Commissiestukken Vervanging informatiesysteem leerlingenadministratie

commissie,.

age ndap@fl@

Gemeente Helmond

Commissie-format

Verzoek College van B en W voor Commissiebehandeling.

Vastgesteld in B en W vergadering van : 12 november 2002

Onderwerp: vervanging informatie systeem voor leerlingenadministratie

Inhoud: De leverancier van het huidige informatiesysteem LLA heeft aangegeven het onderhoud op dit

pakket met ingang van 1 januari 2003 te stoppen. Dit betekent een bedreiging voor de uitvoering van de

leerplichtwet Een vervanging is daarom noodzakelijk, ca. 2 jaar eerder dan gepland.

Een projectgroep heeft zich het afgelopen half jaar georienteerd op de alternatieven. Daarbij is een afweging

tussen Centric en Roccade in het voordeel van Centric uitgevallen, met name vanweg de prijsstelling en de

functionaliteit van de applicatie, die voldoende aansluit bij de wensen.

Financiele aspecten:

Eenmalige lasten extern: E 59.225,11

te dekken uit het in de voorjaarsnota goedgekeurde bedrag E 53.565, i.v.p. nr.: 410.A

Overige investering uit budget RMC: 6547116 E 5.660,11

Jaarlijkse onderhoudskosten : E 10.324,44

Dekking gedeeltelijk uit i.v.p.410.A: E 8.444,-

Eventuele overige te dekken uit het exploitatiebudget RMC E 1.880,44

begr. post: 6547116

Interne kosten: Inzet personeel bij implementatie en voor opleiding. Geschatte inzet ca. 30 mensdagen.

Beslispunten:

¿ Instemmen met de aanschaf van het systeem LLA4A11, van Centric, conform de offerte dd. 20 sept. 2002

¿ Instemmen met het aangaan van een onderhoudscontract voor minimaal 5 jaar.

¿ Instemmen met het implementatieplan : Inzet van Applicatiebeheer, Opleiding van medewerkers, In gebruik

nemen van de toepassing bij het RMC (nieuwe registratie, wettelijk verplicht) en voor het leerlingenvervoer

(aanpassing van registratie). (zie bijlage)

Het nieuwe systeem krijgt een automatische koppeling met DDS4A11 zodat leerlinggegevens (ook van

buiten Heimond) geautomatiseerd actueel worden gehouden via landelijke berichtenverkeer tussen

gemeentes.

* Het college van B&W heeft op 12 nov 2002 machtiging verstrekt.

Met dit verzoek mee te zenden stukken:

ProjectVoorbereidingsfaseLLAv2B&W

Het college van B en W verzoektvoor te leggen aan:

de commissie SE op 9 december 2002 met als doel: ter kennisname

de commissie MO op 12 december 2002 met als doel: ter kennisname

BW commissieadvies 1 okt 2002

Pagina 1 van 2

Ruimte voor ovektueel vervolg inhoud:

Kostenvergelijking op basis van ingediende offertes:

Vergelijking mei 2002 Centric Roccade (kosten exclusief BTW)

eenmalig 54.677 28.210

jaarlijks 7.560 25.580

Totale kosten bij looptijd 1 jaar 62.237 53.790

Totale kosten bij looptijd 2 jaar 69.797 79.370

Totale kosten bij looptijd 5 jaar 92.477 156.110

Andere leveranciers waren niet in staat een voldoende werkend systeem te presenteren.

200.000

0 150.000

0

to * Centric

ioo.ooo

a Roccad-e-

50.000

0

0

1 2 3 4 5

looptijd

BW commissieadvies 1 okt 2002

Pagina 2 van 2

Document: project LLA vervanging

Versie: 3 (dd. 30 september

2002)

Concept

Datum: 5 november 2002

Naam Opdrachtgever Ambtelijk: hoofd S&E, bestuurlijk: geen._

Naam Projectleider T. Diepeveen

Projectcodelnummer

@tartdatum Einddatum Doorlooptijd

uni 2002 Maart 2003 8 maanden

e leverancier van het huidige informatiesysteem LLA heeft aangegeven het onderhoud op dit pakket met

ngang van 1 januari 2003 te stoppen. Dit betekent een bedreiging voor de uitvoering van de leerplichtwet.

en vervanging is daarom noodzakelijk, ca. 2 jaar eerder dan gepland.

