaqementletters, die eveneens in de Nederlandse taal moeten zijn gesteld, besteedt de

accountant per dienst aandacht aan:

De verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget- en

kredietbewaking) , de geautomatiseerde gegevensverwerking, de "planning en control" -

instrumenten en het risicomanagement, echter slechts indien en voor zover de

accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie).

De overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voor zover de

accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie).

Goedkeu ringstoleranties

Als standaard bedragen de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening voor fouten 1 % van het

totaal der lasten en voor onzekerheden 3% van het totaal der lasten.

De gemeente kan echter besluiten om voor enig jaar de goedkeuringstoleranties te verscherpen voor

fouten tot 0.5% van het totaal der lasten en voor onzekerheden tot 2% van het totaal der lasten.

Rapporteri ngto/era n ties

Met inachtneming van artikel 2 lid 4 van de Controleverordening wenst de raad middels de

rekeningcommissie (of de daarvoor eventueel in de plaats tredende rekenkamerfunctie) jaarlijks,

voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant vast te stellen wat de posten

van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen zijn,

waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke

rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren. Voor de overige rapporteringtoleranties wordt

aangesloten bij de goedkeuringstoleranties.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 13

Planning werkzaamheden

De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de

planning en control cyclus van de gemeente Helmond en de daarbij door raad C.q. burgemeester en

wethouders vastgelegde tijdslimieten.

Elementen prijs

Voor de werkzaamheden onder 2.1.1. geldt een vaste prijs, gedifferentieerd naar de geëiste

goedkeuringstolerantie. Facturering van meerwerk is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een

gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van het meerwerk wordt onderbouwd en

waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is

vooraf schriftelijke toestemming nodig van de directeur Middelen en Ondersteuning.

2.1.2.

Controle overiqe verantwoordinqen.

De overige activiteiten binnen de certificerende functie zijn gericht op het afgeven van

deelverklaringen ten behoeve van verschillende ministeries en derden.

Deze werkzaamheden zijn voor een deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn

deze van meer incidentele aard en afhankelijk van activiteiten in de loop van het jaar.

Opdrachtgever voor deze accountantswerkzaamheden is B&W van Helmond. Vanuit efficiency

overwegingen heeft het de voorkeur dat deze controle's door dezelfde accountant worden verricht als

die de jaarrekeningcontrole uitvoert. Daarom maken de werkzaamheden deel uit van dit programma

van eisen, echter met inachtneming van artikel 6 lid 2 en 3 van de Controleverordening gemeente

Helmond 2004.

Het betreft hier onder andere de volgende jaarlijkse verklaringen:

verklaringen voortvloeiende uit de regelingen voor het Grote Stedenbeleid

Controleprotocol Verantwoording Sociale Pijler GSB (zie bijlage 3)

Overige (zien bijlage 3)

Overige verklaringen sociale uitkeringen

Daarnaast kunnen incidentele verklaringen worden gevraagd op grond van individuele

werkzaamheden.

Elementen prijs

De aanbieding dient een stelpost te bevatten voor de jaarlijkse verklaringen, alsmede een overzicht

van de te hanteren uurtarieven ten behoeve van de prijsbepaling van nader overeen te komen meer-

en minderwerk voor verklaringen die thans niet zijn voorzien resp. gedurende de looptijd van de

overeenkomst niet meer nodig blijken.

Met betrekking tot benodigde nieuwe verklaringen wordt door de accountant voorafgaande aan de

controle een opgave gedaan van de noodzakelijke geachte controlewerkzaamheden, met een

specificatie van het aantal benodigde mensuren, ingedeeld naar de tariefsklasse waarvoor de in de

vorige alinea genoemde uurtarieven worden afgegeven.

Met betrekking tot een niet meer benodigde verklaring, die is begrepen in de stelpost als bedoeld in de

voor-vorige alinea, doet de accountant een opgave van het aantal bestede uren, ingedeeld naar de

tariefsklasse waarvoor de genoemde uurtarieven worden afgegeven voor de laatst afgegeven

verklaring, op basis waarvan het minderwerk ten opzichte van de stelpost wordt vastgesteld.

De verklaringen als bedoeld onder 2.1.2. worden gespecificeerd gefactureerd, met vermelding van

bestede uren en gehanteerde tarieven. Meerwerk voor verklaringen die zijn opgenomen onder de

stelpost is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de

noodzaak van het meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in

rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf schriftelijke toestemming nodig van de

directeur Middelen en Ondersteuning

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 14

2.2.

De bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning

Dit omvat de overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke en ambtelijke

organisatie vanuit de accountantsfunctie.

Te noemen zijn:

. activiteiten ten behoeve van de rekeningencommissie, waaronder onder meer het bijwonen van

de vergadering van de commissie, gemiddeld 5 keer per jaar;

. op basis van externe ontwikkelingen gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de

verslaggeving en de organisatie van het financieel beheer;

. desgewenst overleg met de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en de

concerncontroller (gemiddeld 4 gesprekken per jaar)

. het op verzoek bijwonen van het controllersoverleg (gemiddeld 2 x per jaar)

. het - op verzoek- geven van informatie aan, alsmede het adviseren van de leden van het college

van burgemeester en wethouders en het M.I. (natuurlijke adviesfunctie) naar aanleiding van de

bevindingen van de controles.

In de aanbieding moet de visie van de accountant op de natuurlijke adviesfunctie, voor zover die

verder reikt dan hetgeen hier is genoemd, tot uitdrukking worden gebracht.

Elementen prijs

Voor de werkzaamheden onder 2.2. met betrekking tot deze ondersteuning c.q. de natuurlijke

adviesfunctie geldt een vaste prijs.

2.3.

De adviesfunctie

Het betreft hier adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het ruim

gedefinieerde vakgebied accountancy en aanverwante vakgebieden, voor zover niet strijdig met de

onafhankelijke positie van de accountant als controleur. De uitvoering van onderzoek vindt slechts

plaats na schriftelijke opdrachtbevestiging met probleemformulering en verwacht resultaat. Bij de

opdrachtformulering wordt tevens de wijze van inzet geregeld (bijv. participatie in overlegsituaties of

zelfstandig uitvoeren van opdrachten).

Voor zowel de controle als de adviesfunctie dient het accountantskantoor te beschikken over:

. een kwalitatief sterke top (met kennis van zowel de branche als van de regio) die als

sparringpartner kan optreden voor het management. De accountant dient in deze een

meerwaarde voor de organisatie te betekenen;

. een sterk ontwikkelde adviesorganisatie die in staat is de genoemde processen met kennis en

mankracht te ondersteunen;

. sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en op het gebied van Informatie

Communicatie en Technologie (ICT).

. sterk ontwikkelde kennis op het gebied van Europese regelgeving, onder meer inzake subsidies

en aanbestedingen.

3.

De gevraagde offerte

3.1. Algemeen

De accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 2 bestaan uit een aantal elementen. De

voorkeur van de Gemeente gaat ernaar uit om alle elementen desgewenst te kunnen laten uitvoeren

door de geselecteerde aanbieder binnen dezelfde overeenkomst. Van alle aanbieders wordt dan ook

gevraagd om een offerte uit te brengen voor de totale behoefte.

