- Bestuur
- Raadsvoorstellen RV 99 krediet planningssysteem diensten SO en SB
Raadsvoorstellen RV 99 krediet planningssysteem diensten SO en SB
Documentdatum | 29-05-2002 |
---|---|
Bestuursorgaan | Gemeenteraad |
Documentsoort | Raadsvoorstellen |
Samenvatting |
GEMEENTERAAD VAN HELMOND --VERBETERD EXEMPLAAR-- Bijlage: 99 Raadsvergadering d.d.: 29 mei2002 B&W d.d.: 16 april 2002 Dienstlafd.: SB-IBH Onderwerp: krediet ten behoeve van de aanschaf van een planningssysteem ten behoeve van de diensten SO en SB Aan de gemeenteraad, Begin 2000 is een werkgroep van de diensten SO en SB ingesteld met als opdracht een onderzoek te doen naar de mogelijkheid een geïntegreerd planningssysteem aan te schaffen. Op dit moment is dit hulpmiddel slechts in zeer beperkte mate en versnipperd aanwezig. Bij het opstellen van een programma van eisen en wensen is als belangrijke voorwaarden meegenomen dat het pakket naast de functionele eisen ook goed koppelbaar moet zijn met de bestaande systemen (PIMS, Eagie, Aanwezigheidsregistratie). Ook is gekeken of het pakket ook voor andere diensten en afdelingen ingezet kan worden. Na deze afweging hebben wij uiteindelijk gekozen voor het pakket Artemis van Metier Plancon. Het is een veelzijdig pakket dat bij gemeenten steeds meer toegepast wordt. De aanschafkosten bedragen E 230.000,--. De investering past binnen het I&A-programma. De kosten voor applicatiebeheer en licentievergoedingen worden op budgettair neutrale wijze binnen de diensten opgevangen. Financiën De aanbieding kent kosten met een eenmalig karakter en met een jaarlijks karakter. De opbouw is als volgt: Eenmalig Jaarlijks Artemis planningspakket E 18.280,-- E 4.301,-- Artemis tijdverantwoordingspakket E 28.875,-- E 5.775,-- Installatie van de software (2 dagen) E 2.043,-- Configureren en inrichten E 7.730,-- Begeleiding bij de implementatie E 6.871,-- Koppeling met Eagie (optioneel) E 6.500,-- E 1.300,-- Oracie licenties E 12.073,-- E 2.251,-- (sub)totaal E 82.372,-- E 13.627,-- Uiteraard betreft het hier maar een deel van de totale kosten voor de implementatie van het planningssysteem. De overige kosten bestaan uit capaciteit van het ambtelijk apparaat die gemoeid is met de implementatie en het applicatiebeheer. Het betreft de volgende posten: lmplementatie planningspakket 200 uur E 25.000,-- lmplementatie urenverantwoording 160 uur E 20.000,-- Applicatiebeheer 1 @ en 2- jaar E 100.000,-- Applicatiebeheer 1 dag per week E 19.000,-- (sub)totaal E 145.000,-- E 19.000,-- Totaal generaal (incl. afronding) E 230.000,-- E 33.000,-- Gemeenteraad van Heimond blz. 1 Bijlage: 99 Communicatie Gedurende het achter ons liggende traject hebben de werkgroepleden nauw contact onderhouden met hun directe achterban. Zo is het item "Planningssysteem" in vrijwel eik werkoverleg een keer aan de orde gekomen. Daarnaast is eind december 2001 een nieuwsbrief verspreid binnen Stadsbeheer en Stadsontwikkeling. Deze nieuwsbrief gaf een korte samenvatting van het reeds afgelegde traject. De eerstvolgende nieuwsbrief wordt verspreid zodra het planningssysteem geïmplementeerd wordt. De laatste nieuwsbrief wordt naar aanleiding van het evaluatiemoment uitgebracht. Voor het MT is een presentatie gehouden. Er is ook afstemming geweest met het kenniscentrum "Projectmatig Werken" en onlangs is daar ook een presentatie gegeven. Wij stellen voor een krediet van E 230.000,-- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van het planningspakket en te dekken uit het fonds "Automatisering". Begrotingswijziging 82. Akkoord te gaan met de overige exploitatielasten (licentievergoedingen) ad E 13.627,-- en kosten voor applicatiebeheer E 19.000,--. Deze kosten hebben door te boeken efficiencywinst een budgettair neutraal karakter en worden intern doorberekend door middel van een opslag in de uurtarieven. Het advies van de commissie middelen en ondersteuning, na ontvangst, voor u ter inzage worden gelegd. Burgemeester en wethouders van Heimond, De burgemeester, Mr. W.J.B.M. van Elk. De secretaris, Mr. A.C.J.M. de Kroon. Gemeenteraad van Heimond blz. 2 Bijlage: 99 |