Commissiestukken Herziening gebruik rechtmatigheidsformulieren clienten

Herziening gebruik rechtmatigheidsformulleren door cliënten Soza.

Hoofdstukken.

1. Aanleiding.

2 Opdracht Staf DAW

3 Samenstelling werkgroep

4 Uitwerking opdracht

5 Financiële consequenties

6 Goedkeuringen

7 lmplementatieplan

8 Beheersinformatie

9. Bijlagen.

DAW,

Heimond, 6 april 2001

Hoofdstuk 1. Aanleiding.

De verwerking van de maandelijkse stroom van ongeveer 2600 rechtmatigheidsformulieren

van de uitkeringsgerechtigden is redelijk arbeidsintensief. Gezocht is naar een oplossing om

de hoeveelheid werk te reduceren en de piekbelasting van dit werk op te lossen. Een

oplossing in eerste instantie om de formulieren te scannen en automatisch in het systeem op

te nemen stond qua kosten niet in verhouding tot de baten. Verder nadenken hierover

resulteerde in het idee om van de cliënten alleen een opgave te vragen als er werkelijk een

mutatie plaatsvond.

Dit betreft niet alleen informatie die direct betrekking heeft op de wijziging van de uitkering

Ook NAW-gegevens kunnen wijzigingen en informatie dient ingediend te worden ten

aanzien van de opgelegde verplichtingen te solliciteren.

Uit onderzoek blijk dat uit de plus minus 2600 ingediende formulieren een kleine 600

mutaties ontstaan. Het aantal te verwerken formulieren neemt dan behoorlijk af. De

piekbelasting wordt dan in grote mate gereduceerd en de kwaliteit van de verwerking neemt

bij kleinere aantallen toe. Wel moeten maatregelen genomen worden dat de cliënt de van

belang zijnde informatie toch tijdig en volledig verstrekt.

Deze landelijk toch unieke aanpak is besproken met de accountant en de rijksconsulent. In

eerste instantie hebben beiden positief op deze werkwijze gereageerd echter met de

opmerking dat de in te voeren maatregelen en procedure door hen beoordeeld wordt

alvorens de gemeente tot implementatie kan overgaan.

Anderzijds betekent deze wijziging een behoorlijk administratief-technische ingreep.

Het idee is door de Staf DAW goedgekeurd waarna vervolgens de opdracht werd gegeven

om een werkgroep samen te stellen om het geheel verder uit te werken.

Hoofdstuk 2. Opdracht STAF

De Staf heeft de verdere uitwerking geaccordeerd.

De opdracht werd als volgt samengevat: "Na te gaan op welke wijze de verzending aan en

de verwerking van de rechtmatigheidsformulieren van alle cliënten kan omgezet worden in

verzending en verwerking van inkomstenformulieren alleen dan wanneer er mutaties

optreden bij de cliënten. Wijziging moet plaatsvinden binnen de huidige wettelijke kaders en

moet plaatsvinden met instemming van de accountant en het rijksconsulentschap.

Stel een werkgroep samen, waarin vertegenwoordiging is opgenomen van die

functionarissen welke met de huidige uitvoering zijn belast of daarmede raakvlakken hebben.

Als trekker van dit project werd benoemd het hoofd bedrijfsbureau van de dienst.

Plan als ingangsdatum van de nieuwe werkwijze 1 januari 2001

Hoofdstuk 3. Samenstelling werkgroep.

Het hoofd bedrijfsbureau heeft met instemming van de staf de volgende werkgroepleden

benoemd.

Kees de Groot. voorzitter.

Les van den Bighelaar. Secretaris.

Hans Benders. Vertegenwoordigend lid Soza.

Jos Boudewijns. Vertegenwoordigend lid BB

Jac Broere Vertegenwoordigend lid SR

Gino Filippini Applicatiebeheerder.

Peter Boselie ( ad Hoc) Juridische advisering.

De werkgroep heeft de opdracht aanvaard en is einde 1999 gestart met de uitvoering van de

opdracht.

Onmiddellijk bij de start is geïnventariseerd welke acties nodig waren om de opdracht uit te

werken. De uit te voeren werkzaamheden zijn zoveel mogelijk onder de leden verdeeld.

Al snel bleek echter dat administratief-technisch diverse maatregelen te ontwikkelen waren

om implementatie succesvol te laten verlopen.