De aanbieding dient een goed beeld te geven van kwaliteit / prijsverhouding die geboden wordt en

minimaal de volgende elementen te bevatten:

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 15

Algemeen:

. de controlevisie en -aanpak m.b.t. de getrouwheid van de jaarrekening

. de controlevisie en -aanpak m.b.t. de rechtmatigheid

. de visie op de natuurlijke adviesfunctie;

. de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden, inclusief een opgave van het aantal huidige

gemeentelijke controleklanten in de schaal 50-100.000 inwoners en in de schaal 100.000+

gemeenten, met uit iedere klasse tenminste 2 referenties;

. de contacten met de belangrijke ministeries, recente publicaties in vakliteratuur

. de eventuele betrokkenheid bij en aantoonbare ervaring met actuele ontwikkelingen;

Specifiek:

. de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne

controle binnen de gemeente Helmond;

. de stimulans die de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie zal geven aan de

doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name ook voor de

beheersing van strategische en operationele risico's

. de samenstelling van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid en beschikbaarheid, de lokale

en regionale inbedding;

. in hoeverre de accountant van de gemeente Helmond op de hoogte is van de gemeentelijke

branche als zodanig, maar ook een beeld heeft van de lokale en regionale situatie, de

verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen, lokaal en in de regio.

. de woonplaats van de belangrijkste teamleden, de vestigingsplaats(-en) van het kantoor en in het

aantal overheidskianten in de regio Zuidoost Brabant.

. de maatschappelijke activiteiten van het kantoor en/of de teamleden.

. de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid

duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwt, hoe lang hij in de gemeentelijke markt

actief is, wat zijn huidige marktaandeel is en welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet.

Prijs I tariefstelling:

. de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1.1., uitgaande van de standaard

goedkeuringstoleranties van 1 % resp. 3%.

. de meerprijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1.1., indien de goedkeuringstoleranties

resp. 0.5% en 2% bedragen.

. de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.2.

. de stelpost voor de jaarlijkse verklaringen als beschreven onder punt 2.1.2.

. de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker c.q. per categorie werkzaamheden) die

betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder 2.1.2. en 2.3.

. alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. btw, op prijspeil 2004.

. tevens dient t.a.v. de genoemde prijzen de wijze van indexering voor de jaren 2005 Um 2008 te

worden aangegeven, die enerzijds moet zijn gebaseerd op een controleerbaar CBS indexcijfer en

anderzijds het leereffect weerspiegelt.

. separaat dient te worden aangegeven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van de

werkzaamheden neerwaarts kunnen worden bijgesteld naarmate het zelfcontrolerend vermogen

van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt.

3.2. Beoordeling en gunning

De Gemeente zal de uitgebrachte offertes beoordelen naar het principe van de "economische meest

voordelige aanbieding" op grond van de opdrachtomschrijving en het programma van eisen en

wensen. Belangrijke gunningcriteria zijn de gedifferentieerde prijzen, de controlefilosofie, de ervaring,

het team, de continuïteit, en instemming met de in de aanbestedingsstukken opgenomen

voorwaarden.

De Gemeente kan, indien zij dat nodig acht, bij de aanbieders aanvullende informatie inwinnen

waartoe een presentatie kan behoren door de partner I vennoot en de manager die leiding zullen

geven aan de uitvoering van de werkzaamheden en aanspreekpunt zullen zijn voor raad, bestuur en

management.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 16

De aldus verkregen informatie zal worden meegenomen in de verdere beoordeling. Wanneer een

aanbieder op grond van de verkregen informatie in deze fase afvalt kan de Gemeente besluiten om de

volgende aanbieder te betrekken in deze procedure.

De Gemeente zal vervolgens met de beste aanbieder in contact treden met de intentie om een over-

eenkomst aan te gaan. Wanneer partijen niet tot overeenstemming komen zal de Gemeente in contact

treden met de volgende aanbieder.

3.3. Prijzen, eisen en wensen

De gevraagde offerte dient een duidelijk en gespecificeerd inzicht te geven in de kostenaspecten van

de verschillende eisen en wensen en dient de opbouw van dit aanbestedingsdocument duidelijk te

volgen.

Alle prijzen dienen te worden vermeld in EURO excl. b.t.w.

Bij deze offerte-aanvraag zijn bijlagen gevoegd met vermelding van de specifieke eisen en wensen die

van toepassing zijn op de levering.

Met betrekking tot de eisen wordt U verzocht om van alle genoemde eisen op de conformiteitenlijst te

verklaren of u er zonder voorbehoud aan voldoet. U dient daarvoor in de conformiteitenlijst in de daar-

voor bestemde kolom een 'ja' te plaatsen. Indien u van mening bent dat een vraag pertinent niet op

uw bedrijf/situatie van toepassing is kunt u op de conformiteitenlijst de letters 'n.v.t.' vermelden.

Door een vermelding n.v.t. zwakt U de bevestiging dat U zich conformeert aan deze eis niet af, noch

voorziet haar daardoor van enige voorwaarden.

Waar nadere informatie wordt gevraagd, geeft u deze nadere informatie op een bijlage, genummerd

volgens de door ons aangegeven nummering van eisen c.q. wensen. Het mag daarbij uitsluitend gaan

om nadere toelichting op de betreffende eis, zonder dat op welke wijze dan ook de bevestiging dat u

zich conformeert aan de betrokken eis wordt afgezwakt c.q. van voorwaarden wordt voorzien.

Indien niet onvoorwaardelijk wordt ingestemd met alle eisen valt uw offerte af.

Met betrekking tot de wensen wordt U verzocht ten aanzien van alle genoemde wensen op het wen-

seninvulformulier aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet. Aanvullende en/of

onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien daarom bij de desbetreffende

wensen is verzocht.

De door aanbieder ingevulde conformiteitenlijst en wenseninvulformulier zullen in beginsel integraal

onderdeel uitmaken van de te sluiten (mantel)overeenkomst.

Indien nodig kan in de verificatievergadering met betrekking tot zowel de eisen als de wensen om

nadere informatie worden gevraagd.

3.4. Inhoud

3.4.1. Taal

De offerte en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd

van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.

3.4.2. Geldiqheid

De offerte heeft een gestanddoeningstermijn van tenminste 4 maanden. Tijdens deze periode heeft de

offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

3.4.3. Opmaak

De offerte dient met betrekking tot het aan te leveren materiaal en de beantwoording van de gestelde

vragen, de volgorde van de hoofdstukken van het programma van eisen en wensen aan te houden.

De offerte dient vergezeld te gaan van een begeleidende brief en rechtsgeldig te zijn ondertekend.

Alle bladzijden van uw aanbieding dienen te zijn doorgenummerd en gedateerd.

Alle bijlagen etc. dienen uniek te zijn genummerd en gedateerd.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 17

Het is de bedoeling dat alle vragen worden beantwoord en het bijbehorende bewijsmateriaal wordt

geleverd, de uitgangspunten worden onderschreven, dan wel wordt aangegeven waarom deze niet

kunnen worden onderschreven, dan wel dat men met voorstellen in deze komt.

Alleen offertes, welke met volledige inachtneming van bovenstaande voorschriften zijn opgemaakt en

ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen.

3.4.4. Elektronische versie

Bestekhouders kunnen op verzoek een elektronische versie van het bestek per e-mail toegezonden

krijgen. Het verzoek daartoe kan per e-mail ingediend worden bij de heer AAM. Marneffe RA, adres:

a. marneffe@helmond.nl.

Bij eventuele verschillen tussen de papieren versie en de elektronische versie dient de papieren versie

als de juiste te worden beschouwd.

Het auteursrecht op het bestek en de contractuele voorwaarden berust bij de gemeente Helmond.

3.4.5. Ondertekeninq en verzendinq

De offerte dient rechtsgeldig te zijn ondertekend en dient in vijftienvoud in een gesloten verpakking

uiterlijk op 20 november 2003 voor 12.00 uur aanwezig te zijn bij de heer AAM. Marneffe RA op het

adres zoals hieronder vermeld. Inschrijvers worden geacht om de offerte vergezeld te laten gaan van

een elektronische versie op diskette of cd-rom. Bij eventuele verschillen zal de papieren versie als de

juiste worden beschouwd.