Op grond van de aankondiging van de leverancier is een probleembeschrijving gemaakt en doorgesproken

met opdrachtgever.

Tijdens de vervolgstap (definitiefase) is duidelijk geworden wat met een nieuw systeem moet kunnen en

welke leverancier hiervoor wordt ingeschakeld. (zie bijlage gespreksverslag)

Met behulp van het LLA pakket worden de leerplichtige leerlingen binnen de gemeente Heimond gevolgd.

Het systeem wordt gebruikt door ca. 8 medewerkers van de afdeling onderwijs, pijler S&E. Het systeem heeft

een koppeling met het huidige GISBA. Hiermee kunnen de gegevens van burgerzaken worden opgehaald ter

registratie van leerplichtigen.

Twee leveranciers zijn benaderd en hebben een offerte uitgebracht. Op grond van een globale verkenning op

basis van functionaliteit en prijs heeft de huidige leverancier, Centric, de voorkeur gekregen. Een verder

onderhandelingstraject (over details en prijs) wordt opgestart en een plan van aanpak opgesteld.

Bij de vervanging van het huidige systeem wordt rekening gehouden met de gewijzigde omstandigheden ten

aanzien van het volgen van niet-leerplichtige leerlingen (om voldoende kwalificaties op te bouwen) en de

gemeentelijke taken ten aanzien van het leerlingenvervoer.

Met dit project wil de afdeling onderwijs bereiken dat

De continuïteit van de leerplicht administratie wordt gewaarborgd.

Het inzicht in het leerlingenvervoer verbetert

Schoolverlaters zo veel mogelijk voldoen aan de uitstroomkwalificatie

Inzicht ontstaat over de mogelijkheden om elektronische gegevensuitwisseling en communicatie tussen de

verschillende partijen in het onderwijsveld in te zetten. Tijdens het project zal actief worden gezocht naar

deze mogelijkheden en duidelijkheid over dit onderwerp worden gegeven.

Ingevoerd en werkend systeem voor volgen van inwoners van 0-23 jaar (leerplichtige leerlingen) uit de

gemeente Heimond, van leerlingen die in Heimond op school zitten, en van leerlingen uit gemeenten

waarmee een samenwerkingsafspraak is gemaakt

Door informatiesysteem ondersteunde registratie van alle vervoersafspraken voor leerlingen

Door informatiesysteem ondersteunde registratie van de behaalde kwalificatieniveaus bij uitstroom door

niet-leerplichtige leerlingen, zowel Heimondse leerlingen als leerlingen uit de gemeentes waarmee het

RMC afspraken heeft gemaakt om deze registratie uit te voeren.

Opgeleide medewerkers die het systeem kennen en er mee kunnen werken, zonder handleiding en

ondersteuning.

Management informatie over leerplicht, kwalificatieniveaus en leerlingenvervoer. De informatie is beschik-

baar per wijk, gebiedscode en etniciteit.

BW Projectopdracht 1 okt 2002

Pagina: 1

Document: project LLA vervanging

¿ Duidelijke werkprocessen voor RMC en leerlingenvervoer, beschreven in PROTOS, zodat relatie met

andere systemen, contactmomenten met klanten, en de activiteiten in beeld zijn gebracht.

¿ Signalering van problemen en termijnbewaking

¿ Document over de visie en mogelijkheden om ICT/internet te gebruiken bij communicatie tussen ge-

meente en andere belanghebbenden op het terrein van onderwijs, gekoppeld aan de activiteiten van RMC

en LLA.

¿ Elektronisch informatie per (relevante) leerling, met name van de met het systeem gevoerde correspon-

'dentie, onder andere de beschikkingen en trouble reports

¿ Het project is geen aanzet voor een virtueel loket Onderwijs. Hierover wordt gesproken in het onderwijs-

veld, maar dat is niet de doelstelling van dit project. Dit kan wel een mogelijk vervoigproject worden.