Hoofdstuk 4. Uitwerking opdracht.

De inventarisatie leverde de volgende actiepunten op die verder uitgewerkt dienden te

worden:

1 . Opheffen van de automatische blokkering in het Gisso-systeem na uitbetaling van de

uitkering. Deze blokkering is nu nodig omdat de volgende uitkering aan de cliënt slechts

kan worden verstrekt nadat het rechtmatigheidsformulier in Gisso is teruggemeld.

2. Verzending van een loonspecificatie alleen dan wanneer ten gevolge van een mutatie

de verstekte uitkering wijzigt. Hiervoor is aanpassing in het Gisso-systeem noodzakelijk.

3. Verzenden van een wijzigingsformulier alleen dan wanneer er in het systeem een mutatie

is verwerkt. Dit betekent dat de cliënt geen formulier krijgt toegezonden indien er geen

wijziging is ingediend.

4. Verzenden van loonspecificatie en mutatieformulier via de drukkerij. Door geautoma-

tiseerde aanievering kan dit sneller en efficiënter.

5. Ontwikkeling van een eigen rechtmatigheidsformulier geënt op de nieuwe werkwijze.

Het huidige formulier van Vuga voldoet dan niet meer.

6. Het opnemen van de wijzigingsformulier in het dossier van de cliënt. Bij het uitvoeren van

de heronderzoeken zijn alle doorgegeven mutaties nu direct bij de hand. Hiermee wordt

de kwaliteit van het onderzoek verhoogd.

7. Ontwikkeling van een sollicitatieformulier. Aangezien in de huidige werkwijze de

sollicitaties elke maand werden doorgegeven op het rechtmatigheidsformulier is dit

in de nieuwe situatie niet meer mogelijk omdat mutaties niet elke maand bij de cliënt

ontstaan. Derhalve dient de cliënt nu op een afzonderlijk formulier de sollicitaties te

melden.

8. ccess-bestand ontwikkelen tbv opnemen volledigheid verzenden meidingsformulieren en

om informatie op te slaan voortvloeiende uit heronderzoeken en cz en belastingkoppeling

om vast te stellen of cliënten aan de opgelegde verplichtingen voldoen.

9. Ontwikkeling van de informatie van de nieuwe werkwijze aan de cliënt.

10. Ontwikkeling van de informatie van de nieuwe werkwijze aan de betreffende instellingen.

1 1. Ontwikkeling van de informatie van de nieuwe werkwijze aan alle betreffende

medewerkers.

12. Ontwikkeling van een infomap voor alle cliënten waarin richtlijnen en instructies voor de

cliënt zijn opgenomen en welke tevens kan dienen voor de gegevensverzameling voor de

client.

13. Het opstellen van een nieuwe procedure "verwerken wijzigingsformulieren".

14. Uitbreiding en aanpassing van het inlichtingenformulier ten gevolge van de nieuwe

werkwijze.

15. Uitbreiding en aanpassing van het heronderzoeksformulier ten gevolge van de nieuw

werkwijze.

16. Wijzigingsformulier IOAW en IOAZ aanpassen.

17. Overleg met de drukkerij om op geautomatiseerde wijze rechtmatigheidsformulieren en

mailers te kunnen verzenden.

18. Advisering van de nieuwe werkwijze door de accountant en de rijksconsulent

19. Goedkeuring Staf DAW, College en kennisgeving aan de commissie

De voornoemd actiepunten zijn door de werkgroepleden verder uitgewerkt en opgenomen in

het implementatieplan.

Hoofdstuk 5. Financiële consequenties.

Specificatie van de inverdieneffecten.

Portikosten.

Verzenden maiters vervalt. Huidige kosten 2600 x12 x f.0,68 f. 21.200

Verzenden van wijzigingsformulier en loonspecificatie bij

nieuwe werkwijze.

2600 x 2 + 600 x 1 0 x f.0,68 -f 7.600

Verzenden lnformatiemap inclusief folders en

Sollicitatieformulieren 1' jaar

2600 x f. 2,00 -f. 5.200

Verzenden mappen 2e jaar en sollicitatieformulieren

Mappen 400 x f.2,00 f. 800,-

Sollicitatieformulieren 1 000 x f. 0,68 f. 680

Lagere kosten 1 ejaar f. 8.400.