Op 20 november 2003 zal van 11.30 uur tot 12.00 uur gelegenheid worden geboden de offertes in

gesloten verpakking persoonlijk af te geven aan:

De heer AAM. Marneffe RA

Gemeente Helmond

Weg op den Heuvel 35

5701 NV Helmond

Tel.: 0492 587227

Fax: 0492 587170

Toezending van de offertes per post is toegestaan. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij

de aanbieder. Indien de aanbieder gebruik maakt van bezorging door een postdienst, dan dient de

aanbieding in een dubbele en duidelijk van elkaar gescheiden verpakking te worden bezorgd.

Op de buitenste verpakking met het postadres mag de opdruk van de aanbieder worden vermeld.

Op de binnenste verpakking dient groot en duidelijk te worden vermeld: "Vertrouwelijk,

Aanbesteding Accountantsdiensten Gemeente Helmond 2003. Niet openen voor 20 november

2003 om 12:00 uur."

Op 20 november 2003 om 12:00 uur zullen de verpakkingen worden geopend. Inschrijvers mogen

hierbij aanwezig zijn (maximaal twee personen per inschrijver). Hierbij zullen uitsluitend de namen van

de aanbieders worden bekendgemaakt. Vervolgens start de beoordelingsprocedure.

4.

Procedure

4.1. Richtlijn, procedure van aanbesteding en gunningcriterium

De aanbesteding geschiedt op basis van de Europese Richtlijn voor Overheidsopdrachten inzake

Diensten, (93/50/EEG, waarin opgenomen Richtlijn 97/52/EEG, hierna te noemen 'Richtlijn').

Op de onderhavige aanbesteding is de openbare procedure van toepassing.

Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding.

Gunning zal niet plaatsvinden indien er door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan

aan de eisen en wensen zoals omschreven in dit bestek.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 18

4.2. Planning en Data

20 augustus 2003:

13 oktober 2003:

Verzenden Enunatieve Aankondiging Publicatieblad van de EG.

Verzenden Aankondiging Publicatieblad van de Europese

Gemeenschappen.

Uiterste inleverdatum vragen informatiefase.

Uiterste verzenddatum antwoorden op vragen uit de informatiefase.

Uiterste termijn indienen offertes

Inwinnen nadere informatie, eventueel presentatie door de beste

aanbieders

Verificatie vergadering

Ondertekenen contract

Ingang dienstverlening

30 oktober 2003:

10 november 2003:

20 november 2003:

week 48-50 2003:

week 1 2004:

week 2 2004:

januari 2004:

4.3. Aanbestedingsdocument

Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het opstellen van een offerte voor de levering

als beschreven in hoofdstuk 2. Het aanbestedingsdocument is met de grootste zorg samengesteld.

Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan kunt u deze ons

separaat, tijdens de informatiefase (zie hoofdstuk 4.4), schriftelijk kenbaar maken. Indien noodzakelijk

met opgaaf van prijsconsequenties.

4.4. Informatiefase

Voorafgaand aan het indienen van een offerte is het voor bestekhouders mogelijk om aanvullende

informatie te verkrijgen. De mogelijkheid bestaat om tot uiterlijk vrijdag 24 oktober 2003 een

oriënterend bezoek brengen op locatie. Een verzoek hiertoe dient gericht te worden aan AAM.

Marneffe RA, tel. 0492 58 7227 en zal niet op onredelijke gronden worden afgewezen.

Een oriënterend bezoek heeft als enig doel om de aanbieder meer inzicht te verschaffen opdat hij een

betere aanbieding zal kunnen doen. Hetgeen besproken wordt bij een zo'n bezoek wordt formeel niet

meegenomen in de beoordeling van de offerte. Door aanbieder kunnen hier geen rechten aan worden

ontleend.

Formele vragen naar aanleiding van dit document kunt U uitsluitend schriftelijk stellen, bij voorkeur per

e-mail, eventueel per brief of per fax. Alleen op deze wijze gestelde vragen kunnen in beschouwing

worden genomen in de aanbestedingsprocedure.

Het risico van vertraging in de (post)bestelling ligt bij de aanbieder.

De vragen dienen uiterlijk op donderdag 30 oktober 2003 om 16.00 uur in het bezit te zijn van de

heer AAM. Marneffe RA onder vermelding van "Vragen EU aanbesteding Accountantsdiensten

2003". Vragen die na deze datum worden aangeleverd, worden niet beantwoord.

Alle generieke vragen en de daarbij behorende antwoorden worden uiterlijk maandag 10 november

2003, geanonimiseerd, aan alle mededingers toegezonden en dienen te worden beschouwd als een

integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Indien u van mening bent dat bepaalde

informatie, vanwege het bedrijfsgevoelige karakter ervan, niet geschikt is voor verspreiding onder de

andere leveranciers, dan dient u dit tijdig kenbaar te maken. Brede publicatie zal in zo'n geval

uitsluitend met toestemming plaatsvinden.

Het eisen- en wensen pakket is na toezending van de beantwoorde vragen definitief.

4.5. Offertebeoordelingscommissie

Opdrachtgever heeft ten behoeve van de beoordeling van de offertes een offertebeoordelingscommis-

sie (hierna te noemen 'OBC') samengesteld. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan om in het

kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit document aangegeven wijzen

contact te zoeken met de gemeentelijke organisatie of leden van de OBC ter verkrijging van welke

informatie dan ook.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 19

4.6. Offertebeoordelingsprocedure

Beoordeling van de offerte vindt plaats op basis van het gunningcriterium van de economisch meest

voordelige aanbieding.

Het offertebeoordelingsproces bevat een aantal fasen.

Fase 1. Vaststellen beslisreaels door de aBC

Voorafgaand aan de opening van de offertes stelt de aBC de beslisregels vast ta.v.:

1. De beoordeling van de wensen to.V. elkaar. Alle wensen worden voorzien van waardefactoren

naar de mate van belangrijkheid. Er worden geen mededelingen gedaan ten aanzien van deze

waardefactoren. De leverancier die in vergelijking met de andere leveranciers het meest aan een

wens voldoet krijgt hiervoor het maximale aantal punten. De andere leveranciers krijgen punten

naar rato. Voor de beoordeling worden de scores per wens vermenigvuldigd met de

waardefactoren.

2. Hoe wordt gehandeld als twee of meer leveranciers gelijk eindigen.

Fase 2. Beoordelina OD eisen

In deze fase beoordeelt de aBC aan de hand van de conformiteitenlijsten of iedere leverancier

onvoorwaardelijk voldoet aan alle eisen. Een leverancier die niet aan alle eisen voldoet valt af.

Fase 3. Beoordelina OD wensen

Vervolgens worden de leveranciers die fase 2 goed zijn doorgekomen beoordeeld naar de mate

waarin c.q. de wijze waarop zij ten opzichte van elkaar voldoen aan de wensen (zie beslisregel 1).

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om ter vergelijking van het prijsniveau slechts een beperkt

aantal prijzen ten opzichte van elkaar te vergelijken.

Fase 4. Inwinnen van aanvullende informatie.

Op grond van alle beschikbare informatie komt de aBC tot een totaal oordeel en een eerste

rangschikking van leveranciers. De Gemeente kan, indien zij dat nodig acht, bij aanbieders

aanvullende informatie inwinnen. De aldus verkregen informatie zal worden meegenomen in de

verdere beoordeling. Wanneer een aanbieder op grond van de verkregen informatie in deze fase

afvalt kan de Gemeente besluiten om de volgende aanbieder te betrekken in deze procedure.

Fase 5. Afrondina oordeel. verificatieveraaderina.

De leverancier die voldoet aan alle eisen en het hoogste eindtotaal in punten heeft behaald wordt

uitgenodigd voor de verificatievergadering. De aBC stelt vast welke documenten en/of nadere

informatie de leverancier bij dat gesprek moet overleggen. Tevens wordt vastgesteld welke eisen of

wensen nog opheldering behoeven. Verklaringen die bij de verificatievergadering dienen te worden

overlegd, mogen niet ouder zijn dan 3 maanden.