¿Het project is niet bedoeld om bezuinigingen op de afdeling onderwijs te realiseren. Mogelijke besparin-

gen zullen na afloop in beeld worden gebracht.

¿Het project werkt niet aan een 1 00 % elektronisch dossier waarin ook binnengekomen documenten

elektronisch worden t 1

¿Voldoende tijd van applicatiebeheerder

¿Meedenken vanuit RMC om werkprocessen en inrichting van nieuw systeem mogelijk te maken

¿Aandacht vanuit Opdrachtgever om te stimuleren en prioriteit te geven aan dit project

¿Risico is de organisatiewijziging binnen de pijler.

Extra aandacht is nodig om, in werkoverleg e.d., te communiceren over de plannen en de voortgang van

het project.

Fase 1: Probleembeschrijving Belangrijkste tussenresuitaten: Start: Eind:

Is besproken en akkoord bevon- Gereed

den. Opdracht voor vervolg

niet uitgeschreven

Fase 2: projectopdracht Bëiangrijke tussenresuitaten: Start: Eind:

Besluit over wat wordt meege- Gereed

nomen en met welke leve-

rancier en projectdeelne-

mers (zie ook verslagen bij-

eenkomsten)

:!oe ni en@~4d t@ö i@@

BW Projectopdracht 1 okt 2002

Pagina: 2

Document: project LLA vervanging

lig

Activiteiten:

Werkprocessen uitwerken Leerplicht processen

RMC proces (kwalificatieniveaus)

Leerlingenvervoer

Gewenste management informatie definiëren (actie Ton D. en wethouder onderwijs) (zie fase 2)

Uitonderhandelen offerte en ondertekening contract (Ton D. en Cees de G.)

B&W advies formuleren en in procedure brengen (Ton en Cees)

Exploitatiebudget regelen (Cees de G.)

Checken of hardware en software (centraal en werkplekken) voldoen (Jeanne H. met GG)

Afschrijven andere leverancier- (Ton D.)

Activiteiten

Globaal plan van aanpak schrijven voor implementatie realisatie)

Plan bespreken met applicatiebeheerder

Plan bespreken met projectgroep

Afstemmen met automatisering (qua planning en beschikbaarheid middelen)

Plan aanpassen

Plan bespreken met leverancier

Opleiding APB en Ad Heezemans (impromptu en LLA)

Acceptatie test opzetten (Mieke B., Ad en Jeanne)

Huidige systeem opschonen ? (Mieke B.)

Conversie opzetten (Mieke B. en Centric)

Opleiding gebruikers opzetten, inplannen

Inventariseren Gebruikers

Vaststellen Opleiding

Datum, tijd en locatie inplannen

Docent en materiaal re ]en

Activiteiten (Realisatie)

Installatie (GG en Centrie)

Inrichting: tabellen vullen, gebruikers autoriseren e.d., bevoegdheden vastleggen (Mieke B en Ad H.)

Proefconversie draaien en testen (Centric en Mieke B.)

Definitieve conversie draaien (Centric ??)

Handleiding maken (Mieke en Ad)

Opleiden gebruikers (Centric/Ad ??)

In werkoverleg afdeling op de hoogte houden (Ton, Mieke, Ad)

Management informatie "maken", inrichten (???? Wie

Nazorg regelen (Projectgroep)

Acceptatietest uitvoeren (Mieke en Ad)

Evaluatie (projectgroep)

Beheervoorstel formuleren (met procedures, capaciteit applicatiebeheer, versiebeheer e.d.)