Lagere kosten 2e jaar en volgende jaren f. 12.120

Kosten formulieren.

Vervallende kosten van rechtmatigheidsformulieren Vuga

2600 stuks x 12 x f. 1, 1 0 f. 34.300

Kosten wijzigings- en sollicitatieformulieren

12.200 x f. 0, 1 0 -f 1.200

Kosten opbergmap 1 ejaar inclusief folders en sollicitatie-

formulieren 3000 stuks a f. 4,25 ~ f. 12.750

2e en volgende jaren 400 st. f. 1.700,-

-

Lagere kosten 1 ejaar f. 20.350

Lagere kosten 2e en volgende jaar f 31.400

Personeelskosten.

Meerkosten opbergen mutatie- en sollicitatieformulieren

door registratuur.

12.200 formulieren in 2600 dossiers 300 uren a. f.45,- f. 13.500

Hiervoor 0,2 fte in te zetten.

Meerkosten f. 13.500

Resumé.

je jaar volgende jaren.

Besparing portikosten f. 8.400 f. 12.120

Besparing kosten formulieren f 20.350 f 31.400

Hogere personeelstasten -f 13.500 -f. 13.500

---- ----

Besparing f. 15.250 f. 30.020

De besparing in te zetten ter dekking van het verzorgen van het richtlijnenhandboek

door Schulinck. Kosten vanaf 2001 ad f. 12.950,- tiv dit voordeel te brengen.

De overige besparing in te zetten ter dekking van de indirecte kosten van de dienst

omdat het budget voor deze kosten sterk onder druk staat.

Hoofdstuk 6. Goedkeuringen.

De wijziging heeft de volgende goedkeuringen nodig. Deze zijn in volgorde van verkrijging

opgenomen.

1 .Advisering accountant. Op 28 maart 2000 is dit idee en de uitwerking daarvan besproken

met de accountant. Op zijn voorstel zijn in de administratieve procedure nog kleine

wijzigingen doorgevoerd. Het slotdocument is voorgelegd waarna de accountant middels

zijn schrijven van 18 juli 2000 schriftelijk heeft geadviseerd om tot invoering over te gaan.

2. Advies Rijksconsulentschap. Deze heeft reeds medegedeeld geen bezwaren te hebben

tegen de wijziging. Na het positieve advies van de accountant is in overleg met de

rijksconsulent in november 2000 door deze aangegeven zeker invoering te geven aan de

nieuwe procedure.

3. Instemming van deze nieuwe werkwijze is verkregen van het Openbaar Ministerie inzake

voldoende bewijslast bij geconstateerde fraude.

4. Goedkeuring Staf DAW. Na de beide voorgaande goedkeuringen zal de Staf zich in 2e

instantie dienen uit te spreken over de invoering van de nieuwe werkwijze.

5. Goedkeuring College. Via het Mt zal het document ter goedkeuring worden voorgelegd.

6. Kennisgeving commissie. Na de goedkeuring van het college het geheel voorleggen aan

de betreffende commissie.

Hoofdstuk 7. lmplementatieplan.

De invoeringsdatum was oorspronkelijk gepland op 1 januari 2001. Echter ook op die datum

zijn de nieuwe belastingmaatregelen van kracht geworden.,invoering van beide wijzigingen

op eenzelfde datum zou te veel vergen van zowel de organisatie als wel van de cliënten

Derhalve is als invoeringsdatum gekozen 1 september 2001.

Na de goedkeuring van het college kan gestart worden met de implementatie van de nieuwe

werkwijze.

Ten behoeve van de implementatie zullen de volgende acties uitgevoerd dienen te worden.

Tevens is aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Maatregelen. Planning.afd.

Opdracht drukkerij voor vervaardigen ontwikkelde wijzigingsformulieren Juni ....... /Spo

ABWIIOAW-IOAZ.

Opdracht drukkerij voor vervaardigen van de ontwikkelde Juni ...... /Spo

sollicitatieformulieren.

Opdracht drukkerij voor vervaardigen ontwikkelde informatie naar de Juni ..... /Spo

cliënt en derden

Opdracht drukkerij voor vervaardigen ontwikkelde infomap met inhoud Juni ..... /Spo

Ten behoeve van de cliënten.