Blijkt tijdens of na de bespreking met de leverancier dat:

. in de offerte onjuiste informatie is verstrekt of;

. op een ander punt onoverkomelijke bezwaren bestaan of;

. geen definitieve overeenstemming kan worden bereikt over het te sluiten contract of;

dan kan de betreffende leverancier alsnog afvallen. In een dergelijk geval wordt de eerstvolgende

hoogst geëindigde leverancier uitgenodigd voor een verificatievergadering.

4.7. Gunning

Gunning heeft pas plaatsgevonden na ondertekening van de (mantel)overeenkomst Zolang er niet op

alle punten volledige overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide partijen

ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de

opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of

kosten dan ook. Iedere leverancier wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van al dan niet gunning.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 30 september 2003, bijlage 164.

De raad voornoemd,

De griffier,

De voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 20

5.

5.1.

Bijlagen

Bijlage 1

Algemene beschrijving Gemeente Helmond

Aard en omvana van de opdrachtaever

Kengetallen 2002 van de gemeente Helmond:

698 werknemers (584 F.T.E.)

Bijna 85.000 inwoners

Ruim 35.000 woningen, 460 km wegen

Oppervlakte 5.457 ha, 1.035 ha bos en groen

Bedrijven: 2.941

Werkgelegenheid: 35.271 banen

Bijstand: 2.247 personen

In Helmond is de succesvolle Vinex locatie Brandevoort gelegen.

Financiële kerncijfers (x ¿ 1 miljoen):

2001

466

143

256

88

10

241

10

Balanstelling

Mat. vaste activa

Fin. vaste activa

Reserves

Voorzieningen

Totaal "omzet"

Resultaat

2002

534

151

251

146

23

242

15

De uitgaven op de gewone dienst bedroegen ¿ 227 miljoen in 2002. De inkomsten bedroegen ruim

¿ 242 miljoen. De investeringen beliepen ¿ 34 miljoen. De voorzieningen zijn exclusief de

voorzieningen voor de grondexploitatie die in mindering zijn gebracht op het onderhanden werk.

De inkomsten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

32.563

16.950

67.481

11 Gemeentefonds

0 Doeluitkeringen

11 Rente

11 Verrekeningen en reserves

11 alB

0 Heffingen en overige belastingen

11 Grondverkopen

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 21

De uitgaven zijn als volgt:

3.624-

29.211

45.324

41.000

lEI Kapitaallasten

0 Energie

. Inkopen excl. Investeringen

. Verrekeningen

. Personeel

0 Duurzame goederen/bouwrijpmaken

0 Inkomensoverdrachten

Oraanisatie

De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende diensten en afdelingen:

Dienst Samenleving en Economie

Dienst Stadsontwikkeling en Beheer

Dienst Middelen en Ondersteuning

Stafafdeling Beleidsondersteuning en Communicatie

Stafafdeling Bestuursjuridische Zaken

Stafbureau Secretaris

Brandweer

Tot de Dienst Samenleving en Economie behoren ook het Gemeentemuseum en theater 't Speelhuis.

De Dienst Middelen en Ondersteuning omvat onder meer de afdeling Financieel Beleid (onder andere

begroting) en de afdeling Financieel Beheer (onder andere jaarrekening). De afdeling Financieel

Beheer beheert de centrale financiële administratie die gemuteerd kan worden vanuit de decentrale

bedrijfsbureaus van de diensten. De debiteuren- en crediteurenadministratie worden centraal beheerd

door de afdeling Financieel Beheer. Ook het betalingsverkeer is bij deze afdeling ondergebracht.

Binnen de afdeling bestaan secundaire functiescheidingen.

Zowel voor de diensten als voor het concern zijn richtlijnen en procedures vastgelegd in handboeken

en schema's. Alle diensten maken gebruik van hetzelfde geautomatiseerde financieel pakket, te weten

Eagle van Pink Roccade. Daarnaast gebruikt de organisatie standaardpakketten van Centric voor de

belangrijkste applicaties. De applicaties draaien onder een Oracle besturingssysteem. Het geheel van

planning en control instrumenten wordt gecobrdineerd door of namens de concerncontroller (de

directeur van de dienst M&O). Op dienstniveaus opereren dienstcontrollers.

De diensten zijn integraal verantwoordelijk voor het beleid en beheer van de tot hun taakgebied

behorende producten en projecten. Er wordt periodiek verantwoording afgelegd via een halfjaarlijkse

marap (op dienst- en concernniveau) en de jaarrekening I jaarverslag (met onderliggende

dienstverantwoordingen). Doelen en middelen worden vastgelegd in voorjaarsnota, begroting en

afdelingsplannen.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 22

5.2.

Bijlage 2

Eigen verklaring

Verklarinq inqevolqe Artikel 29 EEG Richtlijn 93/50/EEG. alsmede 97/52/EEG.

De firma ..................................... ...........................ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd

door ...... ....................................... (naam) ................................................ .....(functie)

verklaart hierbij dat:

1. Zij niet in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel

zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een

gelijkaardige nationaal rechtelijke procedure;

2. Haar faillissement niet is aangevraagd, tegen haar geen procedure van vereffening of akkoord of

surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaal rechtelijke procedure aanhangig

is gemaakt;

3. Zij niet, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor

een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

4. Zij niet in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke

grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

5. Zij aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale

verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd is

of van het land van de aanbestedende dienst;

6. Zij aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van belastingen

overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de

aanbestedende dienst;

7. Zij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van

de inlichtingen die overeenkomstig dit hoofdstuk kunnen worden verlangd;

Plaats ................................. ..... Datum...... .........

....................................... .

Handtekening

Via deze eigen verklaring geeft u aan dat u in staat bent op verzoek vóór het moment van gunning de

volgende officiële bewijsstukken te overleggen:

. T.a.v. de punten 1. en 2.: een verklaring van de griffier van de rechtbank die op grond van artikel 2

van de Faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van de aanbieder,

of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten.

. T.a.v. punt 5.: een verklaring van het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen, of voor het land

van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten.

. T.a.v. punt 6. een verklaring van de inspecteur der rijksbelastingen, die bevoegd is tot heffing van

loon en inkomstenbelasting van de aanbieder, of voor het land van herkomst van de onderneming

daarvoor geldende documenten.

Elke individuele inschrijver moet een rechtspersoonlijkheid bezittende organisatie zijn naar Nederlands

recht en BTW plichtig. Ten bewijze dat een aanbieder ingeschreven staat in het nationale han-

delsregister dient hij een bewijs van inschrijving van de onderneming te overleggen.

De aanbieder moet bescheiden overleggen waaruit blijkt dat de aanbieder adequaat is verzekerd voor

wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid. Voor beroepsaansprakelijkheid kan ook

gelden een verklaring dat aanbieder bij eventuele gunning van de opdracht op eerste verzoek van de

aanbestedende dienst een dergelijke verzekering zal afsluiten.

De hierboven genoemde verklaringen mogen niet ouder dan één jaar, gelegen voor de uiterste in-

zenddatum van aanvraag tot deelneming, zijn.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 23

5.3.