BW Projectopdracht 1 okt 2002

Pagina: 3

Document: project LLA vervanging

Activiteiten:

- Beheer van systeem functioneel

- Beheer van systeem technisch

Storingen en problemen registreren

- Overleg met leverancier

- LLA uitfaseren

oorlooptijd: Begin van implementatie voorbereiding mei 2002

Eind implementatie december 2002

]PM had ingeschat ca. 2 dagen ondersteuning te leveren. Gezien de verbreding van het project ten opzichte

van de verwachting (het is geen 'routinematige" vervanging maar ook toevoegen van nieuwe functies) zal

meer tijd moeten worden gereserveerd voor de ondersteuning. Met name in de fase 3 en 4. Ca. 10 manda-

gen extra. (totaal 12)

Voor RMC.was geen bijdrage ingepland. Moet wel worden geleverd. Ca. 5 mandagen in oktober en novem-

ber voor werkprocessen, 3 dagen voor inrichting in novemberldecember.

Applicatiebeheerder: ]n juni en juli ca. 3 dagen voor demoltest, meewerken plan van aanpak

Inrichting en conversie etc. (september t/m maart) ca. 10 dagen.

---

GeldICapaciteit:

Kosten: Door B&W voor 2003 is investering goedgekeurd (eventueel meerkosten uit budget RMC)

Voor exploitatie wordt gekeken naar het budget van RMC. (ca. E 3000,-)

Opbrengsten: geen rekening mee gehouden.

Interne inzet van personeel wordt door afdeling onderwijs beschikbaar gesteld.

Inzet van applicatiebeheer Eagie en DDS4A11 nog te bespreken.

---

Kwaliteit:

Programma van Eisen (PvE)

¿ Wijk- en gebiedscodes (check bij demo)

¿ Etniciteit (check bij demo)

¿ Elektronische uitgaande correspondentie zichtbaar en maakbaar (met DOC4A11), ieerling-gericht (bij

demo)

¿ Functionaliteit om proces van leerplichtregistratie, leerlingenvervoer en RMC te kunnen registreren.

(met inrichting regelen)

¿ Gewenste management informatie opleveren (welke ??)

¿ Gekoppeld aan GBA en GBA's van andere gemeenten

¿ Huidige gegevens worden automatisch geconverteerd en overgenomen (hoe ??)

Wens

¿ Geautomatiseerde koppelingen met de schooladministraties, (BO en VO)

¿ Aansluiten bij landelijke leerlingenregistratie

¿ toegang tot de toepassing voor scholen direct zodat rapportage niet nodig is, (gegevensuitwisseling)

¿ Rapport over mogelijkheden om diensten aan te bieden via internet en onderling elektronisch te commu-

niceren

---

lnformatielcommunicatie:

lnformatiedragers en -stromen: Projectgroep zorgt voor informeren over de voortgang aan medewerkers

BW Projectopdracht 1 okt 2002

Pagina: 4

Document: project LLA vervanging

tijdens werkoverleg

Opdrachtgever wordt, bij afronding van een fase, geïnformeerd en bij afwijkingen van plan.

---

Organisatie:

Opdrachtgever: directeur pijler S&E

Projectleider: Ton Diepeveen (teamleider onderwijs)

Projectondersteuning: Jeanne Hendriks-van Kemenade (M&O/POIIIPM)

Projectteam: Mieke Beil (applicatiebeheerder), Ad Heezemans, Gilbert de Gooijer (ad hoc), consulent

leverancier

Financiële ondersteuning : Cees de Groot

Toekomstige gebruikers : Administratieve groep, anderen (op te leiden

Andere afdelingen : Applicatiebeheerder Eagie ?

Applicatiebeheerder DDS4A]i

Overlegätr uctuur en -momenten:

Projectgroep komt elke 3 weken bij elkaar om voortgang te bespreken en mogelijke problemen op te lossen

Projectteam zo vaak als nodig en mogelijk is, met ondersteuning van leverancier en intern.

Communicatie met scholen BO en VO is mede afhankelijk van de leveranciers van de systemen die

gebruikt worden en de bereidheid van scholen om inspanningen te verrichten om de koppeling voor

elkaar te krijgen.

ie probleembeschrijving en gespreksverslagen

Voor akkoord

Naam opdrachtgever: Naam Projectleider:

Plaats/Datum Plaats/Datum

BW Projectopdracht 1 okt 2002

Pagina: 5