Verzending van infomap met inhoud naar cliënten. Juni .... /Spo

Voorlichting instellingen en derden over nieuwe werkwijze Juni .... IJZ

Voorlichting intern over de nieuwe werkwijze. Juni /JZ

Opheffen van de automatische blokkering na de laatste uitkering ..... Juni /BB

Verzenden van de mailer alleen bij wijziging betaling cq. nieuwe cliënt Juni .... /BB

Invoering accesbestand tbv registratie mutaties conform procedure Juni .... /BB-Spo

Wekelijkse uitdraai NAW-gegevens conform procedure Maandelijks/BB

Opdracht drukkerij voor vervaardigen ontwikkeld Juni... ./Spo

heronderzoeksformulier

Opdracht drukkerij voor verzending van mailers, wijzigingsformulieren Juli .... ISPO

en sollicitatieformulieren.

Opdracht registratuur voor opbergen van wijzigings- en Juli .... /Spo

sollicitatieformulieren in cliëntendossier.

Hoofdstuk 8. Beheersinformatie.

Op dit moment worden uit de rechtmatigheidsformulieren maandelijks tussen de 550 en 600

mutaties per maand opgevoerd.

Voorkomen moet worden dat cliënten de wijzigingen niet tijdig doorgeven. De cliënt wordt er

in voldoende mate op gewezen om het wijzigingsformulier direct bij het plaatsvinden van een

mutatie in te leveren. Anderzijds komt middels de gegevens van de CZ-koppeling, de

uitgevoerde heronderzoeken en de belastingkoppeling de informatie naar voren over de

tijdigheid van het indienen van de mutatie door de cliënt. Hiermede kan het effect gemeten

worden van de tijdigheid van de opgaven.

Gestart wordt met het opstellen van een statusformulier. Per cliënt worden gegevens

verzameld welke bepalend zijn voor de huidige uitkeringen. Dit statusformulier dient door de

cliënt ondertekend te worden. Dit formulier zal vervolgens 2 x per jaar verzonden worden,

namelijk in januari en juni.

Om discussies met de cliënt te voorkomen inzake tijdige indiening worden alle opgaven bij

ontvangst van een datumstempel voorzien.

Om de zorgvuldige werking van de nieuwe werkwijze te creëren zal er beheersinformatie

gegenereerd worden op cliëntniveau om na te gaan of de cliënt aan zijn verplichtingen

voldoet. Er zal via de acces-database maandelijks een bestand gegenereerd worden om

vast te stellen welke cliënt niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

Middels periodieke heronderzoeken en beëindigingonderzoeken dient vastgesteld te worden

of de cliënt de gegevens tijdig heeft doorgegeven. Is dit niet het geval dan wordt dit zowel in

de rapportages alsmede in het access-bestand opgenomen. Tevens dient de informatie van

de CZ- en Belastingkoppeling gekoppeld te worden met de opgaven van de cliënt. Ook deze

afwijkingen zijn in het access-bestand te vermelden.

Cliënten welke niet in de bestandsvergelijking van de CZ zijn opgenomen dienen minimaal

per kwartaal een statusformulier te ondertekenen. Afwijkingen van de ingediende opgaven

worden eveneens in het access-bestand vastleggen.

Vanuit het opgebouwde access-bestand zal maandelijks die informatie gegenereerd moeten

worden om vast te kunnen stellen of de nieuwe procedure in overeenstemming is met de

verwachtingen.

Hiermee kan in eerste instantie bereikt worden dat de cliënt op zijn of haar gedrag wordt

aangesproken en verder dient dit ter versterking van de nieuwe werkwijze. Na een jaar zal

het totaal van de meting in beeld gebracht worden waarna een definitief besluit genomen kan

worden over het al dan niet handhaven van de voorgestelde werkwijze.

Hoofdstuk 9. Bijlagen.

Ter invoering van de nieuwe werkwijze zijn de volgende bijlagen ontwikkeld c.q. aangepast.

Bijlagen: - Brief aan bestaande cliënten,

- Brief ten behoeve van nieuwe cliënten

- Bewaarmap met informatie voor de cliënten

waarin ook opgenomen: formulier vakantiemeiding,

wijzigingsformulier, formulier overzicht sollicitatieactiviteiten.

- Statusformulier.

- Heronderzoeksformulier.

Procedure nieuwe werkwijze.