Bijlage 3

Overzicht GSB verklaringen 2002

Jaarlijks Verantwoording over gehele

Naam budget Verantwoording Periode 2000 Um 2004

1. Werkgelegenheid, gesubsidieerde arbeid

a. Wet inschakeling werkzoekenden 20 september

b. Regeling in- en doorstroom banen 20 september

c. I D-banen 20 september

2. ISV-Stadseconomie niet-fysiek Voor 1.7.2005

3. ISV-Stadseconomie fysiek Voor 1.7.2005

4. ISV-Bodemsanering Voor 1.7.2005

5. ISV-Grootschalig groen in de stad Voor 1.7.2005

6. SIV Leefbaarheidsfonds Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

I

7. a. SIV inburgering ouderkomers Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

b. Regeling aanvullende bijdrage oudkomers Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

I

8. SIV 24-uurs-structuur Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

I

9. SIV projecten jeugd en veiligheid Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

I

1 O.SIV tegengaan voortijdig schoolverlaten Voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

11.Maatschappelijke opvang, vrouwenopvang 15 juli

en verslavingszorg

12.lnburgering nieuwkomers 15 juli

13. Breedtesport, sportbeleid 1 april Met accountantsverklaring over

gehele periode in 2005

14.0AL T 15juli

15.Schoolbegeleidingsdiensten 15 juli

16.Gemeentelijke 0 n d e rw ij sachte rs ta n den

(GOA)

Inclusief WE 15juli

17. Kinderopvang 20 sept. totale verantwoording voor 1 nov.'04

I

18. Regeling leefbaarheid, veiligheid en Verantwoording is afgewikkeld.

Stadseconomie 1

19. Wijkaanpak en jeugd in ontwikkeling voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

I

20. Onze buurt aan zet voor 15.7.2005 (waarschijnlijk) *)

21. Criem-project voor 1.10.2005

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 24

Naam Jaarlijks Verantwoording over gehele

budQet VerantwoordinQ Periode 2000 Um 2004

1. GSB B5-middelen Verantwoording is afgewikkeld

2. 4 x2 middelen Verantwoording is afgewikkeld

3. Wijkexperimenten ABCD na afloop project (eind 2004)

4. Museale infrastructuur ( gemeentemuseum) na afloop project (2005)

*) Er is thans nog geen zekerheid v.w.b. het

het verlengingsjaar 2004.

Indien e.e.a. definitief worden geëffectueerd zal, zo is

Aangekondigd, de verantwoording verschuiven naar 15.7.2005

(Een aantal regelingen in de sociale pijler van het GSB vallen m.i.v. 2002 onder het

controleprotocol Verantwoording Sociale Pijler GSB)

5.4. Bijlage 4 Specifieke eisen en wensen

De leverancier dient onvoorwaardelijk te voldoen aan alle onderstaande eisen en dit aan te geven op

de conformiteitenlijst. Een leverancier die niet aan alle eisen voldoet valt af.

5.4.1.

Leverancierseisen

le-e-1

5.4.2.

Leverancierswensen

le-w-1

De prestaties van de leverancier zijn zo hoog mogelijk t.O.v. de Leverancierseisen.

Gespecificeerd aangeven in bijlage.

5.4.3.

Offerte-eisen

of-e-1

De offerte is ingericht volgens de opgenomen instructie.

of-e-2

Aan de offerte zijn voor opdrachtgever geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelin-

gen leiden tot het sluiten van een mantelovereenkomst. In de precontractuele fase draagt leverancier

zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide

partijen ondertekende mantelovereenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebon-

denheid van de opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van

welke schade of kosten dan ook.

of-e-3

De offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 6 maanden. Tijdens deze periode heeft de

offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 25

of-e-4

De offerte is voorzien van naam, telefoonnummer en adresgegevens van een contactpersoon, die op

verzoek van de opdrachtgever (telefonisch) toelichting kan geven op de offerte (gegevens contactper-

soon bijvoegen als bijlage).

of-e-5

De offerte is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld.

of-e-6

Het inzenden van de offerte houdt in dat wordt ingestemd met de beschreven procedure van offerte

behandeling en gunning.

of-e-7

Leverancier heeft zich in het kader van deze aanbesteding niet schuldig gemaakt aan collusie (overleg

voorafgaande aan de offerte-indiening waarbij prijzen en wijze van offreren worden afgestemd).

5.4.4.

Offerte-wensen

of-w-1

De uitgebrachte offerte voldoet ruimschoots aan de gestelde eisen.

of-w-2

Tarieven met een uitstekende kwaliteit / prijsverhouding (gegevens toevoegen in bijlage)

5.4.5.

Loaistieke eisen

lo-e-1

Leverancier dient te werken met een vast aanspreekpunt voor de gemeente.

lo-e-8

Leverancier factureert op een verzamelfactuur, achteraf, per maand/of kwartaal

lo-e-9

Leverancier specificeert de verzamelfactuur per maand deugdelijk en vermeldt op iedere factuur mini-

maal:

.

de naam van de besteller en het vakteam waarvoor de factuur bestemd is;

de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden, gespecificeerd naar soorten

alsmede het totaalbedrag;

de datum van de verrichtingen

het BTW bedrag;

en bedragen,

.

.

.

5.4.6

LoQistieke wensen

lo-w-1

5.4.7.

Kwaliteits- en Garantie-eisen

kw-e-1

5.4.8.

Kwaliteits- en Garantie-wensen

kw-w-1

Hoge kwaliteit en borging daarvan. (beschrijving toevoegen)

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 26

5.4.9.

Technische eisen

te-e-1

5.4.10. Technische wensen

te-w-1

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 27

5.5.

Conformiteitenlijst

I Eisen en wensen

I Akkoord JA I Akkoord NEE

I Opmerkingen

I Leveranciers eieen

le-e-1

le-e-2

le-e-3

I Leveranciers wensen

le-w-1

I Offerte eisen

of-e-1

of-e-2

of-e-3

I Offerte wensen

of-w-1

of-w-2

of-w-3

I Logistieke eisen

10-e-1

10-e-2

10-e-3

I L"!Iislieke wensen

10-w-1

10-w-2

Kwaliteits- en garantie eisen

kw-e-1

kw-e-2

kw-e-3

Kwaliteits- en garantie wensen

kw-w-1

kw-w-2

kw-w-3

I Technische eisen

te-e-1

te-e-2

te-e-3

I Technische wensen

te-w-1

te-w-2

te-w-3

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 28

Toelichting Verordening ex. art. 213 gemeentewet (Controleverordening gemeente Helmond)

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de accountantsverklaring veranderd. Die

dient tegenwoordig als ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak.

Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant aangescherpt. De belangrijkste

verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer alléén een oordeel over het getrouwe

beeld bevat, maar een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet

de opdracht voor de accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door het college.

In paragraaf 1 wordt ingegaan op de verschillende verantwoordelijkheden. Rechtmatigheid als

onderdeel van de accountantsverklaring is nieuw, daarom wordt er in paragraaf 2 stilgestaan bij dit

begrip. De rechtmatigheid diende overigens vóór de Wet dualisering gemeentebestuur ook

gecontroleerd te worden, maar de accountant ging daarop alleen in het verslag van bevindingen op in.

Thans is er het Besluit accountantscontrole gemeenten dat minimumeisen stelt aan de

accountantscontrole. Dit Besluit is voor het eerst van toepassing op de accountantscontrole van de

jaarrekening 2004. Het gaat ook in op de mogelijkheid van de raad om deze minimumeisen aan te

vullen. In paragraaf 3 worden de minimumeisen besproken en in paragraaf 4 de keuzemogelijkheden

die de raad heeft ten aanzien van deze minimumeisen.

De laatste verandering is dat in het vijfde lid van artikel 213 expliciet is opgenomen dat de

accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend accountant aan de

gemeenteraad worden aangeboden. Ook benadrukt artikel 213, dat de raad de accountant aanwijst.

Dit kan niet worden gedelegeerd aan het college. Voorts is het de raad die, binnen de wettelijke

kaders, bepaalt wat de opdracht aan de accountant is. Dit is nader geregeld in het Besluit

accountantscontrole gemeenten. In paragraaf 5 wordt daarom ingegaan op de opdracht aan de

accountant.

