• Bestuur
  • Raadsvoorstellen RV 99 krediet planningssysteem diensten SO en SB

Raadsvoorstellen RV 99 krediet planningssysteem diensten SO en SB

Documentdatum 29-05-2002
Bestuursorgaan Gemeenteraad
Documentsoort Raadsvoorstellen
Samenvatting

GEMEENTERAAD VAN HELMOND

--VERBETERD EXEMPLAAR--

Bijlage: 99

Raadsvergadering d.d.: 29 mei2002

B&W d.d.: 16 april 2002

Dienstlafd.: SB-IBH

Onderwerp: krediet ten behoeve van de aanschaf van een planningssysteem ten

behoeve van de diensten SO en SB

Aan de gemeenteraad,

Begin 2000 is een werkgroep van de diensten SO en SB ingesteld met als opdracht een onderzoek te

doen naar de mogelijkheid een geïntegreerd planningssysteem aan te schaffen. Op dit moment is dit

hulpmiddel slechts in zeer beperkte mate en versnipperd aanwezig.

Bij het opstellen van een programma van eisen en wensen is als belangrijke voorwaarden

meegenomen dat het pakket naast de functionele eisen ook goed koppelbaar moet zijn met de

bestaande systemen (PIMS, Eagie, Aanwezigheidsregistratie). Ook is gekeken of het pakket ook voor

andere diensten en afdelingen ingezet kan worden.

Na deze afweging hebben wij uiteindelijk gekozen voor het pakket Artemis van Metier Plancon. Het is

een veelzijdig pakket dat bij gemeenten steeds meer toegepast wordt.

De aanschafkosten bedragen E 230.000,--. De investering past binnen het I&A-programma. De kosten

voor applicatiebeheer en licentievergoedingen worden op budgettair neutrale wijze binnen de diensten

opgevangen.

Financiën

De aanbieding kent kosten met een eenmalig karakter en met een jaarlijks karakter. De opbouw is als

volgt:

Eenmalig Jaarlijks

Artemis planningspakket E 18.280,-- E 4.301,--

Artemis tijdverantwoordingspakket E 28.875,-- E 5.775,--

Installatie van de software (2 dagen) E 2.043,--

Configureren en inrichten E 7.730,--

Begeleiding bij de implementatie E 6.871,--

Koppeling met Eagie (optioneel) E 6.500,-- E 1.300,--

Oracie licenties E 12.073,-- E 2.251,--

(sub)totaal E 82.372,-- E 13.627,--

Uiteraard betreft het hier maar een deel van de totale kosten voor de implementatie van het

planningssysteem. De overige kosten bestaan uit capaciteit van het ambtelijk apparaat die gemoeid is

met de implementatie en het applicatiebeheer. Het betreft de volgende posten:

lmplementatie planningspakket 200 uur E 25.000,--

lmplementatie urenverantwoording 160 uur E 20.000,--

Applicatiebeheer 1 @ en 2- jaar E 100.000,--

Applicatiebeheer 1 dag per week E 19.000,--

(sub)totaal E 145.000,-- E 19.000,--

Totaal generaal (incl. afronding) E 230.000,-- E 33.000,--

Gemeenteraad van Heimond blz. 1

Bijlage: 99

Communicatie

Gedurende het achter ons liggende traject hebben de werkgroepleden nauw contact onderhouden

met hun directe achterban. Zo is het item "Planningssysteem" in vrijwel eik werkoverleg een keer aan

de orde gekomen. Daarnaast is eind december 2001 een nieuwsbrief verspreid binnen Stadsbeheer

en Stadsontwikkeling. Deze nieuwsbrief gaf een korte samenvatting van het reeds afgelegde traject.

De eerstvolgende nieuwsbrief wordt verspreid zodra het planningssysteem geïmplementeerd wordt.

De laatste nieuwsbrief wordt naar aanleiding van het evaluatiemoment uitgebracht. Voor het MT is een

presentatie gehouden.

Er is ook afstemming geweest met het kenniscentrum "Projectmatig Werken" en onlangs is daar ook

een presentatie gegeven.

Wij stellen voor een krediet van E 230.000,-- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van het

planningspakket en te dekken uit het fonds "Automatisering". Begrotingswijziging 82.

Akkoord te gaan met de overige exploitatielasten (licentievergoedingen) ad E 13.627,-- en kosten voor

applicatiebeheer E 19.000,--. Deze kosten hebben door te boeken efficiencywinst een budgettair

neutraal karakter en worden intern doorberekend door middel van een opslag in de uurtarieven.

Het advies van de commissie middelen en ondersteuning, na ontvangst, voor u ter inzage worden

gelegd.

Burgemeester en wethouders van Heimond,

De burgemeester,

Mr. W.J.B.M. van Elk.

De secretaris,

Mr. A.C.J.M. de Kroon.

Gemeenteraad van Heimond blz. 2

Bijlage: 99

Uw Reactie
Uw Reactie