Evenementenvergunning of -melding in coronatijd

Evenementen zijn activiteiten die voor iedereen toegankelijk zijn en die (grotendeels) plaatsvinden in de openbare ruimte. Kleine evenementen die een beperkte impact hebben op de openbare orde, veiligheid en het milieu hoeft u alleen te melden. Voor andere evenementen vraagt u een vergunning aan.

Online regelen

Via onderstaande knop 'Online regelen' kunt u controleren of het gaat om het maken van een melding of het aanvragen van een evenementenvergunning. U kunt inloggen met DigiD.

Wij vragen u om bijlagen. Onder het kopje Plannen maken leest u welke bijlagen u mogelijk nodig heeft.

Klik hier voor het online aanvragen van een evenementenvergunning of evenement te melden.

Op dit moment hebben we nog altijd te maken met beperkende maatregelen vanwege het coronavirus. We weten ook nog niet zeker wat dit betekent voor evenementen in 2022. De maatregelen voor evenementen zijn in de afgelopen periode diverse keren veranderd. Hierdoor blijft het onzeker hoe het vervolg in 2022 eruit gaat zien. De landelijke maatregelen blijven hiervoor leidend.

Ondanks de huidige situatie willen we graag weten welke evenementen er naar verwachting in 2022 plaatsvinden. Daarom vragen we organisatoren om vóór 1 december aan te geven of zij in 2022 een evenement willen organiseren en wat voor soort evenement dit is. Voor een vooraankondiging stuurt u de volgende gegevens naar evenementen@helmond.nl:

  • Naam vereniging of stichting;
  • Naam, telefoonnummer en e-mail contactpersoon;
  • Naam, locatie, datum en tijden van het evenement;
  • Omschrijving van het evenement.

De evenementenkalender wordt gebruikt om te beoordelen of meerdere vergunningplichtige evenementen tegelijkertijd kunnen plaatsvinden, zonder dat dit tot onoverkomelijke bezwaren leidt. Daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk vergunningplichtige evenementen bij ons bekend zijn. Als er mogelijkerwijs problemen verwacht worden als gevolg van een samenloop van evenementen, worden de betrokken organisatoren tijdig ingelicht. Let op: Plaatsing op de evenementenkalender betekent niet automatisch dat u de vergunning ook krijgt.

Voor sommige, kleine evenementen heeft u geen vergunning nodig. U kunt het evenement dan gratis melden.

U heeft geen vergunning nodig als:

  • er maximaal 250 personen tegelijkertijd aanwezig zijn of worden verwacht;
  • het evenement geen vechtsportgala, auto- of motorevenement betreft;
  • het evenement plaatsvindt op een openbare plek of in een voor het publiek toegankelijk gebouw waarvoor een gebruiksvergunning is afgegeven;
  • het evenement niet langer duurt dan 1 dag;
  • het geluidsniveau op de gevels van omringende woningen niet hoger is dan 75 dB(C);
  • het evenement niet plaatsvindt op de hoofdwegenstructuur of een weg die in gebruik is voor openbaar vervoer;
  • enkel kleine objecten worden geplaatst zoals een partytent, barbecue of springkussen;
  • het evenement niet start voor 13.00 uur op zondag, tweede paasdag, tweede pinksterdag, op eerste en tweede kerstdag en op overige dagen niet voor 8.30 uur;
  • het evenement uiterlijk eindigt om 24.00 uur op vrijdag, zaterdag en op een officieel erkende feestdag en op overige dagen om 23.00 uur.

Een melding doet u uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement.

U heeft een evenementenvergunning nodig voor evenementen waar meer dan 250 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Bij een aanvraag moet u gedetailleerde documenten bijvoegen zoals een situatietekening, draaiboek, veiligheidsplan en eventueel verkeersplan. Meer informatie over de indieningsvereisten van deze plannen vindt u onder het kopje Plannen maken.

Een evenementenvergunning aanvraag doet u uiterlijk 16 weken voorafgaand aan het evenement. Een evenementenvergunning behandelen we binnen 8 weken. We kunnen deze termijn met 8 weken verlengen.

Kosten

Op dit moment heffen we in verband met de coronamaatregelen geen leges voor het aanvragen van een vergunning voor evenementen. In februari 2022 komt hier meer duidelijkheid over.

Voor het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning betaalt u legeskosten. Het bedrag dat u moet betalen hangt af van het soort evenement. Hieronder ziet u een overzicht van de tarieven voor 2022.

Aanvraag evenementenvergunning Kosten
A-evenement: Leidt uw evenement waarschijnlijk niet tot risico's voor de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid of het milieu?  
B- of C-evenement: Leidt uw evenement mogelijk of waarschijnlijk tot risico's voor de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid of het milieu?  

De genoemde legeskosten zijn exclusief overige kosten. Wanneer u gebruik wenst te maken van gemeentelijke voorzieningen en faciliteiten worden deze kosten doorberekend. Denk hierbij aan precariokosten, kosten voor te nemen verkeersmaatregelen en gebruik van stroom- en watervoorziening.

Voor een goede voorbereiding van het evenement en een efficiënte en effectieve doorloop van het vergunningstraject is het noodzakelijk dat u vóór het invullen van het aanvraagformulier de onderstaande documenten gereed heeft.

Situatietekening

Op een situatietekening voor uw evenement laat u zien waar u alles neer wilt zetten, zoals tenten, podia, springkussens en barbecues.

Draaiboek/programmaoverzicht

Het maken van een draaiboek helpt u om na te denken over de risico’s waar u mogelijk mee te maken krijgt tijdens uw evenement.

Veiligheidsplan evenementen

In een veiligheidsplan geeft u aan welke maatregelen u als organisator neemt om de veiligheid van iedereen tijdens het evenement zo goed mogelijk te regelen.

Verkeersplan

Bedenk vooraf welke invloed uw evenement op het verkeer kan hebben. Bijvoorbeeld als u een weg gaat afsluiten of als er een omleiding nodig is. Dit legt u vast in een verkeersplan.

Coronaplan

De organisator is zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van de laatst geldende coronamaatregelen tijdens het evenement. Graag willen we door middel van een coronaplan geïnformeerd worden over hoe u de laatst geldende coronamaatregelen toepast op uw evenement. Een coronaplan bestaat uit:

  • een tekst waarin wordt beschreven hoe de geldende maatregelen worden toegepast;
  • een tekst waarin wordt beschreven hoe deze maatregelen voor- en tijdens het evenement worden gecommuniceerd;
  • een situatietekening waarop ook de ruimtelijke maatregelen zijn ingetekend.

Uw Reactie
Uw Reactie