Paragraaf 1. Verantwoordelijkheden bij rechtmatigheid

Met de Wet dualisering gemeentebestuur wordt de functionele scheiding tussen de raad en het

college scherper dan voorheen het geval was. De raad zal zich moeten concentreren op zijn

taakstellende en controlerende rollen. Dit betekent dat hij de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de

relevante wet- en regelgeving en de regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid

heeft. De raad stelt ook de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de

mogelijkheden die artikel 213 en het Besluit accountantscontrole daartoe bieden. De raad zal de

opdracht aan de accountant moeten verstrekken en kan aanvullende controle-eisen stellen (zie

rapporteringstoleranties, paragraaf 3). I n dit verband is artikel 213 relevant: daarin is bepaald dat de

accountant rechtstreeks rapporteert aan de raad.

Het college dient zich te richten op zijn bestuursbevoegdheden. Het is primair verantwoordelijk voor de

naleving van relevante wet- en regelgeving en daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en

inning van het publieke geld binnen een gemeente. Het is niet zo dat de accountant met zijn controle

de rechtmatigheid wel zal 'afdekken'. Wel is het zo dat een goede administratieve organisatie (Aa) en

daarin opgenomen maatregelen van interne controle (IC) de kans op onrechtmatigheden aanzienlijk

beperkt. Ook hierin zal het college zijn verantwoordelijkheid moeten nemen.

Met een adequate AO/lC wordt ook de accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het

algemeen kunnen in dat geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de accountant worden

beperkt.

De accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in overeenstemming met de

vaktechnische randvoorwaarden. Voor de rechtmatigheid is algemene kennis van de relevante wet- en

regelgeving van belang. De accountant zal toetsen of de wet- en regelgeving door de gemeente in

acht zijn genomen.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 29

De accountantscontrole richt zich op de beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van het

systeem van kwaliteitsborging ter uitvoering van de wet- en regelgeving, aangevuld met

deelwaarnemingen (steekproeven). Over de interpretatie van wet- en regelgeving zal de accountant

overleg moeten voeren met het verantwoordelijke management of met een Uuridische) deskundige.

De eindverantwoordelijkheid voor het afgeven van een accountantsverklaring blijft bij de accountant

liggen. Als er sprake is van onrechtmatigheden met een materiële betekenis, die gevolgen hebben

voor de strekking van de accountantsverklaring; of als de accountant stuit op een overschrijding van

de rapporteringstoleranties - indien die zijn overeengekomen - moet rapportering plaatsvinden aan de

raad, in het rapport van bevindingen bij de accountantsverklaring. Daarbij spelen zowel kwantitatieve

als kwalitatieve (i.c. professional judgement-) overwegingen een rol (zie ook verder).

Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, óók een

zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de

verklaring raken. Hij kan daaraan aanbevelingen voor verbeteringen toevoegen. Een dergelijke

managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en het

college.

Paragraaf 2. De accountantsverklaring en rechtmatigheid

De accountantsverklaring is belangrijk voor de raad, omdat zij een rol speelt bij het oordeel van de

raad over de wijze waarop het college het beleid en het daarmee samenhangend financieel beheer

heeft uitgevoerd. De accountantsverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van décharge aan

het college en voor het eventueel starten van een indemniteitsprocedure. Zie daarvoor ook artikel 198.

Vanaf het verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over het getrouwe beeld én

de rechtmatigheid (zie kader 1). Een getrouw beeldverklaring houdt in dat de uitkomsten van het

gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt

gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. De doelstellingen moeten worden

afgestemd op de belanghebbenden, in dit geval de gemeenteraad. Een getrouw beeld impliceert dat

de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker

beïnvloed wordt. Het begrip getrouw beeld komt uit het boek 2 BW titel 9, waar de wettelijke vereisten

zijn opgenomen die aan een jaarrekening worden gesteld. Daarbij wordt gerefereerd aan het getrouwe

beeld van vermogen en resultaat. In het Besluit Begroting en verantwoording provincies en

gemeenten is dit begrip gekoppeld aan de financiële positie en de baten en lasten. Een getrouw

beeldverklaring is niet nieuw, daarom wordt er hier niet verder op ingegaan.

Kader 1 Accountantsverklarina met oordeel over het aetrouwe beeld en rechtmatiaheid

Het oordeel van de accountant zoals dat is verwoord in de goedkeurende accountantsverklaring luidt

als volgt:

'Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening van de gemeente Helmond getrouwen in overeenstemming

met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten zowel de baten en lasten over

2004 als de activa en passiva per 31 december 2004 weergeeft, en dat de in deze jaarrekening

opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming

met de begroting en met van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke

verordeningen.'

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 30

Wat houdt rechtmatigheid in de accountantsverklaring in?

Rechtmatigheid als onderdeel van het oordeel van de accountant is wel nieuw en vergt daarom enige

uitleg. Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving.

Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf.

De geldende wet- en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk

gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische begrip

rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Dit laatste

begrip is beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in het Besluit

accountantscontrole gemeenten zo goed mogelijk afgebakend. Volledigheidshalve wordt hier nog

vermeld dat onrechtmatigheid niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en lasten in de

jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Aangezien de baten en lasten

en de balansmutaties in de jaarrekening een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen

(zoals het beslissen tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen

van een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de toets die de accountant

verricht; deze moeten gebeuren volgens de regels die gelden. Een voorbeeld: subsidie mag alleen

worden toegekend als er een subsidieregeling is en als de aanvragen voldoen aan de eisen zoals

gesteld in deze regeling.

Voorts moeten alle uitkomsten van de handelingen in het financieel beheer worden vastgelegd in de

administratie; het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn toegekend, wanneer betalingen hebben

plaatsgevonden enzovoorts. Verder moeten alle financiële beheershandelingen niet alleen voldoen

aan specifieke regels (bijvoorbeeld de subsidievoorschriften), maar moeten ze ook in

overeenstemming zijn met financiële regels, zoals de financiële verordening en de

controleverordening van de gemeente. Tevens moet worden voldaan aan de Gemeentewet en het

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, waarin is voorgeschreven aan welke

regels de begroting en jaarstukken minimaal dienen te voldoen. Ook dienen de financiële handelingen

te passen binnen de door de raad geautoriseerde begroting. In de begroting zijn de maxima voor de

lasten per programma vermeld, die de raad heeft vastgesteld. Dit betekent dat de maxima niet mogen

worden overschreden zonder aparte autorisatie van de raad. De bedragen moeten op het juiste

programma zijn geboekt.

Hierboven zijn al enige voorbeelden gegeven van wet- en regelgeving die relevant is voor de

rechtmatigheid. Daaronder vallen ook raadsbesluiten die de raad uit hoofde van zijn kaderstellende rol

neemt, mits daar een financieel aspect aan is verbonden; het gaat immers om de rechtmatigheid van

posten uit de jaarrekening. Een voorbeeld van 'hogere' relevante regelgeving vormen de Europese

aanbestedingsrichtlijnen (EAR) die door de Europese Commissie zijn vastgesteld. Als een decentrale

overheid - bijvoorbeeld een gemeente - een aanbesteding doet, dan moet worden nagegaan of de

EAR van toepassing zijn. Is dat het geval, dan zal de accountant moeten toetsen of de aanbesteding

ook conform de EAR heeft plaatsgevonden. Voor een voorbeeld van werkzaamheden van de

accountant bij subsidies en uitkeringen zie kader 2.

Rechtmatigheid en handelingen en beslissingen van niet financiële aard

De vraag wat rechtmatigheid in het kader van de begroting niet inhoudt is ook belangrijk. Kort gezegd

komt het erop neer dat handelingen en beslissingen van niet-financiële aard, bijvoorbeeld in relatie tot

de arbeidsomstandighedenwet of de privacywetgeving, buiten de reikwijdte van de

rechtmatigheidcontrole door de accountant vallen. Dat geldt niet als er indicaties zijn van

tekortkomingen die belangrijke financiële risico's opleveren. Van de accountant wordt niet verwacht

dat hij handelingen en beslissingen van niet-financiële aard door gegevensgericht onderzoek

inhoudelijk toetst, dus door alle onderliggende bescheiden te controleren. Wat hij beoordeelt is het

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 31

systeem van risicoafweging. De centrale vraag daarbij is of dat systeem zodanig is dat het bestuur in

staat is een goede afweging te maken. Met andere woorden: hij hanteert een systeemgerichte

benadering voor zijn controle.

Kader 2 Voorbeeld controlewerkzaamheden

Van gemeente uitgaande overdrachtsstromen: subsidies en uitkeringen:

Bij de beantwoording van de vraag of een subsidie of een uitkering rechtmatig is, zal de accountant de

volgende concrete vragen beantwoorden bij het doen van zijn onderzoek naar deze stromen:

. Zijn de verplichtingen m.b.t. subsidies en uitkeringen totstandgekomen binnen de grenzen van de

begroting (begrotingscriterium)?

. Is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie of uitkering

(voorwaardencriterium)?

. Zijn de gegevens door de belanghebbende volledig verstrekt en zijn deze inhoudelijk juist en

volledig (M en O-criterium 1)?

. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het bedrag van de verplichting juist vastgesteld

(calculatiecriterium)?

. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het tijdstip van betaling juist vastgesteld en is de

verplichting op het juiste tijdstip verantwoord (valuteringcriterium)?

. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving de verplichting aan de juiste persoon/instantie

geadresseerd (adresseringscriterium)?

Aan de feitelijke uitgave wordt de eis gesteld dat de uitgave is geschied overeenkomstig de daaraan

ten grondslag liggende verplichting, d.w.z. voor het juiste bedrag, aan de rechthebbende persoon of

instantie en op het juiste tijdstip (conformiteitcriterium)?

Het dynamische karakter van rechtmatigheid

De controle op rechtmatigheid door de accountant is niet altijd zo eenduidig als ze lijkt. In bepaalde

situaties kan sprake zijn van een grijs gebied. Dit komt vooral voor bij nieuwe regelgeving, zoals de

richtlijnen voor Europese aanbesteding. De introductie van dergelijke richtlijnen brengt een proces op

gang waarin het begrip rechtmatigheid in de praktijk steeds meer wordt uitgewerkt. Het is nog niet

duidelijk wanneer het overschrijden van voorgeschreven termijnen moet worden beschouwd als

onrechtmatig. Geldt een 'fout' in de procedure, zonder dat daar financiële gevolgen aan verbonden

zijn, als een onrechtmatigheid, en zo ja in welke mate? Het begrip 'rechtmatigheid in het kader van de

accountantscontrole' heeft een duidelijke onveranderlijke kern, maar de randen kunnen in beweging

zijn.

Controle op rechtmatigheid is niet nieuw

Volledigheidshalve wordt het volgende nog opgemerkt. Ten eerste maakte rechtmatigheid tot 2004 al

onderdeel uit van de accountantscontrole. Bij geconstateerde onrechtmatigheden behoorde de

accountant daarvan verslag te doen in het rapport van bevindingen (zie het oude artikel 213). In de

nieuwe situatie zullen tekortkomingen uit hoofde van rechtmatigheid in het oordeel van de accountant

moeten worden betrokken, dat wil zeggen onderdeel uitmaken van de accountantsverklaring.

Onrechtmatigheden die de tolerantiegrenzen overschrijden, zullen leiden tot een niet-goedkeurende

accountantsverklaring.

Ten tweede maakt in de nieuwe situatie de controle van de doelmatigheid géén onderdeel meer uit

van de accountantscontrole. Opmerkingen en constateringen ter zake hoeven niet meer in het rapport

1 Misbruik en oneigenlijk gebruik.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 32

van bevindingen te worden opgenomen, zoals in de oude situatie nog wel het geval was (zie het oude

artikel 213).

De controle op doelmatigheid is dan ook geen taak meer voor de accountant, maar is onderdeel van

het onderzoek door de Iocale rekenkamer(functie) en de interne onderzoeken naar doelmatigheid en

doeltreffendheid van het college (zie voor dit laatste het nieuwe artikel 213a).

Begroti n gsrech tma tig heid

Voor het BBV was het gebruikelijk dat begrotingsoverschrijdingen met het vaststellen van de

jaarrekening werden geautoriseerd. Gezien het grote aantal vast te stellen producten was dit logisch.

Met het Besluit begroting en verantwoording wordt geautoriseerd op programmaniveau. Omdat het om

grote bedragen gaat is, de in het verleden ontstane praktijk, dat de overschrijdingen niet expliciet voor

31 december in een begrotingswijzing aan de raad werden voorgelegd, niet meer wenselijk. Alle

overschrijdingen dienen voor 31 december aan de raad te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt,

en is er feitelijk sprake van begrotingsonrechtmatigheid, dan kunnen bij de jaarrekening deze

bedragen alsnog worden geautoriseerd. De raad dient hier dan wel expliciet op gewezen te worden.

Afhankelijk van de situatie kan de accountant dan alsnog een goedkeurende verklaring geven, waarbij

hij de aantekening maakt dat hij zijn verklaring afgeeft met inachtneming van de voorgenomen

goedkeuring van de raad voor deze begrotingswijzigingen. Als de raad instemt met deze

begrotingsoverschrijdingen en de jaarrekening vaststelt, kan de accountant de definitieve

accountantsverklaring afgeven. Het ligt in de rede dat de raad daarover bij het verlenen van de

opdracht met de accountant afspraken maakt. Dit is van belang voor o.a. de indemniteitsprocedure.

Het is van belang hier te benadrukken dat het bij de indemniteitsprocedure veelal NIET gaat om

begrotingsonrechtmatigheid, maar om andere vormen van onrechtmatigheid.

Paragraaf 3. Minimumeisen accountantscontrole

Een accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële handeling die binnen een gemeente

wordt verricht. Dit is theoretisch wel mogelijk, maar de kosten van de accountantscontrole zouden dan

buitensporig oplopen. Daarom is de controle gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. De

accountant maakt hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik van toleranties, risicoanalyse en

statistische berekeningen. Daarmee wordt de kans beperkt dat de jaarrekening de gebruiker, i.c. de

raad, op het verkeerde been zet en blijven tevens de controlewerkzaamheden betaalbaar. In het

besluit accountantscontrole gemeenten zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole gegeven.

Welke deze minimumeisen zijn, wordt hieronder behandeld. In paragraaf 4 komen de mogelijkheden

van de raad aan de orde om deze minimumeisen scherper te stellen.

In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor controle en

rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Deze toleranties

gelden zowel voor het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid.

Goed ke u ringstolera n tie

Niet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring, alleen al

omdat de accountant niet iedere afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant

niet alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren. Deze marge wordt de

goedkeuringstolerantie genoemd.

Kader 3 Definitie goedkeuringstolerantie

Definitie:

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in

de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de

bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 33

Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een

fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat jaarrekeningposten onvolledig zijn

opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege laten van een voorziening voor groot onderhoud aan het

gemeentehuis) of dat de toelichting niet toereikend is (vanwege strijdigheid met het Besluit

begroting en verantwoording gemeenten), of dat de waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege

strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording gemeenten).

Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle,

waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave rechtmatig

heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn verantwoord.

De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente.

Dus als de totale lasten ¿ 1.000.000 zijn en de in kader 4 genoemde percentages worden gebruikt dan

mogen voor een goedkeurende verklaring de fouten maximaal ¿ 10.000 bedragen en de

onzekerheden maximaal ¿ 30.000.

Kader 4 Soorten accountantsverklarinG

Soorten accountantsverklaring

goedkeurend

met beperking

Oordeel-

onthouding

afkeurend

Fouten in de jaarrekening ~ 1 %

(% van lasten)

>1%<3%

;e:3%

~3 %

> 3 % < 10 %

;e: 10 %

Onzekerheden in de

controle (% van lasten)

NB. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook altijd nog een kwalitatieve

beoordeling hanteren, het zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee. De weging van

fouten en onzekerheden maakt ook onderdeel uit van het professional judgement.

De goedkeuringstoleranties spelen een belangrijke rol bij het verkrijgen van een goedkeurende

accountantsverklaring. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel

een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt

(-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring verstrekken.

Kader 5 Voorbeeld

Als de accountant op basis van statische berekeningen een steekproef uitvoert naar de toekenning

van subsidies en constateert dat bij de toekenning een bepaald percentage niet volgens de regels

heeft plaatsgevonden zal hij deze 'fout' extrapoleren voor de gehele massa van toegekende subsidies.

Op basis hiervan wordt een schatting gemaakt van de mogelijke fout in de jaarrekening. Deze fout

wordt meegenomen bij het bepalen of de goedkeuringstoleranties worden overschreden.

Indien een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt gegeven zijn er drie mogelijkheden: een

verklaring met beperking, een verklaring van oordeelonthouding en een afkeurende verklaring. Het

soort accountantsverklaring is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de

controle. De percentages in bovengenoemde kader zijn voorgeschreven in het Besluit

accountantscontrole gemeenten.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 34

Rapporteri ngstolera n tie

In de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van

bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en

onzekerheden in de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de

accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden

gerapporteerd.

Kader 6 Definitie ra

De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend

uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag

van bevindingen.

Indien de raad in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere rapporteringstolerantie(s)

voorschrijft dan zijn de rapporteringstolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de

goedkeuringstolerantie.

Paragraaf 4. Keuzemogelijkheden van de raad

De minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te maken met de

goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties. De keuzemogelijkheden van de raad hebben

dan ook betrekking op deze twee toleranties.

Goedkeu ringstolera n tie

De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1 % voor de fouten in de jaarrekening en 3%

voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen

op een lager percentage dan 1 of 3% vaststellen (zie kader 7).

Kader 7 Voorbeeld

Voor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1 % van de totale lasten van de

gemeente geregeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Als de totale lasten van de

gemeente ¿ 240 miljoen bedragen dan is de maximale fout in de jaarrekening ¿ 2,4 miljoen. Als de

raad dit een te hoge marge vindt, dan kan het percentage bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,75%.

De maximale fout is dan ¿ 1,8 miljoen. De accountant zal dan meer werkzaamheden verrichten om

aan deze eis te voldoen (en is dan dus duurder).

De goedkeuringstolerantie kan alleen voor de gehele jaarrekening gelden, er kunnen geen

verschillende goedkeuringstoleranties voor onderdelen worden gehanteerd. Wel kan - indien voor

bepaalde onderdelen van de gemeente een afzonderlijke verantwoording (deelverantwoording) wordt

opgesteld - een strengere goedkeuringstolerantie voor de deelverantwoording worden geëist.

Ra pporteri n gstol era n tie

De raad heeft als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de jaarrekening met de

accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen. Politiek gevoelige artikelen (declaraties

van bestuurders, aanbestedingen) of risicovolle projecten van de gemeente (in het kader van PPS

bijvoorbeeld) komen daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 35

Zoals gezegd zijn de rapporteringstoleranties bepalend voor het opnemen van bevindingen in het

verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan hogere eisen aan de

rapporteringstoleranties stellen, dus strengere normen stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over

bepaalde onderwerpen eerder elementen van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen

worden opgenomen, zonder dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring

(redenen van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder !Jeval worden opgenomen in het

verslag van bevindingen).

Kader 8 Voorbeeld

De raad wil weten of de declaraties van collegeleden rechtmatig zijn. U wenst een rapportering op het

moment dat er sprake is van een onrechtmatigheid per collegelid van meer dan ¿ 500. Hoewel op

grond van de goedkeuringstoleranties de declaratie nauwelijks controle behoeven, zal de accountant

op grond van een lager overeengekomen rapporteringstolerantie de declaraties intensiever

controleren.

Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringstoleranties gehanteerd moeten

worden, dan zijn de bedragen van de rapporteringstoleranties gelijk aan de bedragen die voortvloeien

uit de goedkeuringstoleranties. Een aanvullende opdrachtverlening aan de accountant is dan niet

nodig.

Het is, zeker in een duaal stelsel, essentieel dat de raad een afweging maakt over de

rapporteringtoleranties van bepaalde programma's of delen van de organisatie. Immers, de raad heeft

de verantwoordelijkheid om de activiteiten binnen de gemeente en de jaarrekening van de gemeente

te analyseren en afwegingen te maken over de gewenste (specifieke) informatie die van de

accountant wordt verlangd. Daarbij moet worden opgemerkt dat een afgesproken lagere

rapporteringstolerantie (feitelijk een strengere norm) in het algemeen meer controle-inspanningen

vergt en daarmee kan leiden tot hogere controlekosten.

Paragraaf 5. De opdracht aan de accountant

Als de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) of voor specifieke

rapporteringstoleranties, is het belangrijk dat dit expliciet en gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan

de accountant staat.

In de opdracht aan de accountant moet de raad dan ook aandacht schenken aan de

goedkeuringstoleranties en de bedragen voor rapportering in het verslag van bevindingen van de

accountant. In principe is het mogelijk - en verdient het zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar

overweegt of hij de opdracht aan de accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak

te zijn. Het kan bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn waarvan het wenselijk is dat

die extra gecontroleerd worden en waar vervolgens over wordt gerapporteerd in het verslag van

bevindingen.

De opdracht aan de accountant staat los van de regels in de controleverordening. De opdracht is

namelijk een privaatrechtelijke overeenkomst. De verordening artikel 213 behelst publiek recht en

bevat regels, die de raad stelt voor het college. In de verordening artikel 213 kan de raad regels

neerleggen voor de verplichtingen die het college heeft jegens de accountant tijdens de

accountantscontrole en over de verplichtingen die het college heeft jegens de raad inzake de

accountantscontrole. Daarnaast kan de raad in de verordening gedragsregels voor zichzelf opnemen,

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 36

zodat de verordening zekerheid voor het college schept over datgene wat het van de raad mag

verwachten.

De overeenkomst met de accountant wordt in de meeste gemeenten voor meerdere jaren aangegaan.

Meestal wordt de dienst aanbesteed. Prijsbepalende factoren bij de aanbesteding zijn onder andere

de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties. Deze zullen in het programma van eisen bij de

aanbesteding moeten worden vastgelegd. Hoewel de aanwijzing van de accountant door de raad

dient te geschieden. zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding worden verricht door de

ambtenaren van de gemeente. De controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding

moeten bevatten. Gewaarborgd moet worden dat de raad de goedkeuringstoleranties en

rapporteringstoleranties voor het programma van eisen vaststelt. Bij een Europese aanbesteding moet

worden geregeld dat de raad de selectiecriteria voor de keuze van de accountant vaststelt.

Zoals gezegd kan de raad ook de accountant verzoeken om een management letter met bevindingen

en aanbevelingen, ongeacht de strekking van de accountantsverklaring. De accountant kan hierin

voorzien uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie. Hiermee worden advies en aanbevelingen

bedoeld die direct voortkomen uit zijn controlewerkzaamheden. Die staan geheel los van aparte

specifieke adviesopdrachten. Een verzoek om een management letter mag dan ook niet leiden tot een

(aanzienlijke) prijsverhoging van de controleopdracht. Een management letter is in beginsel bedoeld

voor de gecontroleerde, dus het College. De raad kan daaraan op grond van zijn controlerende rol ook

behoefte hebben. De controleverordening zal over een eventuele managementletter regels moeten

bevatten; een en ander zal bij het verstrekken van de opdracht aan de accountant expliciet moeten

worden overeengekomen.

De Controleverordening Helmond 2004 is gebaseerd op de modelverordening van de VNG.

Gemeenteraad van Helmond

Bijlage: 164

blz. 37